保險企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與改革方法探討

周理

摘 要：檔案是國家機構(gòu)、社會團體或個人在社會活動中直接形成的有價值的歷史記錄，是其發(fā)展歷程的直觀反映。對保險企業(yè)而言，檔案管理水平直接影響企業(yè)的管理水平與發(fā)展?jié)撃堋Ｔ陔娮有畔⒓夹g(shù)迅猛發(fā)展的今天，保險企業(yè)檔案管理迎來了新的機遇，也面臨新的挑戰(zhàn)。因此，本文就保險企業(yè)檔案管理存在的問題，以及如何在新時期進(jìn)行改革與創(chuàng)新進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：保險企業(yè);檔案管理;創(chuàng)新;改革

1保險企業(yè)檔案管理的意義

保險企業(yè)檔案涵蓋保險企業(yè)在從事保險業(yè)務(wù)活動以及企業(yè)管理中形成的各類文件，包括合同、單證、報表、影音文件、通訊記錄等文件材料，可分為保險檔案、文書檔案、聲像檔案、基建檔案等，是保險企業(yè)從事業(yè)務(wù)活動以及企業(yè)管理的原始憑證。在保險企業(yè)的管理工作當(dāng)中，檔案管理是不可或缺、至關(guān)重要的部分，對保險企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展是必要條件。有效的檔案管理能夠提高保險企業(yè)的工作效率，保障工作質(zhì)量，在保留真實歷史面貌的同時，為企業(yè)發(fā)展提供參考。檔案記載了保險企業(yè)的業(yè)績與成果，能夠幫助管理層面了解經(jīng)營歷史及現(xiàn)狀，及時調(diào)整發(fā)展策略，作出適合當(dāng)前企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀、有利進(jìn)一步發(fā)展的決策。高質(zhì)量的檔案管理水平是企業(yè)管理水平的體現(xiàn)，是保險企業(yè)全面、健康發(fā)展的保障與前提。檔案管理的改革與創(chuàng)新是保險企業(yè)改革發(fā)展的強有力動力。因此，本文以中國人壽保險公司為例，基于對其檔案管理現(xiàn)狀的探討，對保險企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新與改革方法進(jìn)行探究。

2保險企業(yè)檔案管理中存在的問題

中國人壽保險股份有限公司成立于1996年，是中國人壽保險的龍頭企業(yè)，其前身原中國人民保險公司是我國首家經(jīng)營人壽保險業(yè)務(wù)的企業(yè)。中國人壽保險公司目前的注冊資本為282.65億元人民幣，擁有著悠久的發(fā)展歷史、雄厚的企業(yè)實力，在行業(yè)發(fā)展中始終處于領(lǐng)導(dǎo)者地位，被譽為中國保險行業(yè)的中流砥柱。在長期的發(fā)展中，中國人壽保險打造了一只專業(yè)的管理團隊，擁有著規(guī)范化的管理制度。在檔案管理方面，中國人壽保險公司有著專門的管理規(guī)定以及管理團隊，對企業(yè)發(fā)展過程中形成的各種檔案文件資料進(jìn)行分類匯總、整理、保管。在電子化、信息化的發(fā)展過程中，中國人壽保險公司率先引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，對檔案文件資料進(jìn)行了電子化、無紙化管理。盡管中國人壽保險公司已經(jīng)有較為完善的檔案管理體系與方法，其檔案管理過程中仍然存在部分檔案管理方式不規(guī)范、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低、檔案管理效率低下等問題。

2.1部分檔案管理不規(guī)范

1994年，國家檔案局與原中國人民保險公司聯(lián)合制定了《中國人民保險公司檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），這是我國第一個與保險企業(yè)檔案管理相關(guān)的規(guī)定，適用于中國人壽保險公司的前身原中國人民保險公司。在將人壽保險業(yè)務(wù)進(jìn)行分離，成立中國人壽保險公司后的一段時間內(nèi)，中國人壽保險公司仍然沿用此管理辦法。然而，由于業(yè)務(wù)范圍的變化，此《辦法》對于中國人壽保險公司的檔案管理并不全部適用，導(dǎo)致在這段時間之中，部分珍貴的檔案資料損毀、丟失。

其次，在中國人壽保險公司檔案管理進(jìn)行信息化管理的過程中，對于檔案管理，尤其是文書檔案管理的規(guī)章制度不夠完善，相關(guān)的獎懲制度等有所缺失，導(dǎo)致在電子化的過程中部分檔案管理，尤其是文書檔案管理不規(guī)范，出現(xiàn)案卷目錄制作不規(guī)范、檔案號碼編制錯誤、檔案文件混亂等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案管理等規(guī)范性與有效性。

