精細化管理在辦公室文書檔案中的有效運用

摘要：單位文書檔案管理真實地記錄了單位發展歷程，是單位可持續發展和展開創新的重要信息資源。在單位經濟效益的提高方面，單位文書檔案管理盡管并不是直接影響因素，但在不知不覺中影響著單位的經濟效益。所以，就單位的文書檔案管理而言，必須將原有的管理思路和理念改變，做到系統化、精細化。從業務工作、服務利用等方面促進文書檔案工作規劃化、流程化發展，這樣才能與時俱進，和單位發展需要相適應。在單位管理中單位文書檔案工作占據著極為重要的位置，文書檔案管理工作的質量和單位的經營效益息息相關，怎樣把單位文書檔案管理工作做好，讓其更好地服務于單位，是當前探討的一大熱點問題。

關鍵詞：文書檔案;辦公室;精細化;管理

一、基本理論概述

檔案信息的管理工作本身就較為繁雜和瑣碎，包含很多基礎的工作程序和環節，而隨著當前精細化發展思路和管理理念愈加普遍和深入人心，管理人員也意識到管理思想和體制改革的必要性，而且要向著精細化的方向迅速發展和進步[1]。為此，相關辦公室和單位機構都開始融入精細化的管理控制理念和思想，運用這種新型的管理思路作為檔案管理工作的指導思想，從精細處發現以往容易忽視的問題所在，以進一步完善管理制度和機制體系。

二、文書檔案精細化管理的現實意義

隨著市場經濟的持續發展，市場競爭帶給辦公室的生存發展壓力也越來越大，外部的壓力能夠促使辦公室改革自身的管理體制，檔案管理也不例外，要想適應當前信息時代背景下新的發展形勢，就必須要以新思想和新理念來革新傳統的思想理念，進而促成管理體制的變革和優化，提高辦公室的內控管理水平，做好檔案管理的一系列工作。精細化的管理體制和其獨特的管理理念，不僅可以使得辦公室服務體系更加完善，并提高檔案管理的服務能力和水平，而且可以促進辦公室內控機制的革新和優化，解決以往容易忽視以及長期存在的問題和不足。管理理念的轉變，能夠推動管理體制的改革進度，同時也就有效地加強了辦公室內控管理能力，同時提升了核心競爭能力，有助于辦公室的長遠發展。

三、精細化管理在辦公室文書檔案中的有效運用路徑

（一）加強精細化文書檔案管理制度建設

當前，對辦公室文書檔案管理體制予以完善已慢慢成為促進辦公室文書檔案管理水平和管理效率提高的關鍵措施。要想和當前辦公室發展趨勢及要求相符，實現辦公室整體管理水平的提升，就必須確保辦公室文書檔案管理工作的高效性，而把辦公室文書檔案管理工作做好的關鍵，即對文書檔案管理制度予以完善。運用精細化理念開展文書檔案管理制度建設，可以實現文書檔案管理效率的最佳化，并基于此，確保管理標準和管理內容的規范性，辦公室管理者要借助合理方法和措施完善文書檔案管理制度，要竭盡所能將文書檔案管理的有效性增強。此外，相關部門也要對文書檔案管理中各個步驟和環節進行合理劃分和分配，并選擇某一固定時間考核管理人員，這樣既能在一定程度上促進管理人員專業素質和職業水平的提高，同時還能把管理人員的工作效率提高，從而為辦公室之后順利開展日常工作提供方便[2]。

（二）建立健全文書檔案管理流程

隨著社會的不斷發展以及科學技術的進步，文書檔案工作的任務、管理方式、服務對象、工作環境等均發生了極大的改變，在文書檔案工作中開始廣泛應用現代技術。所以，建立一支高素質的文書檔案管理隊伍，是加強文書檔案管理的重要任務。使文書檔案工作的標準化和規范化順利實現的主要目標就是將文書檔案保管利用價值最大化、案卷完整化、檢索利用便捷化。對文件立卷歸檔的實效性進行嚴格把握，只能對完成的現行文件材料和文件任務進行歸檔或立卷，沒有完成的不能歸檔、立卷;展開合理的立卷分工，對歸檔的重點予以明確。不斷深化改革，使文書檔案管理工作發生了極大的改變。在新時期、新任務背景下，文書檔案管理工作顯得尤為重要。

