檔案數字化在電力企業的創新應用

周雯婧

【摘? 要】隨著時代的進步，電力資源已經成為了人類不可或缺的資源之一，電力企業也因此不斷的壯大。傳統的檔案管理模式早已不能夠適應當今的社會需要，數字化的出現，有效的提高了工作效率，滿足當前的快節奏工作方式。檔案管理改革勢在必行，但是也一定要注重質量和安全，這樣才能夠發揮它的絕對優勢。本文主要對檔案數字化在電力企業的創新應用進行了分析研究。

【關鍵詞】電力企業;檔案管理;存在問題;創新應用

引言

伴隨著信息技術的發展，信息時代已經方便了我們的生活。傳統的檔案管理模式已經不能適應時代發展的要求，取而代之的是更為方便、快捷、安全、可靠的電子數字檔案管理模式，也是各類企業將要進一步完善的地方。由此可見，建設與完善信息化電子檔案管理已成為企業更好更快發展的重要舉措。不過，電子檔案管理建設也是一個長期的、漫長的過程，對電子檔案信息化建設要有總體規劃與理性思考。抓住機遇，迎接挑戰，把電子檔案信息化建設落到實處，使之能更好地為企業發展服務。

1電力企業提高檔案管理水平的作用與意義

檔案是指國家機構單位、社會組織或個人從事政治、經濟、科學、文化等社會活動直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。在電力企業中，檔案一樣具有很大的參考價值，在企業高層領導作重要決定時，都會通過查找和對比相關檔案，利用以往的經驗和教訓，找到決定性依據，而檔案是否完整全面，是關乎企業發展的決定性因素。檔案管理工作包括對企業發展歷史記錄和企業發展史所涉及的所有材料的整理、分散到各個部門內部相關檔案的搜集和整理、為方便檔案查閱所做的相關工作以及對檔案的保管。所以，提高檔案的管理水平不僅可以提高對檔案的利用率，增加檔案的利用價值，還可以提高檔案管理的工作效率，使得各部門能夠有效聯系、協同辦公。

2電力企業檔案管理過程中的問題

2.1企業高層不夠重視檔案管理工作

就目前情況來說，大多數電力企業的領導層未能真正意識到檔案管理的重要性，其將所有精力都放在了如何提升市場的占有率、產品質量以及售后服務上，覺得檔案管理這種文字工作沒必要投入太大的關注。正因如此，大部分電力企業在檔案管理方面的投入都不高，將檔案管理工作匆匆完成以后，并未重視其后期的保存環境。檔案材料收集機制漏洞百出，導致經常出現檔案材料數量不對內容也不完整的狀況，如此檔案管理根本無法提供給企業有效的信息，之前將各種信息歸檔的工作也成了無用功。

2.2企業沒有專門負責檔案管理的部門與人員

電力企業中一些檔案管理人員對檔案管理的理解過于表面，認為檔案管理只需要做容易的收集與分類工作，企業在挑選檔案管理人員時，及格線太低，導致所選的員工責任心和專業素質都比較低，此外，一部分電力企業并未創建專門的檔案室，而是隨便找一個庫房或者偏僻的房間存放檔案。很多企業歸檔并保管檔案資料的時候沒有統一，造成部分應該保存的資料錯放或遺失。

2.3檔案管理工作中的安全隱患

檔案庫房未達到安全要求;檔案庫房多是玻璃窗貼了一層紙;檔案庫房所處位置較為潮濕;將檔案放在陽臺上的未設置防護設施，檔案長期處在暴曬下已嚴重損壞，這些都是電力企業檔案管理工作中普遍存在的安全隱患。除此之外，還有一部分企業檔案在不斷搬遷的情況下，只是隨便放在一個房間里，沒有任何整理，直接堆在一起，窗外沒有防護欄，室內也沒有滅火設施，萬一出現火災或者是盜竊現象，后果將難以想象。