2.2檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

中國人壽保險公司成立于1996年，而其前身原中國人民保險公司成立于1949年，企業(yè)內(nèi)部存在大量年齡較高、文化程度較低的從業(yè)人員，在檔案管理方面也是如此。由于歷史原因，這些從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)較低，主要表現(xiàn)為對與電腦、移動電子設(shè)備等信息操作技術(shù)不熟悉，導(dǎo)致其專業(yè)水平無法與信息化檔案管理相適應(yīng)，使檔案管理信息化、無紙化辦公進(jìn)展緩慢，檔案管理等創(chuàng)新與改革較為困難。

2.3檔案管理效率較低

電子化、信息化檔案管理的初衷是利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)對檔案進(jìn)行整理與保管，方便快速查找與翻閱，降低檔案管理的時間與經(jīng)濟成本，提升檔案管理效率。然而，雖然目前中國人壽保險公司已經(jīng)基本實現(xiàn)了檔案資料無紙化、信息化管理，但是由于歷史檔案過多，部分檔案仍然沒有進(jìn)行電子歸檔，存在紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的現(xiàn)狀，導(dǎo)致查找困難。另外，盡管計算機檢索在中國人壽保險公司的檔案管理中已經(jīng)開始了廣泛應(yīng)用，但是大部分檢索仍然采用人工手動檢索，如此的管理效率遠(yuǎn)未達(dá)到信息化管理水平，相對較低。

3保險企業(yè)檔案管理創(chuàng)新方法

3.1建立健全的檔案管理機制

完善的管理機制是成功高效的管理的前提條件。以中國人壽保險為代表的保險企業(yè)應(yīng)當(dāng)在國家檔案管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，參照企業(yè)發(fā)展以及檔案管理現(xiàn)狀制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)定，建立檔案管理體系，尤其重視檔案的電子化與信息化管理，并制定相應(yīng)的規(guī)章制度，保證員工在檔案管理過程中有據(jù)可查、有據(jù)可依。此外，還要建立嚴(yán)格的獎懲制度，完善獎懲機制，確保員工能夠主動依照規(guī)章制度進(jìn)行檔案管理。在此過程中，企業(yè)管理層以及檔案管理專業(yè)部門及人員應(yīng)當(dāng)保持開放、改革的態(tài)度，不拘泥于固有的管理模式與思維，提升創(chuàng)新意識。

3.2提升從業(yè)人員專業(yè)素養(yǎng)

從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)直接影響檔案管理的水平。作為改革創(chuàng)新的發(fā)起者與執(zhí)行者，檔案管理人員是檔案管理創(chuàng)新與改革的主體，高素養(yǎng)的專業(yè)檔案管理人員團隊，不僅有利于創(chuàng)新的提出，也能夠保證檔案管理改革順利實施。因此，提升保險企業(yè)檔案管理專業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)勢在必行。首先，在人才錄用時，需要對專業(yè)素養(yǎng)，尤其是信息技術(shù)進(jìn)行考核，嚴(yán)格篩選。其次，在老員工中推行知識技術(shù)培訓(xùn)，同樣進(jìn)行考核，對現(xiàn)有員工制定詳細(xì)的晉級淘汰制度，優(yōu)勝劣汰。最后，拓展培訓(xùn)，聯(lián)系外派學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)水平。

3.3全面提升檔案管理效率

效率是檔案管理的重點之一，也是檔案管理的難點所在，尤其對于保險企業(yè)，由于業(yè)務(wù)性質(zhì)，保險企業(yè)有大量各類文件資料，其中相當(dāng)一部分與客戶隱私密切相關(guān)，對于這些檔案資料，如何安全高效進(jìn)行管理，保證用時既得，是檔案管理的關(guān)鍵之處。對于檔案資料及時進(jìn)行電子歸檔，設(shè)置正確的序號，專人管理，是提升檔案管理效率的有效手段。此外，在檔案檢索中還可以引進(jìn)自動檢索引擎，取代人工檢索，進(jìn)一步提升效率，保證檔案管理工作高效有序運行。

綜上所述，檔案管理的創(chuàng)新與改革在保險企業(yè)的管理與未來發(fā)展當(dāng)中扮演著關(guān)鍵角色，是企業(yè)管理水平的集中體現(xiàn)。保險企業(yè)的檔案資料復(fù)雜，涉及內(nèi)容分類既多且廣，如何通過創(chuàng)新與改革提升檔案管理水平，是每一個保險企業(yè)在發(fā)展過程中必須思考的問題。歸根結(jié)底，檔案的管理的根本在于效率，這離不開人員方面與機制方面的改革，而這也是保障檔案管理安全、促進(jìn)保險企業(yè)健康發(fā)展的關(guān)鍵所在。

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