大數(shù)據背景下的企業(yè)檔案管理工作探討

杜娜

摘? 要：隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，在各行各業(yè)中大數(shù)據技術得到了非常廣泛的應用。對于企業(yè)的檔案管理工作來說，由于傳統(tǒng)檔案管理模式的制約使得企業(yè)的檔案管理已經完全不能適應信息社會的實際需求。本文主要對大數(shù)據背景下企業(yè)檔案管理的重要性進行了分析，并在此基礎上對企業(yè)檔案管理工作中存在的一些問題，以及相應的解決措施進行了探討。希望能夠對大數(shù)據背景下企業(yè)檔案管理工作起到一定的參考作用。

關鍵詞：大數(shù)據;企業(yè);檔案管理;存在問題;解決措施

引言

在大數(shù)據時代下，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式被完全顛覆，現(xiàn)代企業(yè)要想有效提升檔案管理工作效率，就必須改變傳統(tǒng)檔案管理思維方式，在實際檔案管理工作開展的過程中要充分利用現(xiàn)代大數(shù)據思維對檔案管理模式進行不斷創(chuàng)新。

大數(shù)據就是海量數(shù)據，其主要指的是業(yè)務開展過程中涉及的數(shù)據量非常大，不能夠在有限的時間內通過人工的方式對各種信息進行處理和解讀。在大數(shù)據時代背景下，檔案管理工作信息化水平得到了極大提升，云計算、物聯(lián)網等技術都得到了非常廣泛的應用，在各種先進信息技術的支撐下，企業(yè)的檔案資源建設工作更加簡單，在信息技術基礎上能夠搭建企業(yè)統(tǒng)一的檔案管理平臺，有效提升檔案管理服務意識，這樣才能適應新時代企業(yè)檔案管理工作的實際需求。

一、大數(shù)據時代背景下企業(yè)檔案管理的重要意義

首先，在大數(shù)據時代背景下針對企業(yè)檔案管理進行深入研究能夠有效促進企業(yè)檔案管理相關理論水平的提升和進一步完善，如此就能為企業(yè)的檔案管理工作提供更優(yōu)質的服務。其次，深入研究企業(yè)檔案管理能夠有效促進檔案管理工作的改革，這樣才能讓企業(yè)檔案管理工作與現(xiàn)代信息化社會的發(fā)展形成同步。最后，在新的發(fā)展形勢下針對企業(yè)檔案管理工作進行深入探討，能夠進一步激發(fā)企業(yè)相關檔案管理工作人員學習新理念、新技術的學習熱情，能夠促進企業(yè)檔案管理方式的改善，由此就能進一步提升企業(yè)檔案管理工作的實際效率。此外，在現(xiàn)代大數(shù)據技術快速發(fā)展的形勢下，企業(yè)對于檔案資源信息化建設、檔案資源集成管理的需求也越來越迫切，面臨新的發(fā)展形勢，企業(yè)的檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。

二、律師在企業(yè)檔案管理面臨的主要問題

1. 隨著現(xiàn)在大數(shù)據技術的不斷普及，傳統(tǒng)的檔案管理方法面臨著巨大的考驗，由于檔案管理效率低，服務性能差，使得傳統(tǒng)檔案管理模式已經不再適應新時代企業(yè)發(fā)展的實際需求。首先，一些企業(yè)順應時代發(fā)展建立了信息化的檔案管理平臺，但是，在信息檔案管理平臺應用的過程并沒有實現(xiàn)整個檔案管理系統(tǒng)的有效銜接，這樣就會導致很多完成辦理的電子文件不能實現(xiàn)及時在線歸檔;其次，目前很多企業(yè)建設的數(shù)字化檔案館仍然是以存量檔案數(shù)字化建設為主要目標，并沒有針對數(shù)字檔案資源進行合理的組織、開發(fā)以及利用，從而導致檔案管理系統(tǒng)的相關信息資源并不能為企業(yè)的發(fā)展提供良好的服務。

