學校檔案管理的信息化及科學化建設探索

張玉鋒

摘 要：學校檔案管理中有學生檔案、教師檔案和教學檔案。由于信息量大、情況相對復雜，學校做好檔案管理工作十分重要。當今檔案管理信息化是指通過原始紙質資料或實物資料對檔案進行分類整理，但不需要改變本案的內容信息，使檔案的內容和形式成為信息數據，從而使檔案管理信息化搜索更方便。同時，學校檔案管理的信息化、科學化，可以使教育快速發展，從而提高學校的工作效率和質量。同時，隨著互聯網的發展和普及，由于它具有更好的信息傳輸功能，可以存儲更多的信息，學校應充分利用互聯網等信息技術，對學校檔案建設進行信息化、科學化管理。

關鍵詞：學校;檔案管理;信息化;科學化;具體對策

目前，檔案管理在學校也非常重要檔案是學校開展各項科研工作的重要資料，也是學校開展評估的必要資料。因此，檔案保護在學校管理中起著重要的作用。然而，在一些學校，檔案管理的信息化、科學化程度相對較低，使得學校檔案管理的形勢更加復雜，提高學校的信息技術水平已成為學校教育的新課題。本文通過對學校檔案管理信息化和科學化建設的探索和研究，詳細了解了學校檔案信息化建設的現狀，并提出了具體的解決方案，以提高工作水平提高學校檔案管理效率，促進我國學校教育的進步與發展。

一、學校檔案管理信息化和科學化的現狀

（一）學校檔案管理信息化和科學化建設缺乏相應的標準

因為檔案管理的信息化和科學化建設涉及方面較多，所以檔案管理是一項專業和科學的系統，需要學校將物化的檔案進行信息化和科學化的改變。但是部分學校在檔案管理信息化和科學化時，一些管理者經常以自己的喜好開展相關工作，使得其標準不能統一，從而使學校檔案管理的形式各不相同，以此讓學校檔案管理的信息化和科學化管理水平建設面臨著諸多困難。由此可知，在學校檔案管理的過程中，其信息化和科學化教師仍處于剛開始的階段，造成其問題也不斷產生，所以如何解決該問題一直困擾著學校。

（二）學校對檔案管理的信息化和科學化建設不夠重視

由于我國檔案管理機制的不完善，學校檔案管理建設存在諸多問題，具體表現在檔案管理長效機制尚未有效建立，學校的管理體制也存在諸多問題缺點。隨著我國檔案管理工作的高度重視，學校紛紛開展檔案管理信息化和科學化建設。但是，目前許多學校的檔案管理仍然局限于學生的學籍檔案和輔助檔案，管理比較分散。一些學校的檔案交由學校多個部門管理，導致檔案沒有及時分類歸檔，也使學校檔案管理責任不清，造成檔案意外丟失的情況時有發生。

二、學校檔案管理信息化和科學化建設的具體對策

（一）完善電子檔案的內容，并做好電子檔案收集工作

因為部分學校的檔案管理還是紙質版的，所以學校檔案管理信息化和科學化建設是十分有必要的。并且學校的檔案管理工作人員應做好電子檔案的收集工作，并不斷完善電子檔案的內容，而這需要學校的檔案管理部門和其他部門相互配合，以此讓學校的電子檔案管理數據庫得以建立并豐富。同時，學校檔案管理工作人員要充分掌握與學校相關的信息，并將原來的紙質版檔案和如今的電子檔案進行檢查，以此在檢查的過程中發現其中的問題，并及時將其改正，最終使電子檔案的內容更加完善。由于學校檔案管理工作的難度較大，且工作量較大，所以學校檔案管理信息化和科學化的建設，將使學校的管理難度大大減小，并讓學校的檔案信息更真實，更完整。

（二）要引進先進電子設備，以此保證檔案管理的科學性

學校檔案管理如果想要實現信息化和科學化，那么學校應引入先進的電子設施設備，其設施具體有計算機、打印機和掃描儀。計算機是電子檔案管理信息化建設必備的設施，通過使用計算機可讓設備管理人員的工作得以信息化和科學化。而打印機主要是將電子設備轉換成紙質版檔案室，這不僅能讓學校人員的需求得到滿足，還能使學校檔案丟失情況的發生次數減少。掃描儀則是讓學校檔案數據更加真實，其相關信息也更加真實，由此將紙質版信息準確錄入到檔案管理平臺當中。同時，除了借助先進的電子設施之外，學校還應充分了解檔案管理工作，然后引入一些能提升檔案管理工作效率的電子設備，最終使學校的管理工作更加方便快捷。

（三）根據電子檔案性質，使檔案的歸類更加合理

在我國學校當中，學校的教學活動、學生的信息及學習的科研都和電子檔案有關，但不同的電子檔案其屬性存在著較大的差異。所以學校檔案管理信息化和科學化建設，應根據電子檔案的屬性，然后將其進行合理歸類，以此充分保證電子檔案的準確性和完整性。同時，電子檔案管理人員可借助互聯網管理平臺，分析電子檔案的具體屬性，以此將其收集整理并歸類，從而讓學校的教師和學生都能快速找到。這不僅讓教師使用的有效性得以提升，還能讓檔案管理的效率也不斷提升，從而推動學校的健康發展。并且學校在完成檔案管理歸類后，應對電子檔案進行備份，并加強對電子檔案的管理，以此使檔案管理工作順利完成。

三、結語

綜上所述，院校檔案管理信息化和科學化建設的過程中，應充分借助互聯網技術，并引入先進的電子設施設備，然后做好電子檔案收集整理工作，從而使學校實現可持續發展。同時，由于院校檔案管理的現狀不容樂觀，所以學校應及時發現問題，并找到具體有效的解決對策，以此讓檔案管理工作實現信息化和科學化，最終使檔案管理工作有效服務于學校的發展和改革。

參考文獻

[1]云林梅.學校教師檔案管理研究[J].現代國企研究，2016，0（2）.

[2]丁亞楠.檔案管理信息化在高速公路建設中的應用研究[J].辦公室業務，2017，0（6）.

[3]王新安.交通檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2015，0（13）.

[4]徐國梁.疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設分析[J].辦公室業務，2017，0（6）.