云計算在檔案管理中的應(yīng)用

徐姍姍

【摘? ? 要】為適應(yīng)社會需求，檔案管理工作已經(jīng)從幕后走向前臺，云計算技術(shù)的出現(xiàn)，給人們帶來了極大的方便。本文通過對云計算技術(shù)的介紹，分析其在檔案管理應(yīng)用中呈現(xiàn)的優(yōu)勢以及可能出現(xiàn)的問題，探討如何發(fā)揮應(yīng)用優(yōu)勢以及如何處理在應(yīng)用過程中所面臨的困難和挑戰(zhàn)。

【關(guān)鍵詞】云計算? 檔案管理? 應(yīng)用

中圖分類號：G4? ? ? 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2019.18.015

隨著社會的發(fā)展，從信息化到數(shù)字時代，再到云計算觀點的提出，都是時代對人類科學技術(shù)進步的要求。借助云計算技術(shù)，檔案管理不僅可以節(jié)省資金，減少工作量，同時也滿足了人們利用檔案的需要。云計算是繼計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之后的又一個重大網(wǎng)絡(luò)技術(shù)變革，能夠使資源和服務(wù)的獲取變得更加方便快捷。

一、關(guān)于云計算

1.云計算概念。云計算就是把所有數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)處理的任務(wù)全部交給網(wǎng)絡(luò)進行，是分布式、并行處理、虛擬化和網(wǎng)格計算的發(fā)展。云計算的基本原理是通過對大量數(shù)據(jù)和處理器資源的整合，使計算分布在大量的分布式計算機上，而非本地計算機或遠程服務(wù)器中，云計算基于一個強大的系統(tǒng)提供多種服務(wù)，用戶可以方便地將資源切換到自己需要的具體應(yīng)用上，根據(jù)需要去訪問計算機和存儲系統(tǒng)。2.云計算的特性。從不同的角度出發(fā)，可以看出云計算具有以下特性：超大規(guī)模性、位置無關(guān)性、可擴展性、易用性、成本適中、資源池、易用性、自動化、可度量性、快速響應(yīng)、按使用計費等。

二、云計算在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

1.經(jīng)濟實惠。這是因為在云上面，用戶的電腦不需要很高的處理能力，不需要很大的存儲空間，這樣就降低了用戶電腦成本。由于計算機硬件都是由云計算提供管理，所以不需要維護硬件，從而降低了維護成本。同時因為用戶大部分軟件在云上運行，能節(jié)省電腦資源使他們的電腦有更好的性能，運行的更快，這樣做并不會降低用戶電腦的運行速度。2.計算能力超強。云計算模式是由超大規(guī)模的普通計算機聯(lián)合起來的，提供很強的計算能力，用戶單臺計算機上無法完成的任務(wù)在云計算中可以輕松完成。當用戶與云計算系統(tǒng)連接后，就擁有支配整個云的計算能力。用戶提交任務(wù)請求后，云計算中的所有計算機會運用不同的方法，搜索眾多數(shù)據(jù)庫，為用戶提供盡可能完整的搜索結(jié)果。3.以服務(wù)為中心。云計算的用戶不需要隨身攜帶文檔，只需要一臺計算機連接到網(wǎng)絡(luò)即可獲取到相關(guān)的信息和服務(wù)。因為在云計算模式中相關(guān)的數(shù)據(jù)都存儲在云中，當用戶需要團隊合作時，團隊間就可以通過共享文檔進行文檔合作，這樣能很快地促進團隊項目的進度，也能使處在不同地理位置的團隊間的合作成為現(xiàn)實。4.提高檔案管理服務(wù)器的可靠性。云計算技術(shù)的應(yīng)用能降低服務(wù)器的出錯概率，保證服務(wù)器正常運行。現(xiàn)行的檔案管理中大部分數(shù)據(jù)信息都存儲在檔案管理的服務(wù)器上，如果出現(xiàn)問題則很可能造成非常嚴重的損失。而在云計算模式中有數(shù)百萬臺服務(wù)器，即便是其中某一臺服務(wù)器崩潰，其他服務(wù)器也能在短時間內(nèi)將出現(xiàn)故障的服務(wù)器中的數(shù)據(jù)，快速完整地恢復(fù)到其他服務(wù)器上，同時新服務(wù)器將代替該服務(wù)器來提供服務(wù)，這樣就不會影響到數(shù)據(jù)的使用。5.資源共享信息范圍更廣。建立合作關(guān)系的檔案之間能通過云計算模式共同構(gòu)筑信息共享空間，使每個成員都能通過空間分享到由大量系統(tǒng)連接而成的基礎(chǔ)設(shè)施，這就提高了檔案的效率。每個參加合作人員可通過云計算技術(shù)，實時獲得其他檔案資料文獻等，這將使用戶的信息需求得到極大滿足。在云計算中，檔案的相關(guān)電子資源不只是存儲在某一臺計算機中，而是將其將存儲在“云”中，這樣檔案的相關(guān)信息便可以全球存取，同時也可以通過技術(shù)處理，由某一個群共享或單由用戶自己使用。

