淺論企業(yè)檔案管理工作中保密的重要性

王虹贊

摘 要：對(duì)于檔案的管理工作來說，檔案的管理質(zhì)量將會(huì)關(guān)系到我國(guó)信息的安全性，對(duì)于企業(yè)個(gè)人和國(guó)家來說，都有著十分特殊的意義，因此，在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，有關(guān)管理人員一定要對(duì)檔案進(jìn)行保密管理，只有高度重視檔案整理保管和利用這整個(gè)過程，及時(shí)處理檔案的保密工作和檔案開放工作之間的關(guān)系，才能夠確保檔案的完成和保密工作的落實(shí)，也只有這樣才能夠維護(hù)企業(yè)發(fā)展安全性，但是隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng)，各個(gè)企業(yè)之間的合作和競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系越來越復(fù)雜，再加上科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，這些因素對(duì)于企業(yè)的檔案保密工作有著一系列的挑戰(zhàn)，本篇文章就論述了我國(guó)現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和問題，并針對(duì)這些問題提出了相應(yīng)的解決辦法，希望相關(guān)認(rèn)識(shí)可以共同探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;保密工作;重要性

隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，高科技的應(yīng)用給我們的生活帶來了許多的便利，讓我們可以專心地進(jìn)行工作和生活，而相反，對(duì)于通訊的快速發(fā)展，使我們的自身保密檔案更容易公布于眾，因此，保密工作在檔案管理中的重要作用是毋庸置疑的，有關(guān)部門也應(yīng)該重視這一工作，就這樣才能夠保證企業(yè)和我國(guó)的長(zhǎng)久發(fā)展。

一、檔案管理現(xiàn)狀和問題

1.立卷歸檔和文檔保密不相適應(yīng)

對(duì)于我國(guó)傳統(tǒng)的立卷歸檔工作來說，一般采用的是四分法，這一方法在實(shí)際的展開過程當(dāng)中就忽略了保密這一要素，以至于工作人員在實(shí)際的管理過程當(dāng)中，沒有將涉密的文件資料和非加密的文件資料區(qū)分，將兩種材料混合在一個(gè)卷案當(dāng)中，盡管現(xiàn)代立卷歸檔新辦法實(shí)施以后對(duì)這兩種文件進(jìn)行了分檔處理，雖然具有一定的優(yōu)越性，但是仍然沒有從根本上解決，并處理好加密和非加密檔案資料的關(guān)系，針對(duì)這一問題我國(guó)有關(guān)部門和企業(yè)的相關(guān)部門一定要重視起來，并且研究出相應(yīng)的解決措施。

2.檔案利用和文檔保密不夠銜接

目前我國(guó)企業(yè)的檔案保密工作當(dāng)中出現(xiàn)的重要問題就是檔案的利用工作和穩(wěn)當(dāng)保密工作銜接不夠緊密，并且國(guó)家有關(guān)部門在定密工作當(dāng)中曾經(jīng)提出，沒有定密就視為泄密，并嚴(yán)格追究有關(guān)人員的行政責(zé)任和法律責(zé)任，定密范圍過寬，或者是隨意更改高密級(jí)則視為沒有認(rèn)真履行自己的崗位職責(zé)，雖然我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了一系列有關(guān)文檔加密的法律制度，但是目前我國(guó)的相關(guān)企業(yè)在文檔保密和文檔利用過程當(dāng)中還存在著相關(guān)的問題。

3.檔案部門和保密部門的責(zé)任取向不一致

在具體的任務(wù)分配當(dāng)中，檔案部門更注重的是檔案的管理和利用，而保密部門則關(guān)注的重點(diǎn)就是每一個(gè)檔案室的文件是否能夠在保密期限內(nèi)絕對(duì)安全，這種問題的出現(xiàn)，就是由于大管理部門和保密部門在檔案保密問題上的責(zé)任取向不一致，從嚴(yán)格意義上來講，在進(jìn)行檔案保密工作室，一定要有有關(guān)的部門牽頭，明確保密部門所承擔(dān)的工作職責(zé)，只有這樣才能夠抓好檔案保密工作。

