實現城建檔案管理流程優化解析

楊惠君　楊樂

摘 要：城建檔案管理是城建檔案館的一項重要業務工作，它是在城建檔案業務指導后進行檔案實體和信息保管的延續，理順和科學設計城建檔案管理流程，促進業務管理和業務指導工作一體化，是實現城建檔案科學、完整、系統運作管理的重要步驟。如何精化設計檔案管理流程、提高檔案利用效率、減少煩瑣環節避免資源浪費，是最大限度發抨檔案自身作用關健前提。

關鍵詞：城建;檔案管理;流程優化;策略

要完成城建檔案管理工作內容，需制定和完善城建檔案管理流程，按國標著錄規劃設計，結合計算機檔案管理系統，滿足檔案入庫市核、檔案編目著錄、檔案查閱利用、檔案鑒定、檔案綜合統計、專項檔案原件存檔案證明管理、檔案信息管理、檔案排架管理等功能。列入收集范圍內的城建檔案，經過城建檔案保管單位內部業務指導環節，按照一定的整理規范和標準移交業務。

一、如何實現城建檔案管理流程優化

（一）建立全面科學的城建檔案管理標準體系

首先，確定質量方針和質量管理目標，這是推行質量管理體系的總體思路、指導方針和實現目的。質量方針應遵循依法治檔、以人為本、高效規范等城建檔案管理基本原則。質量管理目標應涵蓋城建檔案管理主要業務內容，并以數字目標體現，便于量化考評。其次，制定管理體系支撐文件，根據體系標準，制定《管理手冊》《管理制度匯編》《管理表格文件》等確保管理體系有效運行的支撐文件。其中《管理手冊》是實施質量管理的綱領性文件，是質量管理工作的基本規定和準則，也是進行各項質量管理的依據。《管理制度匯編》和《管理表格文件》要全面收集城建檔案館內部管理的各項規章制度、工作程序、表格文件，如《檔案接收制度》《檔案庫房管理制度》《工程檔案預驗收規定》《業務指導記錄》等，并在匯總過程中對缺漏部分予以健全完善，作為管理體系運作的具體標準和實施載體。

（二）貫徹執行城建檔案管理標準和技術標準

一是國家標準《建設工程文件歸檔規范》。該標準對工程文件歸檔范圍及質量要求、立卷流程原則和力一法、卷內文件排列、案卷編口裝訂與裝具、工程檔案驗收與移交等作出了具體規定，適用于建設工程文件的整理歸檔及建設工程檔案的驗收與移交工作，是工程檔案管理工作應遵循的一項基本標準;二是國家標準《城市建設檔案著錄規范》。內容包括城建檔案著錄術語符號、著錄級別與著錄詳簡級次、著錄文字要求、著錄信息源、著錄項口、著錄格式等，適用于各類城建檔案的著錄工作;三是行業標準《城建檔案業務管理規范》。該標準對城建檔案業務指導、收集與移交、整理、編口、統計、鑒定、保管與保護、電子檔案及聲像檔案管理、信息化與信息安全、檔案編研等工作內容進行了全面規范，涵蓋了城建檔案業務管理的各個環節。

（二）重視城建檔案標準化管理隊伍建設

深入宣傳，提高認識，樹立標準化管理自信心。在城建檔案標準化管理工作推行過程中，對標準化管理的口的、意義、主要內容進行廣泛深入的宣傳，消除對標準化管理的懷疑和顧慮，樹立管理人員開展此項工作的參與意識和信心。加強學習，重視培訓，提升標準化管理執行力。按照標準化管理要求，對員工開展多層次多渠道的學習培訓，如ISO管理培訓、國家標心示業標準的貫標培訓。使員工了解標準化工作相關知識，熟悉標準化管理流程，掌握標準化管理技能，將標準化管理工作落到實處，取得實效。落實責任，定期考評，催生標準化管理責任感，推行標準化管理責任制，定崗定責，按期考評，獎懲兌現。通過績效掛鉤的力一式，使管理業績與切身利益緊密結合，強化管理人員的工作責任心，對每個管理環節精細操作，避免出現任何疏漏，從而建立起一支嚴抓細管、高素質負責任的標準化管理隊伍。

二、城建檔案標準化管理中存在的問題及對策

（一）城建檔案管理流程優化中存在的問題

“一邊倒”，即重制定、輕實施，抓考評放落實，只建立不改進。在標準化工作初始階段，往往對標準體系的制定比較重視，宣傳組織，完善制度，搭建框架，確定標準。但真正執行起來，卻是雷聲大雨點小;“花架子”，在標準化管理工作上好高鶩遠，沒有遵循事物發展的客觀規律，沒有從城建檔案行業和本單位的實際情況出發，將管理標準定得太高太遠太空，缺乏科學性、實踐性和可操作性，流于形式，成為中看不中用的“花架子”;“夾生飯”，在標準化管理推進過程中，沒有緊密結合當前城建檔案法律規范和當地城建檔案工作實際，沒有具體問題具體分析，甚至對其他行業、其他時期、其他地區的標準化管理內容生搬硬套，制定出的標準不適用，似是而非，不能精準地執行;“想當然”對城建檔案標準化管理存在認識上的誤區，一是將執行管理標準與提高工作效率對立，二是將標準化嚴格管理與優質服務對立，三是將標準化規范管理與工作創新對立。

（二）城建檔案管理流程優化的對策

針對上述問題的解決對策有：一是提高城建標準化管理體系設計、制定的科學性、合理性和適用性。緊密結合城建檔案工作實際，將城建檔案管理各環節工作程序、工作標準、工作時限加以明確，突出標準化管理的可操作性。二是建立城建檔案標準化管理的監督機制，在機構設置、職能劃分、檢查力一式上予以明確，確保標準化管理落到實處，不走過場。三是定期進行管理評審，對城建檔案標準化管理體系的適宜性、允分性和有效性作出評價，不斷改進完善管理體系。四是提高標準化工作創新能力，在嚴格管理與優質服務之問找準契合點，對標準化管理內容進行調整創新。如在工程檔案歸檔這一塊，按照“外簡內繁”的原則，優化再造管理流程，做到移交即審核，分屬幾個部門審核的，由一個部門牽頭一次性下達整改清單，整改完畢即接收辦結。做到既落實標準要求，又提高服務效率，使城建檔案標準化管理工作在嚴格規范的前提下實現高效便民的服務口標。

三、結語

城建檔案管理流程優化是建立在管理標準化基礎之上的，城建檔案標準化管理，是城建檔案工作現代化建設的一個重要領域，也是城建檔案工作發展的必然趨勢。加強城建檔案標準化管理工作，既能夠引導各項管理業務的開展，又可以促進城建檔案管理力一式的轉變，提升管理質量和工作效率，從而帶動城建檔案整體工作水平的提高。

參考文獻

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