醫院檔案管理中的問題及完善措施

龐玉成

摘要：醫院檔案客觀、完整、系統地反映出整個醫院工作發展歷史面貌，是醫院日常管理的重要組成部分，其重要歷史作用和現實價值意義無可替代。隨著醫療水平的不斷提升，對檔案工作的要求也越來越高，如何提升檔案管理水平，更好地服務于醫院各項工作，是需要引起重視和亟待解決的問題。

關鍵詞：檔案;醫院;水平

醫院承載著保護人民健康的重要使命，是重要的民生單位。醫院檔案，是醫院在行政管理、醫務活動中直接形成的各種形式、各種載體的文字、圖表、聲像等反映醫院發展的原始記錄。它客觀、完整、系統地反映出整個醫院工作發展歷史面貌，是醫院日常管理的重要組成部分，其重要歷史作用和現實價值意義無可替代。隨著醫療水平的不斷提升，對檔案工作的要求也越來越高，如何提升檔案管理水平，更好地服務于醫院各項工作，是需要引起重視和亟待解決的問題。在此，就如何提高醫院檔案管理水平談幾點認識和措施。

一、醫院檔案管理存在的問題

1.對醫院檔案的重要性認識不夠。檔案工作在醫院管理工作中是一項默默無聞的工作，不是主要的一線醫療業務工作，對此很難引起別人的注意和關注。導致長期以來對檔案重要意義和重要作用沒有足夠的認識和了解，認為檔案利用價值不大，沒把檔案工作列人領導議事日程，對檔案工作中存在的問題解決不力，認為檔案工作開展起來要浪費大量的人力、物力、財力，是種負擔，不合算，造成檔案可有可無，可建可不建的不利局面，影響了檔案工作的正常開展。

2.具備專業技能的專職檔案管理人員缺乏。檔案工作專業性較強，特別是隨著信息技術的發展，更加缺乏具備檔案專業學歷和具備信息技術的復合型管理人オ，檔案管理人員大多是半路出家的行政人員和醫務人員，多數未接受到專門的檔案管理教育培訓，甚至連檔案是什么也弄不清，缺乏起碼的管理知識和技能，對檔案管理有認識的片面性和知識的局限性，且人員調動頻繁，業務無連續性，人員不足，業務量大，使他們整日忙于基礎性的整理工作，無暇顧及業務知識的學習，素質得不到提高，工作起來更加吃力，從而造成檔案管理的惡性循環，導致管理水平不高。

3.未實行集中統一管理。檔案管理的基本原則就是集中統一管理，便于保管和利用，能夠確保檔案的安全管理。醫院檔案涉及面很廣，它包含了行政、黨務、病歷醫療、財務、基建、設備、人事、聲像、實物等不同的門類和載體的檔案。按照檔案法和醫療衛生檔案管理辦法這些檔案應集中統一管理，但目前醫院檔案室僅僅管理了文書檔案以及少量基建和聲像檔案，大量的檔案分散在各業務科室，原因強調是便于利用和查找，但大多沒有完善檔案管理制度或制度不落實，基礎工作較差，不是年年歸檔，而是突擊整理，造成歸檔文件不齊全，檔案門類不全，質量難以保證，甚至出現檔案文件丟失現象，個別單位保管條件差，有些檔案出現了字跡消退、發霉的狀況，損失比較嚴重，有的甚至長期散存在個人手中，有的人員變動甚至離崗退休也沒交到單位，當做廢紙賣掉或者帶回家中，導致檔案散失。

4.檔案重要價值發揮不夠。保管檔案的目的就是提供利用，及時將保存的檔案進行挖掘總結，提煉精華。但是，由于檔案管理部門缺乏主動服務意識，被動等待査檔者上門，加上檔案質量差，收集不齊全，統計不準確，需要某方面的檔案資料時，甚至出現反復查找不到的現象，價值無法體現，難以為醫院領導和各項業務開展提供服務和依據保障。

二、提升醫院檔案管理水平的措施

1.不斷提升醫院檔案管理重要性的認識。認識是行動的先導，要做好檔案管理工作，首先要認識到檔案管理工作的重要意義。醫院檔案除具有憑證作用外還具有較大的潛在價值，既是醫院各項活動的重要參考資料，又是促進醫療事業發展的重要信息資源，正因如此，檔案管理才成為醫院管理的重要組成部分。因此，醫院要領導帶頭，全院上下都要認識檔案的重要性、檔案管理工作的重要意義，各科室部門都要認真開展檔案管理工作，確保檔案的質量和真實性，使其真正成為醫院各項管理工作的有效參考工具。

2.完善措施，依法開展檔案管理工作。醫院檔案是醫院的重要信息資源，是醫院開展各項工作的必要條件和依據，是重要的參考資料，所以領導重視能起到關鍵性作用。一是帶頭學法守法，要認真學習貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《山東省檔案條例》以及有關衛生檔案行業標準，增強全員檔案意識，強化檔案法制化管理，做到懂法、守法、依法治檔;二是將檔案工作列入領導議事日程，要根據實際情況，對檔案工作適當給予關注;三是為檔案工作的開展創造條件，要建立健全符合本院實際的檔案管理制度，使檔案管理制度化、規范化。加大投入，解決檔案庫房及設備問題，使檔案得到妥善保存。關心支持檔案管理人員的工作和生活，鼓勵支持他們進行專門培訓和深造，在全院專兼職人員中開展業務知識學習活動，努力提高他們的業務素質，打造一支知識化、專業化的檔案管理隊伍，以確保檔案的完整、準確、系統、安全、便于開發利用。

3.大力開發檔案信息資源，為醫院工作提供全面的優質服務。醫院檔案工作的一個基本特點就是具有行政管理和保管利用兩種職能，所以搞好檔案的保護、管理、利用是醫院檔案工作的重要任務，檔案管理人員要采取多種措施，積極主動提供服務。要開展編研工作，利用檔案編寫出一批高質量的參考資料，為醫院和領導服務;要挖掘檔案資源，提煉素材，按專業門類或價值內容，主動開展展覽活動，展現檔案價值。要有超前意識，下決心改變目前人工管理檔案的狀況，建立檔案信息共享系統，實現檔案數字化管理，使檔案從封閉式管理發展到信息服務的社會化網絡管理，讓檔案工作為醫院的進一步發展，提供更優質的服務，做出更大的貢獻。

4.建立健全檔案管理制度，強化檔案的綜合管理。檔案管理工作是醫院管理的一個組成部分，是涉及各個科室的管理活動，因此，僅依靠檔案部門來完成檔案工作目標是遠遠不夠的，還需要各科的積極配合，才能充分發揮檔案工作的效益。要強化綜合管理，要把各種門類和載體的檔案集中到檔案室統一管理，暫時無法集中的，也要把分散檔案的目錄集中到檔案室管理。設備、基建檔案的原件要交檔案室永久保存，職能科室只能使用復制件。要落實按時移交制度，各科室都應按規定向檔案室移交檔案，拒不移交的，可按檔案管理制度和醫院獎懲制度給予通報批評，限期整改。

（作者單位：山東省昌樂縣紅河鎮衛生院朱漢分院）