三、云計算在檔案管理推廣中面臨的困難和挑戰(zhàn)

1.信息安全問題。數(shù)據(jù)安全對檔案至關(guān)重要，一旦丟失后果非常嚴重。將數(shù)據(jù)檔案擱置于云上會更安全，可是檔案類的數(shù)據(jù)安全與保密問題更多的是政策層面上的。云計算的技術(shù)基礎(chǔ)之一就是互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，但凡接入互聯(lián)網(wǎng)的終端設(shè)備都無可避免的考慮病毒、黑客等安全因素。2.執(zhí)行國際標準問題，也就是運行協(xié)議和接口的問題。全球通用的執(zhí)行標準是每一個技術(shù)進步得以普及推廣的重要保障，這就是標準化的意義所在。至于到底怎樣的“云”才是合理公道的計算云，怎樣的服務(wù)才是計算云應(yīng)該提供的服務(wù)，目前并無定論。這就需要在以后的發(fā)展過程中共同探索、協(xié)商，制定利于該技術(shù)理念順利普及和推廣的執(zhí)行標準。3.不同的協(xié)議和特定的接口問題。因為不同的服務(wù)器的配置與所使用的服務(wù)器操作系統(tǒng)等方面有差異，這樣就為檔案應(yīng)用云計算技術(shù)造成了一些技術(shù)上的麻煩。同時，云服務(wù)提供商針對不同平臺開發(fā)的特定軟件接口，如果某一檔案館中的協(xié)議和接口不適用于云計算的接入，會導(dǎo)致云計算利用時間的延緩。

四、根據(jù)上述對各種問題的分析，解決對策如下：

1.制定安全監(jiān)測環(huán)節(jié)和相關(guān)技術(shù)。對于每個用戶而言可針對性的制定登陸和載入密碼，防止他人盜用。而在檔案管理內(nèi)部則需要制定對涉密信息的過濾和攔截策略，以防止資源泄密和盜用。2.制定監(jiān)督和管理機制。建立網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督對運行的各個環(huán)節(jié)，和服務(wù)是否到位進行實時監(jiān)督，這種大力度的監(jiān)管在很大程度上能確保其運行的可靠性和安全性。3.制定嚴格統(tǒng)一、開放的標準和相應(yīng)的政策。沒有統(tǒng)一的行業(yè)應(yīng)用規(guī)范和技術(shù)標準，檔案管理選擇服務(wù)商時就會受到限制，沒有相應(yīng)的政策作為支持，提供檔案信息服務(wù)的工作也會受到影響。檔案行業(yè)的管理者應(yīng)組織相關(guān)研究人員對應(yīng)用云計算所需的標準和相關(guān)協(xié)議進行研究，形成檔案行業(yè)的應(yīng)用規(guī)范，促進相關(guān)管理章程、行業(yè)標準或政策的出臺，保證實施的云計算能夠符合檔案管理與服務(wù)的基本要求。

五、結(jié)論

在信息網(wǎng)絡(luò)化和知識全球化的推動下，云計算的普及和推廣乃大勢所趨。云計算給檔案管理帶來的變化是顯而易見的，我們需要更多地了解云計算，了解檔案管理工作的需要，以便使兩者更好地融合在一起。機遇往往伴隨著挑戰(zhàn)，創(chuàng)新管理機制，探索執(zhí)行方法，多方協(xié)調(diào)，共同進步是云計算在檔案管理領(lǐng)域普及和推廣的前提，云計算這種新的檔案管理模式也對促進社會發(fā)展具有重大意義。

參考文獻

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