保險企業檔案管理創新與改革方法探討

周理

摘 要：檔案是國家機構、社會團體或個人在社會活動中直接形成的有價值的歷史記錄，是其發展歷程的直觀反映。對保險企業而言，檔案管理水平直接影響企業的管理水平與發展潛能。在電子信息技術迅猛發展的今天，保險企業檔案管理迎來了新的機遇，也面臨新的挑戰。因此，本文就保險企業檔案管理存在的問題，以及如何在新時期進行改革與創新進行了探討。

關鍵詞：保險企業;檔案管理;創新;改革

1保險企業檔案管理的意義

保險企業檔案涵蓋保險企業在從事保險業務活動以及企業管理中形成的各類文件，包括合同、單證、報表、影音文件、通訊記錄等文件材料，可分為保險檔案、文書檔案、聲像檔案、基建檔案等，是保險企業從事業務活動以及企業管理的原始憑證。在保險企業的管理工作當中，檔案管理是不可或缺、至關重要的部分，對保險企業的穩步發展是必要條件。有效的檔案管理能夠提高保險企業的工作效率，保障工作質量，在保留真實歷史面貌的同時，為企業發展提供參考。檔案記載了保險企業的業績與成果，能夠幫助管理層面了解經營歷史及現狀，及時調整發展策略，作出適合當前企業發展現狀、有利進一步發展的決策。高質量的檔案管理水平是企業管理水平的體現，是保險企業全面、健康發展的保障與前提。檔案管理的改革與創新是保險企業改革發展的強有力動力。因此，本文以中國人壽保險公司為例，基于對其檔案管理現狀的探討，對保險企業檔案管理的創新與改革方法進行探究。

2保險企業檔案管理中存在的問題

中國人壽保險股份有限公司成立于1996年，是中國人壽保險的龍頭企業，其前身原中國人民保險公司是我國首家經營人壽保險業務的企業。中國人壽保險公司目前的注冊資本為282.65億元人民幣，擁有著悠久的發展歷史、雄厚的企業實力，在行業發展中始終處于領導者地位，被譽為中國保險行業的中流砥柱。在長期的發展中，中國人壽保險打造了一只專業的管理團隊，擁有著規范化的管理制度。在檔案管理方面，中國人壽保險公司有著專門的管理規定以及管理團隊，對企業發展過程中形成的各種檔案文件資料進行分類匯總、整理、保管。在電子化、信息化的發展過程中，中國人壽保險公司率先引進先進的信息技術，對檔案文件資料進行了電子化、無紙化管理。盡管中國人壽保險公司已經有較為完善的檔案管理體系與方法，其檔案管理過程中仍然存在部分檔案管理方式不規范、檔案管理人員專業素質較低、檔案管理效率低下等問題。

2.1部分檔案管理不規范

1994年，國家檔案局與原中國人民保險公司聯合制定了《中國人民保險公司檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），這是我國第一個與保險企業檔案管理相關的規定，適用于中國人壽保險公司的前身原中國人民保險公司。在將人壽保險業務進行分離，成立中國人壽保險公司后的一段時間內，中國人壽保險公司仍然沿用此管理辦法。然而，由于業務范圍的變化，此《辦法》對于中國人壽保險公司的檔案管理并不全部適用，導致在這段時間之中，部分珍貴的檔案資料損毀、丟失。

其次，在中國人壽保險公司檔案管理進行信息化管理的過程中，對于檔案管理，尤其是文書檔案管理的規章制度不夠完善，相關的獎懲制度等有所缺失，導致在電子化的過程中部分檔案管理，尤其是文書檔案管理不規范，出現案卷目錄制作不規范、檔案號碼編制錯誤、檔案文件混亂等現象，嚴重影響了檔案管理等規范性與有效性。

2.2檔案管理人員專業素質較低

中國人壽保險公司成立于1996年，而其前身原中國人民保險公司成立于1949年，企業內部存在大量年齡較高、文化程度較低的從業人員，在檔案管理方面也是如此。由于歷史原因，這些從業人員的專業素質較低，主要表現為對與電腦、移動電子設備等信息操作技術不熟悉，導致其專業水平無法與信息化檔案管理相適應，使檔案管理信息化、無紙化辦公進展緩慢，檔案管理等創新與改革較為困難。

2.3檔案管理效率較低

電子化、信息化檔案管理的初衷是利用先進的電子信息技術對檔案進行整理與保管，方便快速查找與翻閱，降低檔案管理的時間與經濟成本，提升檔案管理效率。然而，雖然目前中國人壽保險公司已經基本實現了檔案資料無紙化、信息化管理，但是由于歷史檔案過多，部分檔案仍然沒有進行電子歸檔，存在紙質檔案與電子檔案并行的現狀，導致查找困難。另外，盡管計算機檢索在中國人壽保險公司的檔案管理中已經開始了廣泛應用，但是大部分檢索仍然采用人工手動檢索，如此的管理效率遠未達到信息化管理水平，相對較低。

3保險企業檔案管理創新方法

3.1建立健全的檔案管理機制

完善的管理機制是成功高效的管理的前提條件。以中國人壽保險為代表的保險企業應當在國家檔案管理規定的基礎上，參照企業發展以及檔案管理現狀制定相應的檔案管理規定，建立檔案管理體系，尤其重視檔案的電子化與信息化管理，并制定相應的規章制度，保證員工在檔案管理過程中有據可查、有據可依。此外，還要建立嚴格的獎懲制度，完善獎懲機制，確保員工能夠主動依照規章制度進行檔案管理。在此過程中，企業管理層以及檔案管理專業部門及人員應當保持開放、改革的態度，不拘泥于固有的管理模式與思維，提升創新意識。

3.2提升從業人員專業素養

從業人員的專業素養直接影響檔案管理的水平。作為改革創新的發起者與執行者，檔案管理人員是檔案管理創新與改革的主體，高素養的專業檔案管理人員團隊，不僅有利于創新的提出，也能夠保證檔案管理改革順利實施。因此，提升保險企業檔案管理專業人員的專業素養勢在必行。首先，在人才錄用時，需要對專業素養，尤其是信息技術進行考核，嚴格篩選。其次，在老員工中推行知識技術培訓，同樣進行考核，對現有員工制定詳細的晉級淘汰制度，優勝劣汰。最后，拓展培訓，聯系外派學習，提升業務水平。

3.3全面提升檔案管理效率

效率是檔案管理的重點之一，也是檔案管理的難點所在，尤其對于保險企業，由于業務性質，保險企業有大量各類文件資料，其中相當一部分與客戶隱私密切相關，對于這些檔案資料，如何安全高效進行管理，保證用時既得，是檔案管理的關鍵之處。對于檔案資料及時進行電子歸檔，設置正確的序號，專人管理，是提升檔案管理效率的有效手段。此外，在檔案檢索中還可以引進自動檢索引擎，取代人工檢索，進一步提升效率，保證檔案管理工作高效有序運行。

綜上所述，檔案管理的創新與改革在保險企業的管理與未來發展當中扮演著關鍵角色，是企業管理水平的集中體現。保險企業的檔案資料復雜，涉及內容分類既多且廣，如何通過創新與改革提升檔案管理水平，是每一個保險企業在發展過程中必須思考的問題。歸根結底，檔案的管理的根本在于效率，這離不開人員方面與機制方面的改革，而這也是保障檔案管理安全、促進保險企業健康發展的關鍵所在。

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