基于大數據背景的醫院檔案工作探析

王蘇軍 陳清云 蓋峻梅

摘要：信息技術的發展促進了大數據技術的產生與成熟，大數據對各行各業都帶來巨大影響。在此背景之下，醫院檔案工作唯有順應時代發展趨勢，將大數據技術融入日常工作之中，才能促進醫院檔案工作科學、持續發展。文章從分析大數據時代背景出發，探討了大數據時代醫院檔案工作現狀，揭示出大數據相關技術在醫院檔案工作領域應用的實踐情況，并為大數據時代提升醫院檔案工作提出獨特的思考與建議。

關鍵詞：大數據；醫院檔案；檔案工作

一、大數據時代背景及定義

得益于科學技術的快速發展和社會的全面進步，當今時代已經深度進入信息化，人們在盡情享受新技術帶來的方便、快捷、舒適和隨心所欲的愉悅體驗的同時，對與互聯網相輔相成的大數據也耳熟能詳。2019年初中國互聯網絡信息中心（CNNIC）在第43次《中國互聯網絡發展狀況統計報告》中關于中國網民規模分析顯示，截至2018年底，我國網民規模達8.29億，互聯網普及率為59.6%。而據有關報導，互聯網上的數據量每年增長50%，兩年即可翻一番，并明顯呈加快增長之勢。互聯網數據中心（IDC）預測，到2020年全球將總共擁有35ZB的數據量。奧地利數據科學家維克托·邁爾·舍恩伯格在其《大數據時代》一書中指出，大數據帶來的信息風暴正在變革我們的生活、工作和思維，大數據開啟了一次重大的時代轉型，并引導了人們的思維變革、商業變革和管理變革。

那么，什么是大數據？麥肯錫全球研究所定義為：一種規模大到在獲取、存儲、管理、分析方面大大超出傳統數據庫軟件工具能力范圍的數據集合，具有海量的數據規模、快速的數據流轉、多樣的數據類型和價值密度低等特征。

二、大數據時代醫院檔案工作現狀

（一）大數據時代醫院檔案的特征

大數據時代促進醫療衛生領域建立了數據與服務的理念。目前，醫院檔案已經具有大數據的基本特征。

1.資源總量龐大（Volume）。一方面，醫院檔案隨著時間的積累越來越多，以江蘇省中醫院為例，每年形成文書綜合檔案1000多件，產生住院病歷檔案8萬多件，門診電子病歷更達500多萬條，且每年還會按一定程度遞增，根據國家規定，住院病歷檔案保存不少于30年，門診病歷保存不少于15年，由此，病歷檔案大量產生。另一方面，新技術的運用，如CT、CR、DR等影像技術所形成的醫學影像文件數量多內存大。紙質化的數字檔案和電子文件形成的檔案，以及照片檔案、音視頻檔案等也使得醫院檔案數據越來越龐大。

2.檔案資源種類繁多（Variety）。醫院檔案不僅包括醫療業務活動中形成的各種檔案，如病歷檔案、影像檔案等，也包括醫院管理服務活動中形成的各類檔案，如人事檔案、科技檔案、基建檔案、設備檔案等。

3.檔案真實性（Veracity）。大數據背景下的醫院檔案形成于醫院各項活動中，具有檔案的原始記錄性和憑證、情報等價值，在醫療、教學、科研、民事訴訟、醫院管理等方面具有無可替代的法定價值。2010年國家衛健委發布我國電子病歷基本規范并承認其法律效力。

4.檔案價值的低密度性（Value）。信息技術的廣泛應用，使各類信息以幾何級數字遞增，形成醫院活動的大數據，雖然這些大數據具有一定的信息價值，但部分數據價值含金量不高，有價值信息的含量比重較檔案價值有所降低。

