基于大數據技術的電子信息化檔案管理研究

曹曉燕

摘要：本文從分析電子信息化檔案與傳統檔案管理的差異著手，介紹了電子信息化檔案管理的意義；從思想角度和管理手段出發，分析了大數據背景下檔案管理數據具有的特點以及發展趨勢，從而提出了基于大數據技術的檔案信息化建設策略，以期為電子信息化檔案管理提供決策依據。

關鍵詞：檔案管理；大數據時代；電子信息化

一、電子信息化檔案與傳統檔案管理的差異

與傳統檔案管理相比，電子信息化檔案與傳統檔案在管理上存在著很大的差異。

（一）管存空間不一樣

傳統檔案通常情況下，保存于檔案室，進行集中統一保存管理。而電子檔案管理具有相對分散且形式多樣的特點。部分電子檔案是在線集中的方式，將電子文本轉移到檔案部門指定的信息地址中進行管理，部分是通過檔案部門掌握其信息地址而進行管理。還有些是保存到磁帶、磁盤、光盤等載體，然后集中于檔案部門進行管理。

（二）管理保存技術不同

傳統檔案保存環境只要做好溫度、濕度、防火等常規技術，即可進行保存管理。而電子檔案管理本身則是通過技術手段進行的收集，因此，對其管理和控制的技術要求，也遠遠超過了傳統檔案的管理技術。例如，電子檔案載體的老化、污染、磁場等都會影響其管存質量，同時，計算機病毒軟、硬件系統的升級更新等，也都會影響電子檔案的識讀和利用，而傳統檔案的管存則不存在這些問題。

（三）檔案利用效能不同

傳統檔案在重新利用雖然存在專題性、系統性強的特點，但轉化過程速度慢，時效性較低。而電子檔案中的信息，可隨時進行提取，并能迅速的作為參考資料供使用者利用。此外，電子檔案的利用還可以采用在線方式，對于用戶來說.基本上擺脫了地域和時間限制，使文件查找速度快，可以實現信息或數據的共享，充分發揮信息技術的優勢。

二、電子信息化檔案管理的意義

（一）檔案管理信息化推動檔案管理現代化

大數據時代檔案數量劇增，檔案載體呈現多樣化，檔案內容分散交叉等顯著特征要求我們必須采用符合時代潮流和要求的現代化的檔案管理方式和方法。

（二）檔案管理信息化提高檔案管理的質量和服務水平

1、檔案管理省時省力

檔案管理的信息化使得檔案可以一次錄入多次利用，檔案管理和利用的效率極大提高，檔案管理的網絡化，實時化和自動化讓我們的檔案管理工作省時省力。

2、檔案利用更便捷

檔案管理的信息化的一個重要內容就是檔案的網絡化，有檔案使用需要的人可以隨時隨地的查閱和使用網絡上共享的檔案資料，在一定程度可以幫助加快檔案使用者的工作進度；同時，檔案管理的網絡化使得檔案管理人員對檔案資料的管理和挖掘更便捷和有效[1]。

三、大數據背景下檔案管理數據具有的特點以及發展趨勢

檔案實際上是在人類發展歷史過程中，人類根據周圍事物的發展特征以及改造世界而進行的理論文字資料。人們可以通過文字資料的描述來了解當今歷史發展的各個事件，所以檔案也是人類歷史文明發展的見證者。檔案記錄了我國5000多年來的歷史發展趨勢和發展內容，假如古人沒有將一些歷史事件記錄到檔案中，則人們很難對我國優秀的傳統文化進行良好的傳承。并且隨著當前大數據時代的發展，檔案也結合了當前的時代特征而進行了內容和形式上的改變，主要有以下幾個方面

（一）從思想角度出發

人們要根據當前時代的發展特征，來改變對檔案管理的手段和觀念，在對檔案進行管理的過程中，一定要重視以往舊的檔案使用價值。要從大數據時代下，數據傳輸和儲存的特點出發，利用大數據時代下，先進的科學技術手段，來對之前的檔案資料進行系統性的歸納和分類[2]。根據當前網絡信息技術的發展，工作人員還要在網絡平臺上建立起檔案管理平臺，使得以往的檔案資料可以對當今時代的發展具有良好的指導作用。

