數字轉型背景下高校電子文件管理工作創新型研究

張寶愛

摘 要：隨著信息化技術的不斷更新與完善，數字技術以閃電之勢滲透并融入到高校事業發展的各項工作中，高校電子文件管理工作在學校教育發展、行政管理、構建歷史記憶及提供情報決策等方面扮演重要角色。在數字轉型大勢背景之下，本文通過概括闡述高校電子文件管理的重要意義、電子文件管理工作中存在的諸多不足及具有建設性的創新型對策等，以此加強電子文件管理工作質量，從而促進高校電子文件工作的發展。

關鍵詞：數字轉型;高校檔案;電子文件;檔案工作

隨著信息革命浪潮的不斷席卷，數字轉型已悄無聲息地發生在高校各項工作之中，電子文件作為高校教學、科研、行政等工作中形成的管理痕跡，在學校教育發展、行政管理、構建歷史記憶及提供情報決策等方面都扮演很重要的角色。高等學校作為國民教育的中堅和培養高層次人才的基地，不論是響應國家十三五規劃中明確提出的信息化建設綱要，還是提高辦學質量，都要加強對電子文件的管理工作。以信息化不斷深入為基礎，依托數字轉型契機，創新工作方式、轉變工作思維，從質上改變電子文件管理現狀。

一、高校電子文件管理工作的重要意義

1.數字轉型已是文件管理的主流形式。國家檔案事業十三五規劃中明確提出，今后檔案管理工作要加速信息化、數據化與數字化。中國人民大學信息管理學院馮惠玲教授在其著作《全球范圍內文件管理的數字轉型》中寫道：在國內外研究范圍中數字轉型的發展趨勢已在檔案管理與文件管理中推行開來，這是發展的大方向、大趨勢。面對新形勢，我們要整體調整、協調方案、共同努力，積極應對電子文件管理中的新問題，針對海量文件激增、電子文件載體更新快、永久讀取與保存等情況，找到創新的應對策略。

隨著互聯網絡技術飛速發展，我國信息化進程不斷建設更新、完善，信息化工程在我國政治經濟文化科學技術等領域作用日趨凸顯，為此國家在上世紀90年代啟動了一批信息化國字頭工程。由國家相關部委牽頭，建立完善信息化相關制度規范，成立專門領導小組，并制定了《2006-2020年國家信息化發展規劃》，同時在近幾次國家五年規劃中信息化均有重筆提及。各方面都可以看出我國信息化、數字化轉型已在穩步進行之中，數字轉型所涉及諸多領域，教育醫療衛生交通民生電子政務等等，使業務更加便利快捷。因此，對各個單位的檔案文件的電子化高效、科學性管理顯得尤為重要，且是迫在眉睫。

2.電子文件管理制度漸次制度化、體系化。我國關于電子文件管理的理論與實踐雙方面研究已長達20年之久，可以說是同我國信息化建設一同發展起來的。電子文件管理工作在各行各業中生根發芽之際，國家也對應出臺、頒布了相關的管理規定與制度規范，這些政策規章對電子文件管理工作起到指導與引領作用。2003年7月由國家檔案局頒布了《電子公文歸檔管理暫行辦法》、同年國辦也對應頒布了《電子公文傳輸管理辦法》，2009年中辦國辦聯合發文《電子文件管理暫行辦法》。與此同時，還有行業規范、領域規范等，教育部聯合國家檔案局發布了《高等學校檔案管理辦法》、2016年國家標準《電子文件歸檔與電子文件檔案管理規范》。以上這些規章標準對于電子文件管理均都起到積極指導作用，也是電子文件管理工作的重要參考依據。

3.教育信息化、數據化以電子文件作為管理基礎與單元。隨著我國教育進入到一個新的時期、階段，教育信息化已成為教育事業發展過程中的一個成果，并且教育信息化也是當前整個社會信息化建設的重點模板與部分。在十三五規劃中教育現代化、創新型的建設之路上教育信息化作為核心動能起著巨大作用，信息化與數據化、智能化都是以電子文件作為管理基礎與單元。國家層面上，教育部于2016年下半年發布了《教育信息化十三五規劃綱要》，這是在教育部四年前發布教育信息化十年發展規劃（2011-2020）后，又一次對教育信息化建設工作做出戰略部署。從深層來講，提高教育信息化有助于提升學校教學質量、行政效率及服務滿意度等，這也是提升學校教務部門教學治理能力的一種創新手段。將教學內容與信息化技術創新性合二為一融合起來，既是對傳統教學工作的革新，也是帶動學生學習、吸收知識的轉變，更是以學生為中心的重要舉措。電子文件作為教育信息化、數據化的基礎與單元，要加強對它的管理，使電子文件管理工作真正成為教育信息化事業的厚實地基。

