促進行政事業單位檔案管理規范化的策略探析

陳娟

【摘要】：檔案管理工作屬于行政事業單位管理工作的主要構成內容之一，通過科學的方式對檔案管理工作進行優化，能夠促進行政事業單位工作質量與效率的提升。現階段，我國社會進入到了大數據時代之中，事業單位主要涉及衛生、教育、文化以及科技等相關社會服務工作，并將檔案管理工作和信息化技術融合在一起，實現規范化，進而解決傳統管理方式遺留下來的問題。

【關鍵詞】：事業單位 檔案管理 規范化

隨著行政事業單位工作內容的逐漸復雜，相應的處理事務也變得越發的繁瑣了起來，并且此過程中產生的檔案資料與文件較多，所以行政事業單位在工作理念與方式上，應緊跟時代發展的潮流，進而實現行政事業單位檔案管理工作的規范化。

一、行政事業單位檔案管理規范化的重要性

就檔案管理工作而言，屬于行政事業單位一項基本業務范疇，能夠展現出行政事業單位管理水平與質量【1】。其次，實現對檔案的科學管理，可以反映出一個行政事業單位的決策力，以便于對工作管理內容進行更好的規劃，同時確定適合本單位的制度管理規范。另外，規范化的檔案管理工作，還屬于行政事業單位正常運轉的基本保障，能夠有效協調各部門間的有序聯合，實現共同進步。同時，行政事業單位強化檔案管理，革新管理觀念，積極探尋多樣化管理方式，全面、準確地反應出單位發展現狀，這一做法不僅可推動經濟社會可持續健康發展，而且還能夠增強單位市場競爭水平，為社會大眾提供更優質的服務。

二、推動檔案管理規范化高效率的有效途徑

（一）提高檔案管理工作的重視程度

在很長一段時間內，檔案管理屬于一項并不被看好的基層工作，此情況不僅反映出了人們對工作內容的不重視，還顯露出了現代人好高騖遠以及人浮于事的社會情況。因此，促進基層檔案工作意識的提升，意義重大。其一，行政事業單位之中的領導層需增強對檔案工作的重視，管理層屬于單位的領軍人物，其所屬員工在領導的帶領下方能發揮主觀能動性，將工作和諧統一完成，因此要想促進工作人員工作積極性的提升，需要領導層的重視。同時，檔案管理工作者也需要時常反省自身，在工作的過程中，把檔案管理工作作為單位發展的基礎，推動檔案管理工作的規范化。

（二）完善檔案管理制度

首先，行政事業單位需結合自身實際發展情況，構建出科學的檔案管理制度，對不同崗位的具體職責予以明確的劃分，嚴格遵照檔案管理機制進行管理工作，對各種不當行為進行嚴厲處置。其次，單位檔案管理人員應堅持“統一領導和分級管理”原則，堅決服從領導安排，并對各類檔案信息予以分級管理，實現檔案管理規范化。另外，需將檔案管理工作融入到日常工作之中，組建檔案規范化管理小組，并構建完善的工作計劃，確保檔案規范化管理的順利進行。

（三）根據規范標準進行全新整合

對于厚度較大、內容復雜的檔案資料，應合理組卷，科學組合。對于未設置頁碼和目錄的檔案，應重新進行編碼，同時制作目錄，進而確保能夠實現對目錄重組檔案的規范管理，充分利用藏地，強化管理資源，以此來真正提高管理的效率及質量。其次，為了實現計算機高效檢索，應對檔案進行科學分類，這對于檔案利用效率的提升也將起到顯著的影響作用。