（二）從管理手段出發

在我國傳統的檔案管理工作中，由于大部分的檔案資料都是通過紙質進行保存，因此，管理手段也大部分是用人工進行資料的歸納和總結。但是隨著當前大數據時代的發展，工作人員應當在檔案管理工作中，運用先進的信息化手段來進行系統的管理，在當前檔案管理工作中加入信息化的技術，將當前檔案資料做成電子版本并且上傳于網絡，方便管理人員可以根據實際需求來進行相關檔案的搜集管理。

四、運用大數據技術的檔案信息化管理策略

隨著當前大數據時代下，信息化技術的不斷發展，企業的管理人員可以根據網絡上大量的企業發展管理建議和發展措施，來完善自身的企業決策管理。但是企業的管理人員一定不要根據自身以往的管理經驗來進行企業的決策和發展方向，企業管理人員在制定發展模式時，一定要立足于用戶的實際需求和體驗感覺[3]。所以管理人員一定要根據當前大數據時代下的信息技術來進行先進的檔案管理模式和技術的更新，根據我國信息化建設的現狀，管理人員可以從以下方面進行信息檔案的管理工作。

（一）建立先進的網絡環境及配套的軟件及硬件支撐

隨著當前大數據時代的發展，工作人員要根據實際檔案信息管理現狀，來建立技術含量高的管理軟件，并且還要定期對管理軟件的運行環境進行隨時的監測，從而可以逐步實現將傳統資料數字化的轉型。對于檔案管理中的收集以及儲存工作，工作人員需要用先進的網絡技術來作為基礎性的技術支撐，工作人員還要根據實際的管理情況，來引進先進的計算機、交換機等先進的信息處理設備。在軟件建設方面，建設以企業檔案管理平臺及企業檔案管理系統，實現檔案信息數字化管理模式的成功轉型。

（二）完善信息化管理手段

隨著信息化時代檔案信息的不斷增加，工作人員要根據實際檔案信息儲存量來制定合理的檔案信息管理手段，使得企業所制定的檔案信息管理手段，可以符合當前大數據時代的發展[4]。

（三）信息安全防護體系是系統健康發展的基礎

在檔案電子化轉型的過程中，工作人員一定要注意檔案中的商業機密和企業的核心數據保護工作，運用當前先進的信息技術來從根本上制止機密泄露的情況。并且根據當前信息化的技術來建設反病毒、反黑客等防護墻來加強企業發展機密的保護工作[5]。將機密數據的傳輸過程，利用加密算法來進行隱蔽的傳輸，在機密數據傳輸的過程中，管理人員還要保證參與機密數據傳輸工作人員的數量，從而保證信息傳遞過程中具有較高的穩定性。

（四）提高企業檔案信息化人才隊伍素質

在大數據時代下檔案信息管理工作中，除了要運用先進的信息技術來進行檔案信息的管理工作。企業還要加強內部文化建設來建立一批高素質的企業檔案信息化管理人才，并且還要在企業內部加強和各個部門之間的數據交流。因此企業針對當前信息化檔案管理工作人員提出了更高的標準，檔案信息管理人員不僅要懂得當前大數據時代下的管理先進技術，還要學會應用一些辦公自動化的軟件，進行檔案信息的處理，從而可以有效地對檔案信息的安全性進行保證[6]。

五、結語：

隨著我國當前大數據時代的來臨，人們的工作生活逐漸朝著快節奏的方向發展，與此同時，人們還接受著信息爆炸對檔案信息管理工作帶來的挑戰，面對信息量激增的檔案信息，工作人員要結合當前先進的檔案管理數字化系統來提高檔案管理的信息化手段，從而可以最大程度地實現檔案信息的價值。

參考文獻：

[1]楊永久.大數據時代檔案管理模式變化研究[J].中國管理信息化，2018，21（01）：120-121.

[2]于斌.大數據時代檔案管理面臨的問題及對策[J].機電兵船檔案，2016（06）：69-72.

[3]戴玲，彭延國，彭長根.大數據環境下的電子檔案信息安全問題及對策[J].蘭臺世界，2015（29）：25-26.

[4]劉陽. 大數據時代檔案管理模式變化研究[D].湘潭大學，2015.