二、在檔案管理中進(jìn)行保密管理的措施

1.加強(qiáng)管理保密工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和機(jī)構(gòu)隊(duì)伍建設(shè)

首先來講，為了確保企業(yè)檔案保密工作的正常展開，就應(yīng)該實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，不斷完善自身的檔案，保密工作制度，同時(shí)也應(yīng)該派遣專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行檔案的保密工作管理，只有這樣才能夠保證每位工作人員都可以遵守各項(xiàng)保密工作紀(jì)律，確保檔案保密工作的順利開展。

2.加強(qiáng)重點(diǎn)部位的管理

要想真正做到保守機(jī)密，工作人員就應(yīng)該將檔案庫(kù)房事件當(dāng)中的若干保密工作重點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)管理，首先企業(yè)自身應(yīng)該加強(qiáng)檔案的借閱利用管理和監(jiān)督制度，不管任何人借閱檔案，都應(yīng)該進(jìn)行登記和監(jiān)督，同時(shí)，企業(yè)的有關(guān)部門也應(yīng)該不斷地完善檔案利用的制度和規(guī)定，通過動(dòng)態(tài)的觀察和分析，認(rèn)真貫徹相關(guān)的保密制度，除此之外，管理人員也應(yīng)該正確分析和鑒別涉密檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，保證涉密檔案的保管期限，確保檔案的信息不被泄露出去。

3.利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)

隨著我國(guó)信息數(shù)字化的不斷發(fā)展，這一技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了人們的方方面面，并且為人們的日常生活和工作帶來了很大的便利，因此，企業(yè)的檔案保密工作也可以利用全球信數(shù)字化技術(shù)，這樣可以有力地推動(dòng)檔案工作的開展和創(chuàng)新，再者數(shù)字信息化的技術(shù)可以將若干的檔案管理變得更加精細(xì)，也可以開發(fā)檔案的利用價(jià)值。首先來講企業(yè)的有關(guān)部門可以根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)涉密和非涉密的電子文件進(jìn)行明確的區(qū)分，將每個(gè)部門的檔案信息進(jìn)行分區(qū)管理，同時(shí)，企業(yè)的有關(guān)部門也應(yīng)該為檔案管理人員配備專用的電腦，做到與外網(wǎng)脫離連接，最后要加強(qiáng)對(duì)涉密計(jì)算機(jī)和介質(zhì)的維修，保密管理工作，保證公司的各項(xiàng)檔案都有一定的私密性。

4.明確檔案管理人員的職責(zé)

由于檔案管理人員是進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作的直接執(zhí)行者，因此檔案管理人員要明確自己的職責(zé)，不斷提高自己的檔案管理素養(yǎng)，同時(shí)，企業(yè)的管理部門也應(yīng)該定期對(duì)這些成員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，保證他們可以熟悉，但管理的各個(gè)流程，不斷提高自己的大管理專業(yè)知識(shí)，也只有這樣才能夠真正的將檔案保密管理做到實(shí)處。

5.明確檔案保管和保密期限

雖然每個(gè)檔案的保管期限和保密期限都大不相同，管理起來也較為繁瑣，但是每一個(gè)管理人員都應(yīng)該精準(zhǔn)把握檔案的保密期限和管理期限，對(duì)于檔案的保管期限來說，工作人員應(yīng)該根據(jù)檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用進(jìn)行分析和判斷，再結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r和社會(huì)發(fā)展背景來確定檔案的保存價(jià)值，這樣可以對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行準(zhǔn)確的判斷。

總結(jié)

綜上所述，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各種通訊技術(shù)和高科技的產(chǎn)生，有關(guān)企業(yè)的檔案保密工作開展，帶來了許多的挑戰(zhàn)，因此，在實(shí)際的發(fā)展過程當(dāng)中，企業(yè)一定要不斷分析自己在檔案管理過程當(dāng)中的問題，利用現(xiàn)階段較為先進(jìn)的管理技術(shù)開展檔案保密管理工作，就這樣才能夠確保企業(yè)今后長(zhǎng)久的發(fā)展。

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