5.速度快、時效高（Velocity）。從海量的醫院大數據中，利用者需要快速、準確地選取有用信息，具有很強的時效性，這也要求醫院數據處理技術進一步提升。

（二）大數據時代醫院檔案工作現狀

在大數據應用成為時代發展必然趨勢的背景下，各級醫療機構特別是大型醫院越來越認識到利用先進科學的方法對檔案大數據開展有效管理的重要性，并逐漸從“以紙質為體，手工為用”的模式轉向“以數字為體，網絡為用”的工作狀態。以江蘇省大型三級醫院為例，根據江蘇省衛健委課題“江蘇省三級醫院檔案信息化建設現狀的調查與研究”（項目編號：X201504）顯示：1.全省大型醫院全部實現計算機應用，基本都開發使用了門診住院病歷系統、醫技檢查系統、OA系統、財務系統等，由信息部門統一提供技術支持。2.絕大多數大型醫院的檔案貫徹集中統一管理原則，成立綜合檔案室和病案室，集中收集管理各類檔案。3.大型醫院檔案部門全部實現計算機管理，部分醫院使用省檔案局推薦的檔案管理系統，也有部分醫院獨自開發更適合本院實際情況的檔案管理系統。

（三）大數據時代醫院檔案工作面臨挑戰

大數據作為時代發展的新生事物，對傳統的醫院檔案管理思維和人才隊伍建設都造成一定挑戰。

在檔案管理思維方面。醫療系統長期以來存在著重醫療輕管理現象，領導甚至檔案工作人員都未對醫院檔案給予足夠的重視，醫院檔案基本處于重收藏輕利用、無開發狀態，導致醫院檔案的價值沒有得到充分發揮，醫院對檔案資源的利用大多停留在檔案憑證查閱的初級階段。同時，醫院檔案沒有完備的檔案管理組織系統和管理網絡，檔案工作人員專業素質不強。隨著大數據技術不斷發展和人們檔案意識的提高，利用者對醫院各類檔案需求量越來越大，呈個性化和多樣化趨勢，這對現有的檔案管理思維和模式造成一定的挑戰。

在人才隊伍建設方面。大數據時代，醫院檔案工作涉及諸多技術和領域，面對海量的醫院檔案資源，傳統的檔案管理方法不利于充分挖掘檔案資源中蘊藏的價值，借助現代大數據處理技術可以很好地解決這些不足。此外，現有檔案管理人員普遍存在知識老化、現代技術特別是信息技術應用能力不足現象，這需要醫院加大力度，引進或培養既懂檔案專業知識，又掌握大數據專業技術的人員充實檔案管理崗位。

三、推進大數據時代醫院檔案工作的思考

（一）加快醫院檔案數字化信息化，促進檔案工作智慧化發展

醫院豐富的數字化檔案資源是大數據時代醫院檔案工作高效開展的物質保障。所謂數字化檔案，就是將各種載體的醫院檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的醫院檔案信息庫，與電子病歷數據庫、檢查檢驗系統數據庫等一起，形成醫院巨大的檔案數據中心，為全院醫療、教學、科研、管理工作提供支持保障。

作為全國中醫系統的領頭羊，江蘇省中醫院高度重視信息化建設，先后建成網絡醫院、遠程會診平臺和以電子病歷為中心的醫院信息平臺，涵蓋醫院管理信息系統、電子病歷系統、臨床檢驗管理系統、醫學圖像存檔及通訊管理等60余個系統，實現了醫囑病歷一體化和院內系統的互聯互通，異構信息系統之間臨床數據共享和臨床業務之間互操作，具有智能提醒和決策支持功能，并能有效將檔案數據通過信息平臺集成，實現檔案數據調用。為處理如此海量信息，醫院成立數據中心，對各類數據信息開展分析，進行綜合處理，為醫院科學決策提供可靠支持，進一步提高醫療質量和醫院管理水平，把工作人員從日常繁雜事務中解放出來，提高效率，節約成本。

