物資管理優化

高鵬 何健威 曹斌

摘 要：在中國海油持續高速發展期間，長期以來在實際工作中存在的“重采購、輕庫存”現象，已產生了相當大一部分的積壓庫存。這部分物資通常為設備中的配件，基本使用專用物資數據進行管理，因為缺乏規范數據的嚴格標準，數據質量相對較低，存在很多“一物多碼”的情況，甚至影響到了領導層的決策，但這也意味著物資管理有很大的優化空間。本文論證了對專用物資數據描述中的關鍵特征量（品牌、配件號等）進行標準化管理，并結合制造廠商協同、物資數據質量管控等手段應用到實際業務中，優化專用物資數據，達到提升物資管理水平，實現降本增效的目的。

關鍵詞：物資管理優化;專用物資數據;關鍵特征量標準化;管理應用

1 前言

1.1 背景

在中國海油持續高速發展期間，長期以來在實際工作中存在的“重采購、輕庫存”現象，已因此產生了相當大一部分的積壓庫存。究其原因，與原物資標準不適合海油業務需求和物資數據質量低（標準化程度低，數據重復率高、描述不明確等）是息息相關的，高質量的數據是開展物資管理工作的重要前提條件，而物資標準是物資數據的基礎。為提高數據質量，促進集中采購，物資共享，降本增效，提升管理水平夯實基礎，推動企業可持續發展，總公司采辦部在2012年啟動了物資標準化項目，將原61大類物資標準，優化為新43大類物資標準

新物資標準與原物資標準相比，做出了精簡物資層級，優化分類維度，完善分類說明，增加屬性說明等改進，極大的改善了物資標準的科學性、使用性，為提高物資數據質量，優化物資管理工作奠定了基礎。

1.2 物資管理

物資管理是從物資的需求開始，到平庫、采購、倉儲，最終出庫、調撥/轉讓，涵蓋物資從需求到消耗的全生命周期。物資管理工作包括：物資標準及數據管理、倉儲資源管理、物資虛擬庫、物資調撥/內部轉讓、倉儲物資處置、庫存監控及優化、賬外物資管理等工作。物資標準及數據管理，在物資管理的前端控制需求，是物資管理工作的基礎。高質量的物資數據環境，對物資管理工作起到事半功倍，提綱挈領的作用。

1.3 物資數據的應用

物資數據是企業各個環節之間的“通用語言”。高質量的物資數據，能夠降低溝通成本，提高工作效率，增強統計準確性，減少重復采購。

1.4 專用物資數據優化

專用物資數據占數據總量的65%，存在很多一物多碼的物資，有很大的優化空間。通過優化專用物資數據，可以降低重復采購，減少積壓庫存。

1.5 關鍵特征量標準化

關鍵特征量指專用物資數據中的“品牌（或制造廠）”、“配件號”等確定物資唯一性的屬性值，關鍵特征量標準化是優化專用物資數據質量的有效途徑。關鍵特征量標準化也是物資標準化的其中一種形式。

1.6 關鍵特征量標準化的應用

關鍵特征量標準化結合制造廠商協同（確定填寫規則）和物資數據質量管控（數據調整和單據切換），才能將標準化的成果落地。

2 物資管理與專用物資數據的現狀及分析

2.1 物資管理現狀及分析

目前中國海油的當前庫存中存在著大量的積壓庫存，這部分積壓庫存不僅占壓了資金，共享率低，且很大程度上影響了領導層的決策。問題的產生原因及影響分析如下：

積壓庫存：因需求人員不了解當前已有庫存的情況，平庫不到位，仍進行重復采購造成。

共享率低：因需求人員對物資的使用習慣不同，導致物資在一個公司下的多個工廠之間，或者多個公司之間的共享率低。

資金占壓：因積壓庫存僅自身貨值就占用了大量資金，且為了管理這些積壓庫存，還要額外付出人工成本、場地費用等。

影響決策：因積壓庫存，重復采購等造成的影響，庫存管理混亂，難以整合同類物資，做出精準的分析，很大程度上影響了領導層的決策，不利于集中采購、聯儲共備等工作的開展。

積壓庫存的主要物資是備件類物資，備件類物資約占全集團整體庫存量的46.8%，是物資管理工作的重中之重。備件類物資在SAP上基本都使用專用物資數據進行庫存管理，其一物多碼的現象非常普遍，通過優化專用物資數據，在物資管理的前端進行把控，是解決以上問題的有效途徑。

2.2 專用物資數據現狀及分析

2.2.1專用物資數據現狀

目前專用物資數據中很多物資因為缺少嚴格的標準，描述中有很多差異，存在著大量一物多碼的數據。因為編碼不統一，需求者很難了解到要購買的物資是否已有庫存，在這種情況下，就容易產生重復采購、積壓庫存，造成額外成本。

