淺談市政工程檔案管理工作新思路

申輝　盧靜

摘 要：我國市政工程檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的人工管理階段逐步步入全新的數(shù)字化信息發(fā)展階段，在此過渡階段，市政工程檔案管理工作存在諸多問題。通過研究當(dāng)前市政工程檔案管理機制、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、專業(yè)化建設(shè)進程中存在的具體問題，針對問題提出健全市政工程檔案管理機制、推進其標(biāo)準(zhǔn)化改革、提高信息化水平和專業(yè)化程度的具體對策。

關(guān)鍵詞：市政工程;檔案管理;新思路

1 檔案管理工作的重要性

1.1 共享檔案的信息資源。如今，在信息技術(shù)的影響下，大數(shù)據(jù)信息共享平臺在不斷建設(shè)，在現(xiàn)代化管理中，經(jīng)過大數(shù)據(jù)平臺的應(yīng)用，事業(yè)單位的各項工作能夠充分融入計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，可以有效提升工作效率。比如說，在人力資源部門中，在獲取學(xué)歷、職稱等信息時，通過數(shù)據(jù)平臺，能夠及時獲得相應(yīng)的信息。財務(wù)部門對固定資產(chǎn)進行統(tǒng)計時，利用數(shù)據(jù)平臺，也可以在第一時間內(nèi)了解本單位的相關(guān)情況，為各部門的相互合作打下基礎(chǔ)，有助于資源共享，全面提高了事業(yè)單位的工作效率。

1.2 為決策者提供可靠信息。通過檔案管理水平，能夠充分反映出事業(yè)單位的發(fā)展情況，檔案不僅記錄所有人員的相關(guān)信息，還保存了很多重要的資料等。通過創(chuàng)新檔案管理工作，可以進一步提升檔案管理工作的規(guī)范性，在程序上使檔案資料得到了合理應(yīng)用。當(dāng)相關(guān)科室需要查找所需資料時，在數(shù)據(jù)庫中可以及時搜索出所需的資料，有助于決策者作出正確的決策，實現(xiàn)事業(yè)單位的新發(fā)展。

1.3 提高各部門的工作效率。在事業(yè)單位中，工作流程有著明確的說明，部門與部門之間需要相互配合，共同完成相應(yīng)的任務(wù)，通過大數(shù)據(jù)信息平臺的建設(shè)，相關(guān)信息能被及時共享，在很大程度上促進了各部門的交流，能夠按照既定目標(biāo)實現(xiàn)工作目標(biāo)。不僅如此，對于工作人員來說，也提供了很多便利。通過大量的實踐證明，通過對檔案資源的合理開發(fā)與高效管理，除了可以節(jié)省大量的資源，還可以提升管理水平，有助于實現(xiàn)節(jié)能減耗，為社會發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

2 市政工程檔案管理工作存在的問題

2.1 相關(guān)管理員工素質(zhì)不高。市政工程檔案管理人員素質(zhì)不高是目前市政工程檔案管理工作中普遍存在的問題。我國市政工程檔案管理部門很多工作人員是從其他崗轉(zhuǎn)職過來，工作思維古板守舊，在當(dāng)今時代仍舊運用紙質(zhì)檔案信息化管理的觀念和模式，不能熟練應(yīng)用信息技術(shù)進行信息化的檔案管理工作，嚴(yán)重阻礙了市政工程檔案管理的推進，影響了互聯(lián)網(wǎng)時代市政工程檔案管理的效果。

2.2 市政工程檔案信息化建設(shè)不夠完善。在信息技術(shù)不斷更新發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時代，雖然我國很多市政部門都開展了檔案信息化建設(shè)工作，將市政內(nèi)部檔案資源數(shù)字化，從紙質(zhì)檔案管理過渡到了信息化檔案管理。但是在實際建設(shè)過程中，卻仍舊存在諸多問題，由于沒有一個建設(shè)市政工程檔案信息化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致市政檔案管理與市政工程之間的信息無法實時共享，降低了信息化數(shù)據(jù)的利用率。有些市政工程檔案部門沒有先進的計算機設(shè)備，降低了檔案信息化管理的效率，再或者個別市政檔案部門無法保證數(shù)字檔案文件的安全性和完整性，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料刪除或者認(rèn)為修改的情況，這些都給市政工程檔案管理工作帶來了極大挑戰(zhàn)。

2.3 市政工程檔案資源利用率不高。實現(xiàn)市政工程檔案管理創(chuàng)新，能夠減少資料查閱時間，減少查閱資源的手續(xù)，提高工程檔案資源利用率和利用價值。但是在市政工程檔案管理實際工作中，很多檔案資源都沒有被充分使用，很多邊緣化的工程檔案資料沒有被重視，在信息化檔案管理系統(tǒng)中查詢不到。同時雖然有些市政單位進行了市政工程檔案管理的改革，也得到了一定的成果，但是檔案信息化管理工作的本質(zhì)仍舊以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式為基礎(chǔ)，再進行稍加修補，根本沒有做到真正的市政工程檔案信息化管理工作的創(chuàng)新，許多檔案資源都無法發(fā)揮出其自身的價值和作用。

