淺談山區中學檔案管理的現狀與對策

魏濤

【摘要】：筆者在山區中學黨政辦公室工作多年，對如何做好學校檔案的管理談談自己的一些體會與大家交流，希望在今后的工作中能做得更好。

【關鍵詞】：山區中學檔案管理工作 現狀 對策

學校檔案產生于學校形成、發展、變化的全過程，又貫穿于學校教育教學工作及其組織管理的各個方面，故學校檔案對學校來說具有一定的歷史意義和現實意義。從規范的學校檔案可以窺探一所學校的發展史和學校的精髓，同時健全的學校檔案對學校來說又具有很大的現實意義。如：上級檢查驗收、創省級示范學校、“316督導評估”等重大活動，往往檢查的都是好幾年的學校檔案。因此，學校檔案的規范管理就顯得至關重要。

一、目前山區中學檔案管理工作的現狀

（一）學校的重視程度不夠。在高考的指揮棒下，學校有重教學輕檔案管理工作的傾向。檔案管理工作在日常情況下基本沒有什么實質性的工作內容，只有在上級部門進行檢查的時候才象征性的進行簡單的布置與操作，由于基層學校對檔案管理工作的不重視就直接導致檔案收集不全或是漏收集，以至于把問題遺留到實際應用的最后階段，所以檔案信息并不能保證完全準確。

（二）檔案管理人員不專業。在山區中學檔案管理中有一部分工作人員并不是正規院校檔案專業畢業，所以對于檔案的管理只能停留在形式階段，而不能真正的正規化、科學化的按照系統模式對學校檔案進行規范管理。

（三）檔案管理制度不完善。學校領導的不重視，檔案人員不專業，直接導致檔案管理工作的相關制度跟不上，對于學校檔案種類劃分不清晰，正常收集和過期失效的檔案沒有明確的界限，銷毀檔案沒有明確的處理辦法步驟，檔案室的日常環境得不到標準保證，有時還放一些臨時物品，這就直接導致檔案管理人員在管理檔案的過程中出現檔案管理混亂、檔案的丟失、檔案位置不明確等情況。

（四）檔案管理的目的不明確。由于多數檔案管理人員為非檔案管理專業，故而對學校檔案管理的目的性模糊不清。沒有目的的工作必然導致整個過程枯燥機械化的簡單重復，不能有所創新，更不能使工作人員保質保量的完成檔案管理所需要的準備工作，所以為了應付上級檔案管理部門的檢查，多數學校檔案的相關信息都存在這樣那樣的問題，這對于學校來說是極其不負責任的。

（五）檔案管理技術不先進。十九大習近平總書記提出，加快教育現代化。隨著科學技術的發展，現在一些發達地區的高等院校已經采用先進的多媒體媒介對檔案進行管理，例如：計算機、光盤、搜索引擎等。但由于在山區學校對檔案管理的不重視，資金供應不充分等原因，并不能大范圍引進先進技術，致使山區學校檔案管理仍停留在書面手寫的復雜階段。

（六）檔案的作用不清晰。山區學校對于學校檔案的應用一般只停留在經歷的證明，而其他的作用并不能夠很好被應用，甚至有些校方領導根本就不清楚檔案還有其他的作用，這就導致在檔案管理的過程中只強調檔案的不丟失，而檔案對于師生的教育意義和服務作用以及約束力都得不到應用。

二、對山區學校檔案管理工作問題的對策

（一）進一步增強相關人員的檔案管理意識。目前我國中小學檔案管理出現一系列問題歸根結底就是因為對其重視程度不夠，所以增強相關人員的檔案管理意識是改善檔案管理現狀最根本的措施。只有校方領導加大了對檔案管理的重視程度才能促使檔案的管理工作正常完成，進行檔案管理所需要的基礎設施得到健全，檔案管理工作被提到學校的正常日程上來。只有檔案管理的實際操作人員增強了檔案管理意識，才能盡量減少在操作中的錯誤，不會把個人的主觀意識融入到檔案信息采集的過程之中確保信息的準確性，才能避免出現檔案丟失、檔案被隨意銷毀的現象的出現。

（二）形成網絡化管理模式提高員工素質。建立網絡化的管理模式是現代中小學檔案管理區別于傳統的檔案管理的主要標準，將學校的檔案以網絡化，這樣不僅有利于避免檔案的丟失而且在檔案管理中也減輕了工作人員的工作負擔。另外提高參與檔案管理的所有人員的自身素質也是在整體上加強檔案管理的有效辦法，只有相關操作的人員的素質提升才能確保其具體操作在意識的支配下更加具有規范性和科學性，才能使檔案管理工作的每一個細節都得到重視。

（三）加強檔案制度化管理及利用。檔案管理出現諸多問題的主要外部原因就是并沒有完善的針對中學檔案管理工作的相關制度，管理人員在具體的工作中沒有依據可以遵守，所以每一項具體的行為操作都沒有規范性的標準，導致工作人員只能根據個人的行為習慣或自我感知比較恰當的辦法來處理檔案，而這個過程中往往與正規的檔案處理辦法相違背，致使檔案信息或檔案資源在管理者并沒有產生主觀破壞意識的情況下已經被損毀，其中甚至包括一些不可復制的重要檔案。所以對檔案制度化管理是規范現在學校檔案管理最直接有效的辦法，而且適用面積極其廣泛。

三、結束語

檔案是學校工作的重要組成部分，關系到學校長遠發展，所以在檔案管理工作中應該重視檔案信息的準確性和完整性，不能為了應付工作而使檔案丟失了其應有的價值。