截止至2017年6月9日，中國海油SAP系統中有效的物資數據總量約為162萬條，其中專用物資數據約為103萬條，約占總量的64%。

2.2.2專用物資數據產生的主要原因

專用物資數據主要是設備上使用的配件，制造廠商為了保護自身利益，防止用戶向其他廠家訂購，通常都會對這些配件的規格、技術參數等信息進行技術封鎖。而用戶一般只能通過廠家提供的手冊查找配件號，裝配位置號、設備序列號等信息，確定要使用的物資，其很難像通用物資數據一樣，掌握到詳細的規格、技術參數等信息，只好按專用物資數據進行提報。

2.2.3專用物資數據描述規則的多樣性

專用物資數據的一個關鍵特征量是品牌（或制造廠），每個品牌（或制造廠）都有自己的物資描述規則，在專用配件模板上，14個屬性（關鍵特征量）的任意組合也多種多樣，即使是相同的品牌（或制造廠），用戶在不知情的情況下，為了準確的買到想要的配件，往往會填寫盡可能多的已知信息，而且不同的用戶，其需求、掌握的信息、填寫習慣也不同，這些條件綜合起來，最終造成了相同品牌（或制造廠）的數據，也存在很多一物多碼的情況。盡管總公司出臺了專用物資數據一級規范，但是這也沒有精準的解決相同品牌（或制造廠）下規則統一的問題。

以品牌為CAT的物資為例，在與廠家溝通后，了解到其一個配件號代表著唯一的物資，那么它的物資數據描述規則僅為“物資名稱+品牌+配件號”這一種就可以了，但是實際數據中，常見的描述規則就有10余種，理論上允許存在的描述規則多達4000余種（這是由于專用配件模板有12個選填屬性造成的）。

2.2.4專用物資數據相同品牌（或制造廠）下關鍵特征量的差異性

以品牌為ATLAS COPCO的物資為例，在與廠家溝通后，了解到其關鍵特征量為品牌和配件號兩個屬性，且僅有一種標準的規則，品牌填寫ATLAS COPCO，配件號為10位數字，中間無空格和特殊字符。在該品牌下已有的物資數據中，品牌有62種不同寫法，配件號有8種不同寫法。

2.2.5專用物資數據優化需解決的問題

因為用戶難以了解到物資的實際規格、技術參數等信息，所以現階段不考慮將其轉為通用物資數據的方式去優化，僅在專用物資數據的基礎上進行優化。下面提出優化專用物資數據需解決的問題：

1.關鍵特征量“品牌（或制造廠）”的標準化。

將相同品牌（或制造廠）的不同寫法進行標準化處理，才能統計出該品牌（或制造廠）下全量的物資數據。

2.相同品牌（或制造廠）下描述規則的標準化。

以品牌（或制造廠）為基準，對該品牌（或制造廠）下物資數據的描述規則進行標準化處理。

3.其他關鍵特征量的標準化。

配件號、設備型號、設備名稱等關鍵特征量的標準化。

4.已存在物資數據描述的標準化。

按關鍵特征量標準化、描述規則標準化的要求，調整物資數據描述。

5.物資數據描述統一后業務單據的切換。

物資數據描述調整后，會出現多條物資數據合并為一條新編碼的情況，這時需要將舊編碼的采購訂單、庫存等業務單據切換到新編碼上。

3 關鍵特征量標準化的管理應用

專用物資數據優化，首先應做到關鍵特征量“品牌（或制造廠）”的標準化（關鍵特征量標準化）;之后統計出采購金額、庫存金額高的品牌（或制造廠），優先選取排名靠前的品牌（或制造廠），和其制造廠商進行溝通，確定該品牌（或制造廠）下物資的描述規則和關鍵特征量的標準寫法（制造廠商協同）;最后進行物資數據描述的調整，以及業務單據的切換（物資數據質量管控）。

