淺談學校檔案管理工作中存在的問題及解決策略

陳時穎

摘要：在高中學校的工作體系中，檔案管理是其中的一項重要模塊，為學校教育工作的正常運行提供了保障作用。在教育發展以及信息化技術與各個領域之間融合程度不斷提高的背景下，高中學校中的一些檔案管理工作問題逐漸暴露出來，這些問題的存在對學校管理工作形成了一定的負面影響，需要采用具有針對性的策略來解決。本文就高中學校檔案管理工作中存在的問題及解決策略展開了一系列的淺談。

關鍵詞：學校檔案管理;具體問題;解決策略

前言：在高中學校中，檔案管理工作不僅作為開展教育教學活動的基礎，還能為各項學校管理工作提供有效的依據和資料。從這個角度來看，實施有效的檔案管理工作具有重要的意義。針對當前高中學校在檔案管理工作中存在的問題，相關部門應該仔細分析問題的形成原因，并制定合適的解決策略。通過這樣的方式提高檔案管理工作的效率，保證高中學校教育工作的正常運行。

一、學校檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理工作的重視程度較低

當前，大多數高中學校并沒有認識到檔案管理工作的重要性，也就使得在開展檔案管理工作中所需要的物力、財力和人力都無法得到保障。一些管理者將重心放在教育教學工作當中，認為檔案管理是一項可有可無的工作，隨意安排管理人員。這就會使得很多重要的檔案資料無法得到及時整理和分類，導致檔案資料缺乏完整性的問題。

（二）缺乏健全的檔案管理制度

在很多高中學校中，缺乏健全的檔案管理制度。所以，檔案管理人員在開展實際的管理工作時，無法找到規范的依據，大大影響了工作的質量。另外，沒有制度的約束和規范，很多檔案管理工作無法得到落實，使得一些檔案管理人員對工作出現了懈怠的心理。如果學校一直以較為隨意的方式實施檔案管理工作，會對其開展其他工作形成阻力。

（三）檔案管理人員的綜合素質較低

盡管檔案管理工作看上去比較簡單，其實需要專業知識和技能作為支撐，對管理人員的綜合素質也提出了較高的要求。檔案管理人員不僅應該具備一定的理論背景，還應該具備較強的綜合素養。但是，很多高中所安排的檔案管理人員并不具備專業的從業資格，也沒有接受過專業的培訓。這就使得這些人員在實際的工作中并不了解這項工作的內容和注意事項，會在實際工作中出現一些操作錯誤，導致不同類別的檔案保存期限、保存方式等不準確的問題。

（四）現代化技術與檔案管理工作結合不足

傳統的檔案管理方式已經無法完全適用于現代檔案管理工作的情況，經常會出現一些錯誤。現代化技術在一定的程度上已經取代了傳統手工操作管理的模式。但是，一些學校的管理者并沒有形成運用現代化技術管理檔案的意識，僅僅對其進行簡單的存檔。這樣的工作方式很容易造成安全隱患，還會使檔案管理人員在搜索檔案時浪費較多的時間和精力。

二、針對學校檔案管理工作中存在問題的解決策略

（一）提高相關部門的檔案管理意識

要想提高檔案管理工作的質量，應該將提高相關部門的檔案管理意識作為著手點。因此，學校應該大力宣傳檔案管理工作的意義和重要性，使全校師生都能形成正確的檔案管理意識。學校可以聘請專業人員到學校開展檔案管理知識講座，在實際工作中對管理人員進行指導。比如，學校可以將微信公眾號、微博等渠道作為宣傳平臺，介紹一些關于檔案管理的知識和工作方法等。這樣的工作方式不僅能使檔案管理工作的透明度得到提高，還能在很大的程度上提高檔案信息的應用效率。

（二）構建健全的檔案管理制度

構建健全的檔案管理制度能使檔案管理工作的規范性程度得到提高，使得管理人員的工作能夠有據可循。另外，在構建檔案管理制度體系的過程中，應該對學校的發展歷史形成充分的了解和掌握，并對檔案管理工作的重要性形成清楚的認知，這樣才能更好的將檔案管理工作落到實處。在實施檔案信息交換、傳遞和共享工作中，應該以國家所出臺的實施綱要作為主要的原則，結合學校的實際辦學情況從細致化的角度來制定管理制度細則，并在實際應用中對其進行改進和優化。應該對檔案內容以及數據庫結構實施統一規定，提高管理制度體系的規范性。

（三）強化檔案管理人員的綜合素質

首先，學校應該定期組織和安排檔案管理人員參與專業化的培訓活動，提高自身的綜合素質，掌握更多先進的檔案管理知識和方法。每一期培訓活動結束后，應該采取科學化的考核方式對其培訓效果實施評價，使管理人員的管理經驗體系更加完善。其次，學校應該科學選拔檔案管理人員，從綜合性和整體性的角度組建高素質的檔案管理團隊。這樣才能為構建現代化檔案管理體系打下堅實的基礎，提高檔案管理工作的質量。最后，應該促進檔案管理人員知識結構的更新，運用多樣化的方式來提高管理人才培養工作的效率。

（四）運用現代化檔案管理技術

首先，優化檔案管理模式，建立完善的電子檔案數據庫。及時對檔案存儲軟件進行更新，突出檔案管理工作的現代化特征。這樣的工作方式能在很大的程度上避免學校的檔案安全受到威脅。其次，應該做好檔案管理前后工作之間的有效銜接，提高檔案管理工作的規范性。完成檔案錄入后，無法對其進行隨意更改。所以，針對這樣的情況，可以進行著錄，與相關信息實施整合，編制相應的檢索工具。這樣能使檔案信息的準確性得到提高。第三，可以利用計算機技術對檔案的內容和主體進行分析，以及標識相應的內容。最后，完成基礎檔案管理工作后，應該對現代化檔案管理程序實施簡化，使現代化檔案管理體系能正常運行，提高檔案管理工作的安全性和效率，優化檔案管理工作效果。

結論：綜上所述，提高檔案管理工作的質量已經成為了高中學校發展所面臨的一項重要課題。因此，應該在認識和分析當前檔案管理工作中存在問題的基礎上，提高相關部門的檔案管理意識，構建健全的檔案管理制度，強化檔案管理人員的綜合素質，運用現代化檔案管理技術。通過本文對高中學校檔案管理工作中存在的問題及解決策略展開的一系列淺談，希望能為提高檔案管理工作效率提供一些參考。

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