積極發展智慧醫院檔案項目，作為智慧醫院的創新示范點，為下一步智慧醫院建設打下良好基礎。首先，全面推行醫院檔案數字化工作，并將其列入醫院整體規劃，做好頂層設計，完善檔案管理信息系統，積極推進傳統檔案數字化處理。減存量，對新增檔案進行數字化進檔；增新量，盡早全面實現檔案數字化目標，及時提供利用，實現資源共享。其次，努力構建智慧檔案室，推進醫院檔案智慧化服務，充分利用數字化醫院檔案資源，發揮檔案大數據的價值和作用，促進醫院檔案利用由淺層次的資料查閱向深層次的檔案利用轉型，注意避免出現藏用矛盾，防止檔案部門變成一個巨大的數據倉庫。第三，充分利用大數據技術，與醫院檔案資源結合，用智慧化的數據分析方法分析海量醫院檔案資源，借助各種云計算、存儲平臺以及管理軟件對數據處理各項流程進行管理和利用，為用戶提供個性化信息，造福社會。

（二）加強院際檔案工作互聯互通，聯成醫院云檔案館

在大數據時代，要求數據的采集節點規模要足夠龐大。對于醫院來說，由于行政隸屬、地理區域、醫院性質及信息化建設的不平衡等各種因素限制，醫院檔案資源成為一個個分散的信息孤島，大多是單打獨斗，各自為戰，海量檔案信息不能得到有效整合，降低了檔案的利用效率。各個醫院和各類檔案利用者對共享檔案資源充滿期待，有必要由衛生行政部門主導，打破“信息孤島”，實現更大范圍的信息共享，讓醫療信息真正插上“互聯網+”的翅膀。2018年北京已初步嘗試，借助大數據技術實現了30家醫院電子病歷檔案互聯互通和院際共享調閱。醫院檔案工作要想有所作為，實現高質量創新發展，可繼續深化醫院間檔案資源的互聯互通，建立起一個相互聯動的云端檔案館體系，實現資源共享，達到1+1>2的效果。

這個基于大數據的在云端聯通的醫院檔案館體系需做到：

1.檔案資源全流程控制。嚴格按程序規定處理醫院檔案信息。處理過程操作稍有不當，發生醫院檔案丟失、污損或內容被修改、傳播等事件，會造成不可預知的后果，因此在檔案資源處理過程中務必要實現全流程控制，嚴格按檔案管理標準執行每一步操作。

2.檔案管理全技術支持。由于醫院檔案數據龐大，需要將數據采集與預處理，進而進行數據存儲、數據清洗，在業務層面上部署數據查詢分析與數據可視化等功能。大數據相關技術的發展與成熟為醫院檔案管理提供了良好支撐。

3.檔案服務全智能。檔案資源一般是由檔案管理人員進行維護與操作。醫院檔案室存在檔案體量大、類別多、排序不規則等問題，既增加了工作量，又加大了檔案資源的完善難度。大數據先進技術為優化傳統醫院檔案操作提供了可能，為醫院檔案管理人員與用戶提供高效可靠的工具支持，有望實現醫院檔案服務的智能化。

4.檔案資源遠程利用與共享。對于傳統的檔案模式來說，各醫院的檔案部門所服務的區域十分有限，主要是因為醫院之間沒有實現某些檔案資源的共享。大數據、云技術打破了物理層面的地域限制，使得醫院檔案資源能夠得到統一存儲，讓異地遠程利用檔案資源成為可能，這進一步加大了醫院檔案資源的高效共享。

（三）轉變思想觀念，打造高素質人才隊伍

大數據背景下，醫院要認清形勢，轉變觀念，創新檔案工作方法，變傳統模式為現代方式，變被動服務為主動服務，變手工服務為智能服務，推動檔案工作高質量發展。第一，從領導層面來講，醫院領導者對檔案管理工作的重視和觀念轉變是促進新時期檔案工作的關鍵要素，決定著大數據技術在檔案中應用的質量。醫院要加大軟硬件投入，搭建良好平臺，筑巢引鳳，加強對現有檔案人員培訓和培養，同時引進優秀外來檔案人才，打造高素質檔案人才隊伍。第二，醫院檔案工作者要拓寬視野，充分認識到檔案工作不只局限于檔案相關知識，還涉及諸多領域和最新技術，是一項綜合性較強的工作，只有強化學習意識，不斷學習新技術、融會新知識才能更好地開展檔案工作。第三，要盡快實現檔案從“供給導向”向“需求導向”服務理念的轉變，利用大數據的挖掘和分析技術積極為利用者提供個性化服務。

注釋及參考文獻

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