3.1 關鍵特征量標準化

抽取專用物資數據全部的關鍵特征量“品牌（或制造廠）”，按以下規則進行標準化處理。

1.排除貿易商、代理商。

2.不允許使用國家企業信用管理平臺、中國執行信息公開網等國家網站上公布的信譽不良的制造廠商。

3.相同品牌（或制造廠）只允許有一種標準寫法。

4.國內廠家，及在中國成立的中外合資企業，需填寫該公司官網最新的制造廠中文全稱。

5.國外廠家需填寫該公司官網的英文品牌（使用大寫英文字母），不能帶有CO.＼LTD.＼LLC＼INC＼BV＼SA＼GMBH等表示公司含義的詞匯。

6.國外大型企業下獨立經營的子品牌，填寫英文子品牌。

標準化處理后的品牌（或制造廠），可在物資數據質量管控中進行調整。

3.2 制造廠商協同

品牌（或制造廠）標準化后，將品牌（或制造廠）作為關鍵字在MDM系統中搜索已有的物資數據，之后根據其物料編碼在SAP中導出采購記錄和當前庫存，將導出的數據處理后，統計出采購金額、庫存金額排名靠前的品牌（或制造廠）。然后與制造廠商進行溝通，確認該品牌（或制造廠）下物資數據的描述規則和關鍵特征量的標準寫法。最后將溝通的規則總結為該品牌（或制造廠）物資數據的規范要點，在集團范圍內應用。

制造廠商協同應遵循以下原則：

1.優先選取采購金額、庫存金額高的品牌（或制造廠）。

2.描述規則應盡量避免產生重復數據，做到一物一碼。

3.采取用戶的合理化意見。

3.3 物資數據質量管控

通過和廠家溝通，確定描述規則和關鍵特征量的標準寫法后，已有的數據會有很多不滿足當前的標準，且會有很多重復數據，這時需要對其物資描述進行調整。

調整過程中需完成以下事項：

1.導出該品牌（或制造廠）下全量的數據。

2.已有關鍵特征量的規范。

3.向二級單位征集缺失的關鍵特征量。

4.向二級單位確認問題數據。

5.向廠家確認數據的準確性。

6.變更后的描述通過MDM系統同步SAP系統。

7.生成新舊對照表（新舊描述信息的對照關系表）。

在描述調整完畢后，應開始業務單據的切換。為防止舊編碼繼續產生業務單據，應根據新舊對照表在SAP中開啟這些數據的源頭控制，否則單據切換工作將難以結束，源頭控制需要對不再使用的舊編碼進行采購凍結或刪除處理。舊編碼業務單據向新編碼的切換，需要二級單位自行完成。

切換過程中需完成以下事項：

1.開啟源頭控制。

2.切換進度的把控。

3.擴展工廠數據的處理。

4 物資管理優化

4.1 管理提升

通過關鍵特征量標準化的管理應用，優化專用物資數據，提高數據質量，減少一物多碼的情況，帶來物資管理的提升如下：

1.提高數據量、采購金額、庫存金額、單價、供應商、物資共享、類別分布等數據統計的準確率，供管理者決策。

2.多條物料編碼合并成一條后，各編碼的庫存也隨之合并，可以降低重復采購，減少積壓庫存，進而減少資金的占用。

3.不同單位間的需求合并，提高了物資共享率，通過聯儲共備，也可達到降庫存的目的。

4.數據量、庫存量減少，為倉儲管理帶來便利，進而降低人工成本、場地租金等倉庫運維費用。

4.2 成功案例

4.2.1提高統計準確率

將物資數據中的關鍵特征量“品牌（或制造廠）”進行標準化規范，提高數據統計分析結果的準確性。

案例：

統計某單位2015年采購品牌為“SOLAR TURBINES”物資的金額。

分析：

品牌標準化前：可通過采購“供應商”維度統計，但由于供應商分為制造商、貿易商等形式，難以準確統計該品牌的采購金額。

品牌標準化后：可通過“物料”維度，直接通過“品牌”進行統計，提高了統計的準確性。

結果：

從SAP中導出2015全年數據，按上述分析：通過“供應商”維度，統計該品牌物資采購1，624萬元;經過“品牌”標準化，從“物料”維度，統計該品牌物資采購金額達1，739萬元，即額外統計出采購該品牌物資115萬元。

通過開展此項工作，已經將專用類別數據的24，551個“制造廠或品牌”屬性進行規范，規范后為11，897個，精簡比例51.5%，可提高品牌（或制造廠）維度統計分析的準確率。

4.2.2合并庫存

通過關鍵特征量標準化的管理應用，將一物多碼的物資進行統一，整合庫存，即可減少重復采購，降低積壓庫存。

案例：

制造廠商為“SOLAR TURBINES”，配件號為“912740C1”的密封圈（該品牌下的物資一個配件號代表唯一的物資）。渤海片區共使用7條數據，分散在10個庫存地點，庫存總量198件，經與該單位溝通，確認其安全庫存僅需11件即可。

通過與索拉透平公司協同工作，已將其15，637條配件數據縮減至7，292條，縮減比例達53.3%。可大幅降低此類配件庫存及資金占壓。

作者簡介：

高鵬（1991.3—），男，物資標準化工程師，2013年畢業于天津理工大學物流管理專業，獲學士學位，目前在中海油能源物流有限公司主要從事物資標準及數據管理工作。