淺析如何提升管理評審的有效性

趙曉蕾

摘 要：管理評審主要是指對企業管理體系的適宜性、充分性和有效性進行評審，管理評審的主體是企業的最高管理者，根據統一標準和設定的預期目標對企業的管理體系做出的評審工作。本篇文章首先探討了管理體系評審的目的和重要性，緊接著提出我國企業管理評審工作現狀及存在的一些問題，最后就如何提升管理評審的有效性這一問題提出幾點改進方法與建議。

關鍵詞：管理評審；管理體系；提升有效性

企業管理體系運行的主要步驟之一是管理評審工作，管理評審是企業最高管理者按照策劃的時間間隔對組織的管理體系進行評審，以確保其持續的適宜性、充分性和有效性，并與組織的戰略方向保持一致。通過管理評審，對企業管理體系的總體運行情況進行評審與分析，并提出持續改進的方向，從而確保整個企業管理體系的正常運行。因此，管理評審工作也可以認為是尋找企業管理體系運行過程中所存在的問題與漏洞，以便接下來工作的不斷改進與提升，有助于企業的管理體系向更好的方向發展。

一、管理評審的目的和重要性

管理評審工作主要是企業最高管理者按照策劃的時間間隔對組織的管理體系進行評審，以確保其持續的適宜性、充分性和有效性，并與組織的戰略方向保持一致。管理體系的充分性主要是指整個管理體系的完整性以及各部分的關聯、相互之間的作用，也是企業管理體系能符合市場競爭要求、滿足顧客需求的特征。管理體系的適宜性主要是指管理體系要跟隨時代發展的大趨勢，適應外部市場環境發展的能力。管理體系的有效性主要是指管理體系要符合科學標準，其效果要達到企業最初設定的預期目標，并與組織的戰略方向保持一致。

二、我國企業管理評審工作現狀及存在的一些問題

有些企業的管理評審工作僅僅是從企業管理體系中的一些文件的執行情況、流程執行情況以及相關標準要素的分析情況等方面下功夫，并沒有結合本企業的質量標準、質量目標與工作流程是否與當前的市場競爭要求相吻合進行高質量的管理評審，也沒有考慮到本企業的質量標準、質量目標、工作流程是否與企業的內/外部環境相適應，從而很難對企業管理體系的適宜性、充分性和有效性做出有效評審，更難為接下來的企業整體管理工作提供行之有效的建議。部分企業的管理體系所明確的工作流程與實際管理評審工作流程不相吻合，制定的文件沒有做到精準、細致、系統、適宜。在管理評審結束后提出的改進建議并沒有被采納，或者后期的整改效果不明顯，效率低下。因此，企業最高管理者在組織管理體系評審時，一定要制定工作目標，嚴格按照工作要求遵循工作流程開展管理評審，要主動從顧客及其他相關方的角度去尋找存在的問題，并提出行之有效的改進措施，真正為提升企業管理體系的適宜性、充分性和有效性開展管理評審工作。

三、提升管理評審有效性的改進方法與建議

1、制定有效的管理評審目標

企業的最高管理者在組織對本企業的管理體系進行管理評審時，首先要制定有效的管理評審目標，確保管理體系符合最新的法律法規要求和國標要求，并持續改進。企業的管理評審主要是對企業管理體系運行的適宜性、充分性和有效性進行評審，看其是否有效運行并與公司的戰略方向保持一致。而有些企業在實際管理評審過程中，卻存在僅僅停留在聽匯報、走程序、看執行的基礎工作上，對管理體系是否能順應企業內部和外部組織環境發展的變化、公司的戰略方向、經營決策等不做詳細分析與研究，這樣并不能對整個企業管理體系以及工作運行的有效性、系統性做出評價，也很難對存在的問題提出有效建議。因此，企業的最高管理者要制定有效的管理評審目標，明確管理評審的目的，以改進工作為目的真正的進行管理評審工作。

2、提前做好管理評審計劃

企業在開展管理評審工作時，一般可以在每年年初制定管理體系的管理評審計劃，對上年度管理體系運行情況進行評審，管理評審計劃主要包括此次管理評審的時間、評審方式、參加人員、評審目的、評審范圍、評審依據、評審內容以及需各部門準備的輸入材料清單等。管理評審計劃需要根據企業實際情況在管理評審會議召開前1-2周下發，以給匯報部門足夠的時間準備各業務過程一年來的運行情況總結，特別是在需要各部門進行數據統計分析時，如果不提前制定計劃，臨時要求提供數據會阻礙整個管理評審的工作進程。比如說查看質量部門的“產品質量波動分析圖”時，需要統計長期產品質量數據才可以得出最終分析圖，如果臨時要求提供的話沒有辦法掌握長期產品質量數據。因此，相關評審組織人員應該提前1-2周下發管理評審計劃，提出本次管理評審的具體時間、流程安排以及此次評審要求各部門提交的相關輸入材料，并在規定的時間內匯總好各部門的管理評審輸入材料并呈報給最高管理者及相關人員，這樣相關評審人員可以提前了解此次管理評審相關業務過程的運行情況，提高管理評審的針對性與有效性。對呈報的相關材料如有需修改的地方，應退回責任部門進行修改。管理評審會議時，參加評審人員還應對管理體系運行情況提出存在的問題和改進的方向或建議。

3、把握好管理評審主題并進行適當引導

在主持管理評審會議工作時，企業最高管理者應明確此次會議的目標、要求及意義，一定要把握好會議主題以及管理評審工作的重點與難點，并按照順序組織各部門負責人匯報發言。有些部門負責人在匯報工作時不能很好的抓住問題的重點與難點，甚至出現避重就輕的情況。比如，在管理評審會議中大多討論的問題都是文件記錄不完整、產品生產現場質量標識不醒目等這些無關痛癢的問題，真正評審管理體系是否適宜、充分、有效以及制定的質量目標、質量標準是否嚴格遵循的問題都沒有開展討論與評審。此時，最高管理者及相關人員應該及時進行適當引導，停止這些無關問題的討論，將此次管理評審的討論重點放在以下相關方面，如：以往管理評審所采取措施的實施情況、與管理體系相關的內外部因素的變化、管理體系績效和有效性、顧客及其他相關方的反饋、目標的實現程度、過程績效及產品和服務的符合性、不合格和糾正措施情況、監視和測量結果、其合規義務的履行情況、工作人員的協商和參與、資源的充分性等。提出整個管理體系運行過程中存在的問題，深挖問題根源，集思廣益，同時提出解決企業存在這些問題的思路與具體措施。企業管理體系中存在的問題，很多都是由于內外部環境的影響所導致，僅僅依賴各部門的改進與完善是遠遠不夠的，需要企業的管理層依據企業自身的實際情況和能力，開展外部相關工作的協調，大大增加物力、人力、財力的投入，為管理體系的有效運行提供充足的資源，持續改進管理體系的適宜性、充分性和有效性。

四、結語

企業的最高管理者在對本企業管理體系進行管理評審時應嚴格制定評審的工作計劃與具體的工作流程，并實時進行恰當引導。提出的幾點提升管理評審工作有效性的建議希望能起到一些拋磚引玉的效果。管理評審的最終目標是發現問題并整改問題，持續改進才是企業應重視的工作。因此，企業為確保管理體系的適宜性、充分性和有效性，一定要提升管理評審工作的有效性，進而促進企業的平穩快速發展。

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