2.難以滿足用戶的信息需求

目前很多企業(yè)你的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)主要是用來進行檔案整理，而本案的合理運用淪為了一個輔助性功能，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)僅僅能夠實現(xiàn)一些簡單的信息檢索、原始檔案查閱等功能。在大數(shù)據時代背景下，用戶對檔案資源的利用也從過去單一的文件檢索逐漸轉變?yōu)槎喾蓐P聯(lián)文件集中化查閱，單一的目錄檢索方式對信息檢索的精確性、系統(tǒng)性、便捷性等都形成了一定的制約作用。此外，從我國目前企業(yè)檔案管理在現(xiàn)狀來看，多數(shù)的企業(yè)數(shù)字化檔案館基本都處于相互獨立的狀態(tài)，并沒有真正實現(xiàn)各個數(shù)字檔案館信息資源的整合和共享。從而導致我國企業(yè)數(shù)字化檔案館豐富資源服務方式相對比較落后，而且檔案資源深度也不足，多數(shù)的數(shù)字檔案資源并不能夠真正形成之時，也很難滿足大數(shù)據時代背景下用戶對檔案信息資源的實際需求。

3.檔案安全建設有待加強

在大數(shù)據時代背景下，檔案的安全建設不僅僅指的是本案的網絡安全風險防范，對于檔案安全來說，最重要的是有效保護檔案建立者的知識產權以及相關檔案信息內容的安全防護。雖然企業(yè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是在局域網的狀態(tài)下進行工作，但是仍然不能避免招收計算機病毒或者網絡黑客的攻擊，一旦局域網系統(tǒng)遭受攻擊就很可能會造成數(shù)字檔案管理系統(tǒng)受到破壞，或者數(shù)字檔案信息出現(xiàn)泄漏[2]。另外，多出了企業(yè)檔案管理系統(tǒng)為用戶都提供了信息下載功能，雖然這在很大程度上給用戶提供了極大的便利，但是也會對檔案信息安全造成嚴重的威脅。

4.檔案管理者的業(yè)務知識更新較慢

大數(shù)據時代背景下，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的資源信息增長速度非?？欤矣脩舻膶嶋H需求也在快速增長，這就對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實際管理人員的工作提出了更高的要求。目前多數(shù)企業(yè)的檔案管理者業(yè)務知識水平相對較低，很多檔案管理者業(yè)務能力、管理思維仍然停留在傳統(tǒng)檔案管理模式下，對信息技術概念的理解不夠深入，實際信息技術應用水平也比較低，因此就導致多數(shù)管理者對數(shù)字檔案管理能力相對偏低，不能滿足大數(shù)據時代檔案管理工作的實際需求。

四、大數(shù)據時代企業(yè)檔案管理的改進措施

1.實行一體化檔案管理

大數(shù)據時代背景下，企業(yè)的檔案管理信息化建設首先要以現(xiàn)有數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)為基礎，不斷加快檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)一體化信息平臺的銜接建設，針對檔案收發(fā)模塊所對應的管理流程實施分塊處理，這樣就能有效提升各個模塊信息數(shù)據的共享程度，由此就能進一步提升不同信息數(shù)據以及相關檔案資源管理和利用的效率。在實際進行楊總管理軟件對接的過程中，要加強對檔案管理系統(tǒng)以及一體化信息管理平臺的進一步優(yōu)化，在辦公系統(tǒng)功能設計環(huán)節(jié)中有效融入電子文件管理的相關要求，這樣才能真正實現(xiàn)對電子文檔整個生命周期的有效管理。在企業(yè)運行過程中，要結合實際但管理情況制定出相應的企業(yè)信息化建設規(guī)劃，在此基礎上將企業(yè)的數(shù)字檔案館納入到了企業(yè)知識管理系統(tǒng)中，針對現(xiàn)有的管理系統(tǒng)、信息反饋系統(tǒng)、數(shù)字檔案館進行不斷的規(guī)范整理，逐步形成企業(yè)自身完善的知識管理系統(tǒng)，由此也能為實現(xiàn)企業(yè)的文檔一體化管理提供最基本的軟件基礎，這樣就能對企業(yè)的檔案信息化建設也能起到極大的推動作用。

2.做好數(shù)字檔案資源建設工作

企業(yè)檔案資源不僅包括了企業(yè)的整個發(fā)展歷史數(shù)據，而且也包括企業(yè)整個改革過程中產生的各種數(shù)據信息，對企業(yè)的發(fā)展來說檔案資源具有非常重要的參考價值。充分結合企業(yè)檔案管理資源實際的利用情況，針對一些應用價值較高的檔案優(yōu)先進行數(shù)字化建設，在此基礎上，將檔案數(shù)字化建設逐步推向企業(yè)整體存量檔案。另外，還要不斷強化對企業(yè)數(shù)字化檔案的檢查，在整個檢查過程中參照相關檔案管理標準規(guī)范要求，對企業(yè)數(shù)字化檔案質量進行嚴格控制，必須要充分保證企業(yè)的數(shù)字檔案資源具有較高的可識別性、可利用性。