3檔案數字化在電力企業的創新應用

3.1 完善數字化檔案管理方案，正確使用數字化軟件

數字化檔案的管理方案是保證數字化檔案質量的前提。電力企業的檔案數字化流程和工作內容都是依據數字化管理方案進行，所以，想要保證檔案的質量，就需要在進行數字化檔案管理之前，制定出完善的管理方案。企業需要先梳理目前檔案管理的所有流程，將現有檔案進行分類劃分，區分出不同種類檔案的管理方法，然后根據實際情況進行檔案的數字化管理。紙質檔案轉化成數字化檔案，需要有明確的標準。管理部門需要制定出合格與不合格之間的分界線，使管理人員明確數字化標準，保證數字化檔案的質量。如果沒有相關標準的制定，便不能保證質量，在掃描或者儲存的過程中，什么樣的檔案便都能夠進入檔案庫中，會直接影響以后的使用效果。在進行數字化的檔案轉化時，一定要正確使用數字化軟件。數字化軟件的種類繁多，在進行數字化工作之前，要對相關的軟件進行試驗和考察。因為檔案數量繁多，軟件的正確選擇和使用能夠有效的提高工作效率，還能夠保證數字化檔案的質量。前期先對軟件的讀取情況、呈現情況、故障情況等都做出一定的調查和分析，選用錯誤率低，分辨率高并且讀取速度快的軟件。選擇好軟件之后，還需要正確的操作，在軟件的使用中盡量避免問題的出現，保障工作進度和檔案質量。

3.2 完善電子檔案管理的軟硬件設施建設

國內電子檔案工作相對落后，存在電子檔案室設施簡陋，軟硬件設施不齊全等問題。隨著科技水平的不斷提高，信息設備也不斷更新換代，公共建設逐漸向自動化發展。實現電子檔案管理系統的自動化不僅能提高工作效率，還能保證檔案的完整性，提高系統的運算速率，保證臨時性文件檔案的時效性，提高系統防范計算機病毒的安全指數，可以保證檔案的安全性。最大程度上利用計算機技術與網絡技術，可以改變一貫的文字形式，采取圖形化、圖像化技術保存檔案信息，實現檔案信息的數字化管理。確保檔案管理的規范化、程序化，實現檔案立卷、歸檔、借閱、移交制度化。此外，為防止意外事故的發生，制定相關預案手段，配備例如防盜器、防磁聲像柜、消防自動報警裝置、制冷器等設備防止檔案室意外發生，保證了檔案數據信息的安全性。

3.3建立安全的網絡環境

數字化檔案雖然相對于傳統紙質檔案來說，擁有一定的安全性，但是網絡癱瘓、病毒等問題也會影響著數字化檔案的使用安全，所以，在數字化檔案管理和使用中，一定要建立安全的網絡環境。首先，在數字化檔案的存儲方面，一定要多備份多地方存儲。計算機的安全會受到外界的因素影響，如果只在一臺設備上進行檔案的儲存，那么便會增加檔案的安全風險，一旦出現斷電、死機等情況，檔案便不能讀取，影響辦公。其次，檔案的所有操作都需要在一個封閉的網絡中進行，要與其他的外網相隔絕，安裝殺毒軟件和防火墻并且定期的對軟件進行升級，避免計算機病毒的侵入的和傳播。計算機以及服務器要放置在安全的環境中，做到防火、防電、防破壞以及防偷盜，保證計算機的存放安全。最后，還要對一些預知到的風險做出應急方案。風險預知能夠有效的預防風險發生，并且能夠減低風險所帶來的損失。對于數字化檔案管理中發生的設備故障等問題，儲備相關的專業人才，對所能出現的故障進行預測，然后制定出相應的應對措施。一旦問題發生時，相關人員能夠迅速響應，快速解決問題，減少損失。

結束語

總而言之，在市場經濟環境的作用下，電力企業承受的競爭壓力會越來越大，為使經濟效益得到有效的提升，采用先進的管理方法已是刻不容緩。受到信息時代影響的企業更應該將其充分利用起來，做好基礎工作之后，將檔案管理工作信息化，使檔案的利用率以及管理人員的工作質量得到行之有效的提升，因此，電力企業必須在對檔案管理采取措施的同時注重信息化管理，才能夠更好更穩地發展下去。

參考文獻：

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（作者單位：內蒙古大板發電有限責任公司）