大數據時代高職院校的檔案管理工作探析

摘 要：大數據時代的到來，深刻的改變了人們的工作和生活方式，同時也給高職院校的檔案工作帶來了前所未有的發展機遇和挑戰。大數據時代在管理觀念、管理方式和檔案人才等方面對檔案工作提出了新的要求，而目前高職院校的檔案工作還存在著一系列問題和不足，難以滿足大數據時代的發展需求，針對這些問題，提出了創新工作模式、更新檔案管理理念、加快檔案信息化建設、完善檔案管理制度等方法來推動高職院校檔案工作高水平、高質量、高速度發展，更好的滿足大數據時代的要求。

關鍵詞：大數據;高職院校;檔案工作

隨著信息技術的飛速發展，大數據時代應運而生并且以洶涌磅礴之勢席卷整個人類社會，給各行各業都帶來了深刻的變革。高職院校同樣也受到了這種沖擊，在教育教學、科研管理等方面都在進行變革、創新和優化，與此同時大數據時代給高職院校檔案管理工作也帶來空前的機遇和挑戰，如何利用大數據帶來的技術優勢來優化檔案工作是高職院校面臨的課題。

一、大數據時代高職院校檔案管理工作面臨的挑戰

1.檔案管理觀念的挑戰

在傳統的檔案管理中，檔案管理主要是對檔案實體進行管理。檔案收集上關注檔案的形成者和形成方式，檔案整理上關注檔案材料之間的歷史聯系，檔案鑒定上主要是對單份文件價值的判定，保管對象上側重的是對檔案實體的保管，檔案利用上存在“重保管，輕利用”的思想。大數據時代的到來，給檔案工作帶來了革命性的變革，管理觀念、理論、方式、方法均發生了重大變革。傳統的“重管理，輕利用”的觀念將被“以用戶為中心”的理念取代，檔案提供利用產品將由傳統的文件、數據轉向知識。人們不用關注檔案的“為什么”，只需知道“是什么”，也不必關注檔案數據是如何形成的，只要重視檔案如何利用。

2.檔案管理方式的挑戰

大數據時代，除了傳統的紙質檔案外，高職院校各個信息系統中產生的一切有保存價值的文件、數據、視頻等都是檔案信息的來源，而且這部分來源呈現保障性增長。不僅檔案數據規模海量增長，同時檔案數據的類型不同、結構各異，有結構化數據、半結構化數據和非結構化數據。傳統的人工管理方式顯然已經不能適用這些檔案大數據的管理，需要借助現代管理技術對檔案大數據進行收集、存儲、分析和利用。在檔案收集方面，要采用數據處理技術，對各個業務系統生成的電子文件和電子檔案進行前端控制;在檔案存儲方面，要采用有效的存儲處理技術，防止檔案數據丟失、篡改、損毀和竊密;在檔案利用方面，要采用檔案智能化服務技術，為用戶提供個性化的服務。

3.對檔案人才的挑戰

大數據時代給檔案人才提出了更高的要求，需要檔案管理人員不僅要具備檔案管理能力，還要具備大數據的操作能力，能夠較好的運用現代化信息技術進行數據分析和數據庫處理等。高職院校需要引進相關方面的信息技術人才和通過培訓提升現有檔案管理員的整體素質，適應大數據時代的發展要求。

二、大數據背景下高職院校檔案管理工作中存在的問題

1.工作模式落后

高職院校檔案工作較本科院校起步晚，基礎差，底子薄。許多學校的檔案管理工作仍然停留在傳統的紙質時期，以手工操作為主，工作量大且效率不高。一些學校開展了檔案信息化建設工作，但也只是停留在利用單機進行檔案收集、保存和搜索等初級淺表層面，沒有利用信息技術和大數據技術來挖掘檔案數據背后的價值，而大數據時代用戶對檔案利用有更高的要求，他們需要更加快速、準確的個性化服務，這種需求超出了檔案部門實際所能提供的，致使高職院校的檔案工作無法適應大數據時代用戶的新要求。

2.檔案管理制度落后

高職院校往往辦學歷史復雜，多是由幾個中專合并而來或是由行業辦學轉制而來，原來的檔案管理水平較差，缺少相關的檔案規章制度。即便有檔案規章制度，也多是照搬本科院校，適用性較差，而且多年來并未針對大數據時代檔案管理出現的新問題進行調整，出現了檔案管理制度滯后、真空的現象，對大數據時代檔案管理的指導性和約束力較差。