3.不斷提升檔案信息服務水平

首先，要針對企業(yè)的數(shù)字檔案資源不斷加強資源整合和組織。利用現(xiàn)代先進的計算機技術以及相關技術對，對同一類型的工程項目或者關聯(lián)性比較強的工程項目數(shù)字檔案進行有效整合，然后充分結合不同用戶對數(shù)字檔案資源實際的應用需求，利用數(shù)據挖掘技術對企業(yè)的數(shù)字檔案資源進行不斷的開發(fā)和組織，并在此基礎上建立起專項檔案資源庫。其次，要針對企業(yè)檔案信息服務方式進行不斷優(yōu)化。利用現(xiàn)代信息技術構建企業(yè)統(tǒng)一的云服務平臺，這樣就能夠實現(xiàn)用戶隨時隨地對檔案資源庫進行調閱，與此同時，還可以通過建立可視化平臺，針對某一個工程項目從工程立項到竣工驗收整個階段進行立體化全方位的項目信息展示。

4.加強檔案安全風險控制

在大數(shù)據時代背景下，要想充分保證企業(yè)的檔案信息安全，就必須要進一步加強數(shù)字檔案資源的安全風險控制。首先，在企業(yè)進行數(shù)字檔案建設的過程中，必須要加強對外包公司的審查，必須要保證企業(yè)的檔案資源在數(shù)字化建設過程中不會出現(xiàn)檔案丟失、信息泄露的現(xiàn)象;其次，針對企業(yè)檔案資源的服務環(huán)境，要充分運用云計算、互聯(lián)網等相關的軟硬件系統(tǒng)充分做好檔案資源安全控制工作，對網絡入侵進行有效防范，針對一些開放的數(shù)字檔案資源要充分做好相關用戶權限的設置工作;最后，在檔案信息資源整個存儲過程，必須要定期的對檔案管理系統(tǒng)中所有的檔案資源進行安全備份，這樣才能充分保證檔案資源在長期的儲存過程中的安全性。

5.不斷更新檔案工作者的知識儲備

發(fā)展在企業(yè)的檔案管理工作中檔案管理工作者既是檔案管理工作實際的踐行者也是檔案管理工作推動者。在大數(shù)據時代背景下，企業(yè)檔案管理工作會產生巨大的變革，面對這樣的形勢，企業(yè)的檔案管理工作者應該從自身做起，積極學習不斷提升自身的信息處理能力以及服務意識，并對大數(shù)據時代下信息的理解、信息的獲取、以及信息利用的各個方面的能力進行全面提升。企業(yè)在實際發(fā)展過程中也要通過崗位培訓、專題講座、訪問交流、合作學習多種方式來對檔案管理者的知識體系以及實績檔案管理技能進行不斷培養(yǎng)，有效提升檔案管理者實際的業(yè)務開展水平，通過長期的培養(yǎng)，來為企業(yè)打造出一支技術精湛、能力出眾、效率高超的信息化檔案管理人才隊伍，如此才能為企業(yè)在大數(shù)據時代背景下在檔案管理工作水平提升起到有效促進作用。

四 、結束語

綜上所述，現(xiàn)在大數(shù)據技術的快速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作在迎來新的發(fā)展機遇的同時，也面臨著檔案管理改革的巨大挑戰(zhàn)。在信息社會中，市場瞬息萬變，這對企業(yè)在檔案管理工作提出了更高的要求。因此，企業(yè)對各種數(shù)據信息采集、整理、挖掘等工作的需求非常迫切，企業(yè)應該充分結合檔案管理實際情況，不斷加大技術研發(fā)，并充分利用現(xiàn)代大數(shù)據技術，這樣才能有效推動企業(yè)檔案管理水平的穩(wěn)步提升。

參考文獻：

[1]張 梅.試述大數(shù)據時代怎樣提高供水企業(yè)檔案工作管理水平[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2018

[2]馮惠玲，張 斌，徐擁軍，加小雙，丁子涵，劉曉菲，張 倩.多學科視角下的檔案學理論研究進展[A].中國檔案學會.創(chuàng)新：檔案與文化強國建設——2014年檔案事業(yè)發(fā)展研究報告集[C].中國檔案學會：，2014

[3]吳明忠.關于大數(shù)據時代企業(yè)檔案信息資源建設的研究[A].中國航空學會管理科學分會2015年學術交流會論文集[C]，2015