3 市政工程檔案管理創(chuàng)新對策

要實現(xiàn)市政工程檔案管理新途徑，不僅要構(gòu)建完備的檔案管理體系，制定完善的電子檔案管理制度，不斷提高檔案管理水平。而且要使檔案信息化管理更加規(guī)范高效，建立完善相關(guān)檔案管理安全制度，保障檔案管理信息化安全。

3.1 加強檔案人員及管理技術(shù)的提升。檔案管理人員是市政工程檔案管理創(chuàng)新的實際執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)和能力直接關(guān)系著市政工程檔案管理創(chuàng)新質(zhì)量和效果。因此，市政工程檔案部門必須要加強對檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，通過組織工作交流會和聘請信息化管理專家培訓(xùn)等方式提高檔案管理人員的服務(wù)管理能力和水平，讓管理人員正確認(rèn)識到檔案信息化管理工作的重要性和必要性，更新管理人員工作觀念，增強服務(wù)意識，一方面培養(yǎng)在職檔案管理人員，另一方面要引進高素質(zhì)、專業(yè)性強的人才，給市政工程檔案管理創(chuàng)新隊伍注入新鮮血液，從而不斷提升市政工程檔案管理隊伍的綜合水平和素質(zhì)，為市政工程相關(guān)單位提供更好的信息化服務(wù)。

3.2 提高市政工程檔案人性化管理能力。市政工程檔案部門在推進檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新中要堅持以人為本的工作理念，圍繞用戶的實際需求開展檔案信息化管理工作，提高人性化管理服務(wù)的意識，積極運用信息化檔案管理手段和技術(shù)為用戶帶來更優(yōu)質(zhì)的個性化服務(wù)。為了滿足互聯(lián)網(wǎng)時代對市政工程檔案管理工作創(chuàng)新的要求，市政工程部門要重視對檔案資源的管理，明確用戶的重要位置，增加與用戶的互動和交流，及時了解并掌握用戶檔案需求，提高檔案服務(wù)的有效性。同時，市政檔案部門要科學(xué)合理地管理檔案資源，利用信息化檔案資源管理系統(tǒng)整合、分類檔案資源，提高檔案信息化管理質(zhì)量。

3.3 應(yīng)用云計算創(chuàng)建數(shù)字工程檔案。在互聯(lián)網(wǎng)時代，市政單位想要做到工程檔案全信息化管理，就必須要不斷更新信息技術(shù)的應(yīng)用，目前云技術(shù)作為一項剛剛興起的技術(shù)，對工程檔案信息化管理工作具有重要推進作用，近年來越來越多的單位將之運用到檔案信息化管理工作中，為用戶帶來更高質(zhì)量的服務(wù)。因此，想要創(chuàng)新互聯(lián)網(wǎng)時代市政工程檔案信息化管理，就要積極分析云計算的特點，應(yīng)用云計算的優(yōu)勢結(jié)合單位實際情況，推進檔案信息化工作的進度，充分整合工程檔案數(shù)據(jù)資源，通過應(yīng)用云技術(shù)達到工程檔案資源信息的共享，從而給用戶提供更加豐富、更加全面的檔案信息服務(wù)。

3.4 加強市政工程檔案信息化服務(wù)的層次。簡化用戶查閱檔案的手續(xù)和流程，不斷豐富、充實數(shù)字資源，為用戶營造一個舒適、滿意的查閱體驗。另外，不斷提高檔案管理人員的管理水平，運用信息技術(shù)為用戶搭建出交流的平臺，讓市政工程檔案管理人員能夠基于對用戶的了解，增加服務(wù)針對性，要嚴(yán)格執(zhí)行對工程檔案的審查制度，避免錯誤檔案入庫。

4 結(jié)語

綜上所述，市政工程檔案創(chuàng)新內(nèi)容是非常復(fù)雜的，它既包括了健全和創(chuàng)新市政檔案管理機制、統(tǒng)籌原始資料收集、市政工程檔案編制、管理、查詢與利用各相關(guān)環(huán)節(jié);同時還要暢通市政檔案各相關(guān)部門銜接機制，大力推進市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、改擴建和維修管養(yǎng)過程中各種原始資料保存形式的標(biāo)準(zhǔn)化改革，希望通過本文研究能夠大大提高當(dāng)前市政檔案管理水平和管理效率。

參考文獻

[1]王微.我國市政工程檔案管理的建設(shè)成就與發(fā)展構(gòu)想[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（02）.

[2]許秀芬.探討市政工程檔案管理工作思路[J].赤子（上中旬），2016（01）.