3.檔案信息化建設落后

在大數據時代，高職院校普遍重視校園數字化建設，辦公自動化系統、教學系統、學籍系統等信息系統得到了普及和廣泛應用，但是檔案信息化建設起步較晚且嚴重滯后于校園數字化建設，有的學校仍然沿用傳統的手工、機械的方式對檔案進行歸檔、收集、整理和利用。由于經費不足、重視程度不夠等原因，部分高職院校雖然將檔案信息化提上了議事日程，但是進度仍然緩慢，在基礎設施建設方面，缺少必要的硬件和軟件基礎設施;在數字檔案資源建設方面，檔案數據庫建設相對單一，僅僅是檔案目錄數據庫，缺少各類專題全文數據庫，存量檔案數字化建設進度緩慢，增量電子檔案未能進行及時歸檔和有效管理;在應用系統開發方面，雖然配備了檔案信息化管理系統，但是檔案管理系統與學校其他業務系統難以兼容和資源共享;在技術標準方面，仍然存在著一系列問題沒有攻克，這些為大數據時代檔案管理工作的變革和創新帶來阻礙。

4.檔案管理人員知識和技能落后

在大數據時代，高職院校需要的檔案管理人員既要具備檔案專業知識又要具備大數據能力，能夠較好地進行數據庫管理、大數據分析處理等。而目前高職院校的檔案管理人員數量較少，且多是由辦公室人員承擔，一人身兼數職，缺少檔案專業知識和技能，欠缺大數據技能也沒有太多精力投入到檔案工作中去，能夠完成例行的檔案收集、整理、利用工作就已經很吃力，更不要提能夠準確且系統的將檔案工作建立在大數據平臺上，挖掘數據背后的價值提供給檔案用戶，導致檔案一直停留在舊有的工作模式上，跟不上時代發展的步伐。

三、大數據時代高職院校檔案管理工作的發展策略

1.創新工作模式

大數據技術滲透到了社會的各行各業，檔案工作也應該借助大數據時代帶來的技術變革來推動自身的發展。最顯著的變化就是要利用大數據技術對檔案資料和信息數據進行全面收集、整理和加工，改變傳統的手工、機械化管理模式，建立起數字化、信息化檔案管理的新模式，使得高職院校檔案工作在大數據時代獲得新的動能和生命力，同時要利用大數據平臺，充分挖掘數據背后的價值，從目前有用的數據和知識中挖掘出潛在的可能有用的信息和知識，為用戶提供高效、準確的檔案信息服務，提高用戶的滿意度，滿足大數據時代檔案用戶的個性化需求。

2.更新檔案管理理念

大數據時代，人們的思想觀念越來越現代化，作為高職院校的檔案工作者也應該與時俱進，解放思想，更新觀念，樹立大檔案觀、大數據、大平臺和大服務的現代化檔案管理理念，并用現代化的檔案管理理念去指導實際行動和工作，實現檔案管理工作的現代化。第一，檔案管理者應該樹立大檔案觀的觀念。大數據背景下，高職院校的檔案工作者要重視一切檔案信息的來源，將信息資源收集齊全，對于校內信息，要加大收集力度，將各個部門和個人在活動中產生的能夠反映學校教學、科研和管理等過程的信息收集齊全完整，對于校外信息，網絡信息是檔案信息的重要來源之一，對網絡信息在進行全面了解的基礎上，謹慎選取并妥善保存，為下一步的開發利用打下基礎。 第二，檔案管理者應該樹立大服務的觀念，變被動服務為主動服務，以檔案需求為中心開展檔案工作，深度挖掘數據背后的隱性信息和知識，更好的為本校和社會服務。

3.建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理規章制度是高職院校檔案管理工作的必要條件。在大數據時代的背景下，要加大數字檔案管理制度的創建和完善工作。針對檔案管理制度滯后、電子檔案管理規范真空的現象，高職院校應該以國家有關檔案工作的法律法規，結合學校實際，因地制宜，建立起科學合理、操作可行的檔案管理制度。同時要根據檔案管理工作出現的新問題及時對制度進行補充和完善，增強適用性和指導性，不是一勞永逸、一成不變的。

4.加快檔案信息化建設進程

在大數據時代，高職院校利用現代化信息技術開展檔案工作已經是大勢所趨，檔案信息化建設順應了時代和社會發展的需求，能夠有效實現檔案信息網絡化服務、檔案規范化管理和檔案資源共享。首先要構建檔案管理系統，積極引進符合學校檔案工作實際的檔案管理系統，實現與其他部門信息系統的融合和對接，更要實現智能分類、自動化搜索和查詢等功能。其次做好檔案信息的開發利用工作。大數據時代，檔案管理要向數據分析方向發展，利用信息技術、大數據技術分析、抽取檔案數據，獲得有價值的信息和知識，由傳統的提供數據和文件轉向提供知識，來滿足大數據時代檔案用戶的信息需求。

大數據時代給高職院校的檔案工作帶來了前所未有的發展機遇和挑戰。為了迎接挑戰，唯有更新觀念、解放思想、創新工作模式、完善管理制度、加快檔案信息化建設，才能推動高職院校檔案工作高水平、高質量、高質量發展，為學校的進一步改革和創新夯實基礎。

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作者簡介：魏曉琳（1986-），女，漢族，籍貫：黑龍江哈爾濱市，碩士研究生，館員，研究方向：學校檔案管理。