淺談事業單位檔案管理信息化建設的意義和方法

徐芳芳

摘要：在當今信息化高速發展的同時，信息技術被運用到各行各業中，作為事業單位管理工作中的重要組成部分，檔案管理信息化建設對提升檔案管理有效性、促進事業單位的可持續發展具有重要作用。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;意義;方法

一、事業單位檔案管理信息化建設的意義

（一）檔案資料的收集、整理、查詢方便，可高密度永久保存

檔案信息落實數字化處理，應用計算機實施檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制目錄，可以任意整序、分類、排列、檢索，實現檔案全文自動檢索。檔案儲存實現集成化，極大地提升了檔案信息存儲量和高密度。

（二）提升檔案管理的有效性

傳統紙質檔案在管理過程中的工作較為煩瑣，相應程序也相對較多，不易于工作人員查詢和整理。通過信息化建設，檔案查詢可以通過專門查詢系統進行有效查詢，提升相關工作人員的查詢效率，管理過程相對簡單，能夠大大提升檔案管理工作的質量與效率。

（三）可以實現基礎數據的快速統計和分析

互聯網時代的到來，使大數據統計與分析成為現代化管理的有效工具，也成為科學正確決策的依據。檔案信息化為實現大數據統計分析創造了條件。如利用干部培訓中心歷年干部培訓檔案信息，開展干部培訓人數、學習成績、培訓效果等大數據統計分析，更好地指導干部培訓工作等。

二、事業單位檔案管理信息化建設的方法

（一）提高事業單位信息化建設的針對性信息化

建設是有效提高事業單位檔案管理水平的策略，能夠從根本上滿足事業單位檔案管理的實用性需求，因此事業單位必須提供足夠的人力，物力和財力用于事業單位檔案信息化建設中，通過信息化網站向相關人員提供檔案信息，以網頁的形式建立，實現檔案管理的網上查找和信息化，對于提高事業單位信息化建設具有非常重要的現實意義，事業單位檔案管理信息化建設主要應開展網頁式服務，網頁服務能夠更高效的實現信息資源的傳遞、運用和保存。

（二）檔案信息化應做到規范化、標準化

事業單位在進行檔案管理信息化建設時，必須嚴格執行國家推薦信息化管理的標準，遵循地區信息網絡管理規范，結合單位自身發展的需求和特點來制定內部的管理標準體系。在技術規范上，對數據庫結構和格式等作出統一的規定，對檔案數據庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數據指標等進行統一規范，以此實現檔案信息在全國及地區網絡傳輸解碼中做到統一格式，數據共享，避免因軟、硬件和文檔格式的不同，造成數據無法轉換解碼或者不能讀取的網絡障礙。

（三）注重對檔案信息資源的安全防護

首先，需要加強相關管理人員的安全意識，對檔案資源進行安全鑒定，明確檔案的開放范圍與安全密保程度，以此來提升檔案安全管理的有效性。其次，對存儲檔案資源的計算機進行殺毒，以實際情況為基礎，裝設相關殺毒軟件、防火墻，注重對相關硬件設備進行升級維護。在信息化檔案建設過程中，以《全國檔案信息化建設實施綱要》為基礎，充分利用數據備份、數據恢復以及防火墻等功能來提升檔案管理的安全性。在此過程中需要注意，單純依靠相關安全軟件保護檔案資源，無法確保檔案資源的絕對安全。因此，事業單位需要以自身實際情況為基礎，構建有效的檔案信息化管理安全體系，以此對安全問題、風險進行識別、監控、處理以及報告等，進而確保檔案資源的安全管理。

（四）建立檔案管理的規范制度

首先，在事業單位中，由于社會環境的變化速度較快，所以各類文獻、資料的數量也不斷增多，相關部門很難在短時間內將這些資料收集到一處，所以，對于這種問題，管理人員不妨進行橫向式的聯合操作，利用互聯網技術，實現資源的共享，進一步提升各類檔案資料的利用效率。其次，由于事業單位的工作情況，在具體的工作過程中，相關人員也可以建立電子文件數據管理中心，深化單位信息資源的管理組成，在這個數據管理中心上，可以提供一些非保密性、制約性的電子文件，為單位內相關部門提供信息服務，實現真正的電子資源共享操作，既能夠拓寬檔案的整體管理范圍，同時也可以提升檔案的應用效率。當然，在具體操作上，還可以設置相應的訪問權限，以免一些相關的檔案信息出現泄露的問題。

（五）優化軟硬件設施，打造良好的檔案管理服務平臺

事業單位領導要高度重視創建事業單位檔案管理服務平臺，并結合自身的工作實際需要，臺理規劃檔案管理信息化建設。一方面，事業單位要加大對檔案信息化管理工作的資金投入，引進存儲量大、處理能力強的設備以確保電子檔案信息系統的高效性和穩定性。另一方面，要著重提高檔案管理人員的技術水平，建立數據庫系統，既要提高數據庫系統查詢服務的便捷性和高效性，又要致力于數據庫系統的綜合服務能力的應用，在數據庫系統安全維護工作上盡最大可能做到“專人專項”管理。

（六）創新管理工作的改革標準

在當前的社會環境下，信息技術已經成為單位、企業發展的一項重要內容，對于這方面的技術，事業單位要在檔案管理工作中進行合理化的應用，進一步強化檔案管理工作的標準化水平。在具體執行的過程中，為了創新管理工作的改革標準，相關責任人員不妨從以下幾個方面入手：首先，在管理方法的引入上，工作人員對于那些信息技術，要進行積極、大膽的應用，根據事業單位的發展特點，邀請外包企業編制一些有效的檔案管理系統，進一步提升檔案收集、歸納和整理的效率，鞏固檔案的整體管理質量，這樣能夠有效降低管理人員的壓力。其次，工作人員在對檔案資料進行整理的時候，還可以應用一些信息技術來完成檔案資料的共享，盡可能發揮檔案的資料價值，比如在單位的內部，可以建立一些檔案管理平臺，通過權限設置，幫助各個部門的工作人員，對檔案信息展開合理化的使用。

三、結語

事業單位檔案管理信息化建設對提升檔案管理質量、效率，促進事業單位可持續發展具有重要的作用和影響。因此，在實際建設過程中，事業單位需要結合有效方式來提升信息化建設的有效性，進而為事業單位的可持續發展奠定良好的基礎。

參考文獻：

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[2]李偉.提升事業單位檔案信息化建設的策略探討[J].中外企業家，2017（10）.