（四）優化單位內部的檔案信息管理體系

無論何種管理工作，要想實現規范化發展，均需要構建電子信息化管理體系【2】。基于此，行政事業單位之中的檔案管理工作人員，需立足于可持續發展戰略目標，增強對信息化管理模式的構建，制定出具有高標準的管理體系。確保在不改變單位發展方向的基礎上，對原有檔案信息管理方式進行改善。在實際工作中，需建立合理的檔案收集、整理、歸檔以及利用標準，推動行政事業單位檔案信息管理工作向著規范化的方向發展。借助專網系統，開設檔案管理信息化平臺，并確保穩定資金，以便于更好的實現檔案管理信息化建設，夯實行政事業單位檔案管理工作的基礎。結合現存自動化辦公系統，豐富其功能和內容，并對相關模塊進行拓展，主要由文書處理、檔案管理以及文件管理組建成三個相對獨立又相互關聯的模塊構成。就這三個模塊而言，涉及行政事業黨委檔案管理工作的整個流程，能夠在文書處理中對收文發文予以預歸檔、在文件管理中整理著錄文件與案卷、在檔案歸檔管理中進行重新編目、追加歸檔、編電子文號、編存放號、案卷銷毀鑒定及進館鑒定等輔助管理，進一步提高行政事業單位檔案信息化管理質量和水平。

（五）增強檔案管理工作的監管力度

因為行政事業單位之中的大部分人員認為檔案管理屬于一項基礎工作，和單位發展之間不存在過多的聯系，所以并未對檔案管理工作進行嚴格的監管，也沒有針對檔案管理工作人員構建相應規范，任由其自由發展，不利于行政事業單位的健康發展。為了能夠促進檔案管理工作質量的提升，行政事業單位應不斷增強檔案監管工作，重視對檔案管理工作的管理與核查，定期對檔案管理工作人員予以檢查，若發現員工存在工作態度不良等問題，需督促其立即糾正，同時追究責任。對于工作態度良好，工作認真的員工，可適當的對其予以表揚與獎勵，進而帶動其他工作人員，促使檔案管理更加規范化。其次，行政事業單位還應構建檔案督查小組，對檔案管理工作予以專項檢查，為檔案管理規范化發展提供保障。

（六）穩定檔案人員

行政事業單位應避免對人員進行隨意的調換，增強員工專業技能培訓，促進其綜合素質的提升【3】。同時，還需重視培養檔案工作人員對于信息化的掌握能力，重視增強向技術型人才轉型。首先，應增強對檔案工作人員安全意識的培養，以及繼續教育，提高其對檔案管理的重視程度。其次，增強檔案工作人員對計算機技術的掌握，推動檔案管理向著信息化的方向發展。并且，通過獎懲制度，引導檔案工作人員建立起責任心，并調動其對于檔案工作的積極性，結合獎懲來對崗位進行調動，進而實現對檔案崗位人員的科學分配。最后，行政事業單位對檔案管理工作人員進行選拔的過程中，需對其個人素質與職業能力進行綜合考察，檔案管理屬于一項嚴謹性強的工作，檔案管理人員應保持沉重冷靜的態度，戒躁戒躁。同時，單位應對選拔人員條件進行適當地提高，從而有利于盡快進入工作角色。合格的檔案管理人員，要求其具備一定的專業素養。通過高校全方位、系統學習的檔案管理人員，對檔案發展歷程、檔案資源開發與利用、檔案管理等方面的了解更為深刻。這些畢業生往往在國家機關、事業單位的檔案機構、信息管理工作等各個部門就業，針對性較強。

結語：

綜上所述，對于行政事業單位而言，檔案管理是重點工作，應彰顯出檔案價值，提高管理質量。除此之外，行政事業單位需緊跟時代發展的潮流，不斷增強規范化建設。同時，還需對檔案管理制度與方式予以深入的探索，促進檔案管理人員綜合素質的提升，并將行政事業單位檔案管理規范化作為發展的核心。

【參考文獻】：

【1】劉紅蕾， 范桂靈. 探討行政事業單位檔案管理的思路[J]. 科技經濟導刊， 2017（8）.

【2】李建斌. 探析事業單位檔案管理工作的優化策略[J]. 辦公室業務， 2018， No.294（13）：89.

【3】程家秋. 行政事業單位檔案管理的創新思路[J]. 環球市場信息導報， 2017（2）：117-117.