信息化背景下的路橋企業該如何實施檔案管理

黃詩賢

【摘要】：檔案管理的關鍵是全面有效地處理信息，加強檔案管理，創新管理機制，不僅可以預見、規避相應的風險與問題，同時能夠有效帶動社會與經濟的發展。信息化背景下，路橋企業有必要加快檔案管理系統的創新步伐，提高檔案管理的質量。本文全面地探討了路橋企業檔案管理中常見的問題及其產生原因，并相應地提出了有效的解決策略，以提高檔案管理水平，為今后工作提供借鑒和參考。

【關鍵詞】：信息化背景下 路橋企業 檔案管理

1引言

作為檔案業務中最為重要的一個環節，做好檔案管理服務有著重要的意義。信息化背景下，過去使用的檔案管理系統和模式已經嚴重脫離了新時代的發展背景。因而，現階段路橋企業有必要對檔案管理服務體制進行大刀闊斧的創新與改革，確保檔案管理工作的自身價值以及社會價值能夠得到充分的發揮。

2現階段路橋企業檔案管理工作現狀

2.1管理體制相對落后

首先，不重視檔案管理工作，并且缺乏針對性的管理辦法與措施，管理機制存在嚴重的漏洞和滯后性。尤其對于部分領導層人員，認為檔案管理部門是一個邊緣性部門，對管理人員的崗位安排沒有進行過多的考慮。長此以往，就導致了檔案管理工作缺乏合理性與規范化，進而對單位的其他工作進程造成一定的阻礙作用。目前，路橋企業檔案管理制度創新存在著諸多的阻礙因素，使得現階段的檔案管理服務水平遲遲得不到有效提高。

2.2檔案管理落后

目前，路橋企業在檔案管理方面，不能有效提高現代化水平，不能有效利用現代檔案管理工具，設備，方法和手段?？傮w來說，目前，國內檔案管理方法嚴重滯后，管理方法仍然是傳統的人工搜索方法。同時，不同檔案資源關閉，檔案信息資源沒有系統共享，構建檔案數據庫存在嚴重延誤。檔案數字化進程的推進受到了諸多因素的限制，比如檔案在具體應用過程中受到時間、空間等多種要素的制約，這對于提高檔案管理質量與效果有著極為不利的影響。

3信息化背景下實施檔案管理的策略

3.1注意建立Web版本檔案

由于檔案的Web版本有助于及時收集存檔，因此可以提高存檔管理的工作效率。因此，許多國內路橋單位一直在使用信息技術來啟動在線檔案服務。從目前的環境和發展情況來看，檔案網絡版本是未來檔案管理工作的發展方向。這一過程中，檔案管理部門不僅要加強本單位內部的局域網檔案管理，采用統一的格式把檔案制作成網頁版。同時，還要注重不同種類有用信息的交織與整合。建立和完善檔案管理系統，并且與相應的部門之間保持網絡的連通性，加強信息的共享。通過提供網上檢索功能，使得檔案的使用者能夠獲得更好、更全面的服務。此外，在進行檔案管理工作時，要注意互聯網的優勢，將網頁和網站作為重要基礎，積極建立和完善檔案信息數據庫，建立電子檔案數據庫。這樣一來，才能顯著提高檔案信息的數據化、自動化水平，同時有利于提高檔案管理的法制化、規范化效果。最后，路橋企業檔案管理部門還要和宣傳部門做好溝通與協作，爭取將單位內部的所有工作、各項活動的具體開展狀況制作成數字化檔案，并且做好視頻檔案的建立與管理，提高各部門之間的相互配合與協作水平。

3.2建立檔案管理中心

作為路橋檔案管理部門，有必要加強與其他單位的溝通，特別是與信息管理部門的協調和聯系，積極推動電子檔案管理中心的建設，提高管理中心的綜合性水平。一般來說，可以將檔案管理中心設置于本單位的檔案室，并且將管理中心與檔案室合并，使二者成為一個有機的整體。該整體既是本單位的信息源，而且集成和使用了大量數據。此外，檔案管理中心還具有內部資源共享功能，及時增加、修改本單位內部檔案，對外可以限制性地查詢檔案。一般來說，建立一個檔案中心，能夠對各個方面、不同內容的檔案進行有效管理，并且能夠顯著提高檔案的利用率。

3.3檔案資源整合

信息化時代，路橋單位可以實行檔案集中統一管理的模式和制度。在進行檔案管理工作時，如果采用統一化、集中化的管理方式，就要加強檔案資源的整合。檔案資源的統一管理，可以避免檔案管理工作中存在的分散管理、各自為政等弊端，同時可以推動我國的檔案管理事業有序進步與發展。此外，統一檔案管理能有效保證檔案管理環節的安全效果，提高檔案資源的開發水平和管理效率、管理質量。具體來說，在進行檔案資源整合時，首先要根據實際情況建立和完善檔案體系，增強檔案管理的綜合專業水平。這樣一來，才能打破原有檔案接收與利用環節中所受的各種限制。第二，做好資源整合工作，還能促使檔案管理機構的設置變得更加有序、合理，及時發現機構設置方面存在的種種弊端與不足。這一過程中，要解決好檔案管理環節中不同部門之間存在的各自為政的問題。

3.4檔案信息資源共享

一方面，思想創新在檔案管理創新中起著主導作用，信息化背景下，作為檔案管理人員，必須貫徹科學發展觀，日常工作中要敢于解放思想，加快管理理念的創新，積極樹立先進的“檔案信息資源共享”觀念，工作中要牢牢秉持著“以人為本”的宗旨。同時，還要注重管理觀念與服務理念的積極轉變，從思想觀念上真正對檔案管理創新引起重視。另一方面，隨著我國經濟的發展和社會的進步，檔案管理也日新月異，不斷變化。因此，信息化環境下，有必要提前分析檔案用戶的不同需求，不斷創新檔案管理工作。要把過去被動、落后的服務模式，轉變為主動、先進的服務管理模式，推動檔案管理向超多元化服務方向發展。在這一過程中，要把檔案中的寶貴信息轉化為檔案編研的重要成果，充分發揮檔案資源的經濟效益和社會效益。

4結束語

以往的檔案管理工作受到傳統管理方式、管理內容、管理機制以及管理理念等諸多因素的限制，因此，無法有效地提高相關單位的檔案管理質量。信息化背景下，路橋企業要加快轉變經營理念，創新管理體制和管理模式，對管理環節中的一些細節性問題進行把控，加快推動檔案信息資源的整合與深度開發，不斷提高從業人員的專業素養與工作積極性。這樣一來，才能確保檔案管理工作順應歷史潮流，使得檔案管理工作質量與效果得到顯著提高。

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