二、高校電子文件管理工作中存在的諸多不足

1.高校電子文件管理體制不健全、不完善。當前我國各省市高校在處理紙質載體檔案時的方法一般是集中統一管理，對應管理線路大多圍繞是業務部門（學院）——機構檔案室——單位檔案館。現在我們所實行的《中華人民共和國檔案法》中明確提出：務必要按照規章辦法，對有價值需要歸檔的材料如期保質的進行歸檔工作，集中統一進行管理，不能因各種原因將材料據己占有。紙質載體的檔案管理是嚴格按照文件生命周期理論的發展順序進行的，其檔案信息、載體是密切聯系，緊密合一，很難出現對檔案信息的失控管理。在網絡環境下，電子文件的管理有別于紙質載體，最顯著的則是檔案信息與載體的可分離性。這種可分離性就是使電子文件管理易產生失控情況，流轉去向、永久保存與讀取等問題。目前，我國的檔案工作實行雙套制管理，所以檔案人員更多關注在紙質檔案上，則對電子文件管理態度就稍顯“不重視”。網絡環境的便捷，也會對檔案管理有一定好處，網絡平臺的資源共享與共建，可以消除不必要的繁瑣程度，高效實現查借閱利用。而一些處于遠離教學科研業務等邊緣部門，電子文件管理歸檔工作就會滯緩、怠慢，電子文件的管理就會力不從心。載體與檔案信息的可分離性造成的如何管理、誰來管理等問題，是當前高校面臨電子文件管理工作的最大難度。

2.高校電子文件管理工作的機制不配套、不成體系化。電子文件的生命周期如同紙質載體檔案一樣，從形成到銷毀環節或者存入檔案館永久保存這樣一個過程。電子文件的生命軌跡大體會經過三個信息系統：部門單位產生電子文件，進行事業性處理的業務系統;對所產生的電子文件進行捕捉和管理的電子文件系統;后期進行維護、運營及利用電子文件的檔案數字智能系統這三個系統。以上三個系統基本上是各大高校進行電子文件管理的模型，但也不能適應全部學校。從電子文件流轉在三個系統之間，便可以看出電子文件形成于多部門（機構）、多業務領域行業均有涉及、跨越周期非定量耗時長等特點。

三、改善高校電子文件管理現狀的創新性意見

1.打好基礎 提升規范化水平。對于電子文件的長期良性管理是基于在concept、technology、manage這三個維度下的合作與結合。電子文件的管理環境中concept（概念）的規范化會使各類電子文件術語達成共識，減少不必要的內耗;technology（技術）的規范化使的各個系統及子系統上對接0緩沖，提升操作性;manage（管理）的規范化使電子文件形成人員、檔案管理人員在操作及管理上都按規定細則規范行事，提升工作效率與質量。電子文件的規范化管理水平，對于高校電子文件長久、穩定、良性發展起著至關重要的作用。

高校應將電子文件管理工作納入至全校工作總體布局之中，從根本上做好基礎性工作，充分明確出檔案館是電子文件的最終歸宿地。在職責劃分上，要明確信息化部門、檔案機構及電子文件形成業務部門的職責。同時，還要制定出電子文件相關規章辦法，打好規章制度的基礎性工作。制定出如：《高校電子文件管理工作辦法（試行）》、《高校電子文件歸檔實施細則及規范》等標準，為做好高校電子文件管理工作起到引領、導航這樣的作用。

2.漸次發展 由點至面來尋求破局。高校電子文件管理工作涉及部門廣、領域繁多、流轉周期較為長久等諸多特點，同時電子文件的管理是從頂層涉及的制度規范到具體實施中的技術手段到最終協調溝通眾多部門，這些都可以看出高校電子文件管理工作的一項極具系統性的工程。當前互聯網絡飛速發展，從其便利性與普及型來看，電子文件的適用性是具有長久、可持續性的，電子文件管理工作也會應時代的發展隨時發生著變化。因此，高校電子文件管理工作要漸次發展，穩中謀發展。

電子文件的形成部門涉及面較多、廣，如若從全校進行高校文件管理工作的改革，抓全面容易造成問題過多難以為繼的局面。矛盾分主次，主次中分先后。高校檔案部門可以以學校某幾個部門為試點，從教務部門、科研機構及黨校辦為開端進行試運行。由點至面來尋求全局、全校的電子文件管理工作發展。

3.穩中求進 加強人才隊伍搭建。高校電子文件管理工作是一項長久且系統性的工作，不僅僅是涉及管理、溝通、協調，更有技術、科研等需要解決，這些便需要一個強大的人才隊伍來進行支撐。高校辦公系統的業務流與電子文件系統中的信息流如何無縫銜接，電子文件所面臨的國際性問題永久保存與讀取、真實可靠性問題，電子文件承載信息的載體的使用壽命及電子文件管理環境等這些都需要一支強大團隊來進行管理。同時，可以鼓勵高校檔案工作人員以電子文件工作為契機進行科研立項，借助教育科研等資源優勢，一定程度上也會助推電子文件管理工作的進展。

四、結束語

互聯網絡技術悄然生風，各行各業都在“互聯網+”的背景下愈發壯大浩然。今日今時我們身處于大數據的信息洪流之中，電子文件已與我們密切聯系，高校電子文件在學校教學科研行政工作、社會記憶構建中都扮有重要角色。加強電子文件的管理已不是某一個學校、某一個行業領域的事情，已然發展成為全社會的任務。對高校電子文件管理體制機制的健全完善、人才梯隊的建設及有力技術保障，定會使高校電子文件管理工作更加科學且高效。

參考文獻：

[1]陳 香，吳佩嘉.數字轉型背景下高校電子文件管理之思考[J].檔案時空，2017（10）.

[2]陳偉斌.協同管理視角下高校電子文件管理研究[J].浙江檔案，2017（3）.

[3]劉越男.融合之路：中國電子文件管理的體制和機制[J].檔案學通訊，2009

[4]李春蘭.試論旅游檔案信息資源的開發與利用[J].蘭臺世界，2009（20）.