（三）文書檔案信息資源精細化

借助建立辦公室局域網，不僅為廣大用戶所服務，同時也能更加科學、系統地開發利用辦公室文書檔案資源。隨著信息時代的不斷發展，文書檔案信息零散性和復雜性更強，因此，必須對文書檔案信息資源展開有效整合，從辦公室各個部門各自為營的局面中走出來，構建完整的社會信息系統，將一體化管理貫徹落實。利用這些信息系統的建立，不僅要將資源貢獻出來，同時還要讓所有部門充分挖掘出有用資源，實現資源的互補，提升文書檔案信息資源的利用率，以免發生重復和浪費現象。最終通過反饋信息資源對產生的結果進行開發利用，確保文書檔案信息開發利用的合理性和科學性。

（四）提高辦公室文書檔案管理工作者的職業技能

要想實現信息化管理精細化，必須做到如下幾點：第一，要對信息化管理的特征予以確定，也就是網絡立足于節點傳播、網絡大數據的集成化利用、網絡具有安全風險等，對這些特征的產生和發展原因進行分析，將相關的管理計劃制定出來。第二，就文書檔案管理信息化的特征對崗位責任進行劃分，使各個崗位工作人員的職業技能精細化順利實現[3]。不管是對信息化管理的特征進行分析，還是使專崗專責專人的精細化順利實現，都需要文書檔案管理工作者的職業技能和需要相符，所以，將辦公室文書檔案管理工作者的職業技能提高成為促進精細化管理順利實現的重要途徑，建議辦公室對文書檔案管理工作者展開專職培訓，也就是借助相關的測試和考核對現有文書檔案管理工作人員在信息化文書檔案管理中的工作能力進行分析，如硬件監督檢查的能力、網絡安全管理的能力、文書檔案資料收集分類的能力等。根據當前工作人員的工作偏好展開崗位劃分并做好相關職業技能培訓，讓他們可以在適合的崗位上充分發揮工作能力;就那些缺乏人才的崗位，如網絡完全管理等，應引入專業人才。

（五）運用精細化理念做好文書檔案整理和歸檔工作

管理人員首先應確保所搜集文書檔案資料的科學性和完整性，然后結合各種類型的文書檔案運用多樣化的方式或方案對各種文書檔案進行管理，以此確保文書檔案類別的清晰。同時，就各種等級或類別的文書檔案，應將文書檔案歸檔的全過程完整記錄好，防止損害、丟失文書檔案，從而確保文書檔案文書檔案后期使用的準確性和便利性。最后，運用精細化方式展開文書檔案的歸檔工作，文書檔案管理人員應確保文書檔案歸檔的條理性，并根據完善的單位文書檔案管理模式，竭盡全力提高自身的文書檔案管理水平，為單位醫療工作的順利開展提供方便。

四、結束語

綜上所述，檔案問題關系到單位未來發展道路，而檔案精細化管理能夠為單位檔案管理提供強而有效的保障。單位文書檔案是單位發展變化的重要見證，包括了黨務、政策、人事、業務、財務等活動開展過程中形成的具有保存價值的信息資料。單位文書檔案管理的重要職責是做好這些信息資料的收集、編輯、歸檔、存儲和利用服務等。精細化管理是一種理念和文化，隨著單位辦公室、行政管理人員的分工越來越細，服務質量的要求越來越高，做好辦公室文書檔案精細化管理是適應現代管理的必然要求。

參考文獻

[1]張靜茹.文書檔案的精細化管理模式構建思路[J].辦公室業務，2019（07）：86.

[2]于淼.論文書檔案管理中精細化管理思想的應用[J].科技經濟導刊，2018，26（30）：237.

[3]曲加杰，施展.淺談文書檔案精細化管理在文書檔案管理中的實踐應用[J].辦公室業務，2018（11）：61.

作者簡介：宋京峰（1977.09-），男，山東省棲霞人，學歷：專科，畢業于山東省教育學院，現有職稱：助理館員，研究方向：文書檔案。