城建檔案管理數字化問題的思考

摘 要：城建檔案作為一種重要的信息資源，既記錄著城市建設的技術成果也是重要的公共服務信息。隨著時代發展和技術的進步，城建檔案工作如何運用現代信息技術實現數字化，最大限度地發揮其特有的功能和效益成為一個值得思考的問題。本文論述了城建檔案管理數字化的意義、城建檔案管理數字化建設的主要內容、城建檔案管理數字化工作存在的問題以及提升城建檔案管理數字化建設的路徑，以期為我國城建檔案管理數字化建設提供思路與借鑒。

關鍵詞：城建檔案;管理;數字化

城建檔案作為檔案管理的一個重要組成部分，其檔案的參考價值、記錄價值和利用價值也日益重要。而利用信息技術，對城建檔案進行數字化管理則能夠有效地解決這些難題，對于提高城建檔案管理水平和促進城建檔案事業發展都有著重要意義。

一、城建檔案管理數字化的意義

1.檔案數字化技術進步的必然結果。隨著信息技術的發展，互聯網+、物聯網、移動終端、大數據等越來越普及，這些技術為檔案管理數字化提供了非常便利的技術支撐，同時也對檔案管理提出了新的要求。信息化時代智能化管理及數字化管理非常普遍，原有的檔案管理模式既難以提升自我管理水平，也難以為其他部門和公眾提供精準、高效的服務，檔案的功能也難以充分發揮。可以說，不實現數字化管理，就難以適應新時代新要求，改變傳統檔案資源的處理方式勢在必行。

2.延長原始檔案資料的壽命。一個城市的發展短則數十年，長則上百年，涉及的城建資料種類也非常繁多繁雜。利用電子媒介等方式對相關檔案進行數字化處理，能夠極大的延長檔案的保存時間，同時也能做到無損備份，能夠有效的避免傳統檔案管理的一些常見問題，比如因翻閱造成檔案資料缺頁、褶皺、破損等。同時，檔案的數字化管理能夠實現隨時隨地查閱資料，也提升了檔案的使用效率。

3.提高經濟效益和社會效益。檔案的數字化管理能夠改變檔案的存儲機制，由紙質變成了電子媒介，不僅減少了存儲空間，也減少了保管、查詢、復制費用，大大減少了人力財力物力的浪費。同時檔案管理的數字化通過大數據可以即時提供準確、詳盡的信息，為相關決策者和使用者提供優質、高效、便捷的服務。

4.增強城建檔案管理工作的社會影響力。檔案數字化通過信息技術，實現隨時隨地提供準確、權威、及時的檔案信息，突破了時間和地域的限制，減少了傳統方式查詢紙質檔案的繁瑣步驟和程序，利用移動終端等智能設備就實現了檔案信息的共享，破除了原有的查詢門檻，使之成為一個全民參與、社會共享的事業，極大的增強了檔案管理工作的社會影響力。

二、城建檔案管理數字化建設的內容

城建檔案的數字化管理主要是通過建設數字檔案館的方式來實現。對于一個城市來說，除了建設功能齊全、設施完善、安全保密、節能環保、服務便捷、經濟實用的數字檔案館之外，還要建立一個具有科學化、規范化、專業化、特色化的數字化管理體系。將城建檔案的基礎數據庫、重點數據庫、綜合數據庫、聲像數據庫等進行資源的整合，使得現存數據庫之間實現信息、資源的聯結和共享，由此可以實現對數據庫應用性的擴大與延伸，對日后收集、整理、保管、利用、管理、統計、查閱城建檔案提供更大的便捷，進而可以更加準確、高效地為城市建設與規劃提供專業性服務，也便于社會各界的利用。

在具體的工作中，城建檔案管理的數字化包含三個步驟：首先要對檔案資料進行接收，并確保檔案資料齊全、完整、準確、規范。在接收時要將成果與資料加以分類、整理、存儲、歸檔。其次是要對檔案資料進行備份。這個環節的設計是為了將數據安全存儲，確保檔案材料的安全與完整。最后是對成果資料的借閱和利用。檔案管理者需要按照國家的相關法律法規執行對城建檔案和材料的查詢、分發、借閱和管理。

在進行檔案管理數字化的工作中，要特別注意幾個關鍵性內容。首先，基礎設施建設是城建檔案數字化管理的必要前提，除按照《檔案館建筑設計規范》和《檔案館建設標準》建設“五位一體”的國家綜合檔案館外，還要對城建檔案的網絡管控、信息傳輸工具等進行建設。其次，城建檔案信息的存儲要規范化、標準化、科學化。圖片資料、文字材料、影像記錄等，都要按照相應的標準進行建檔、歸檔。最后，信息系統的建設與維護工作。信息系統用來承載城建檔案數字化管理的信息錄入、處理、保存以及提取等。因此，它是整個數字化管理的核心部分。信息系統的良好運行是保障城建檔案信息化有序進行的重要方面。所以，在工作中要注重加強對信息系統的檢查與維護工作，這將為提升檔案管理數字化水平和檔案工作的科學化、規范化、信息化、法治化水平提供支持與保障。

在日后的工作中，城建檔案數字化的創新性工作則體現在以下兩個方面：一是城建檔案的數字化與城市空間地理信息系統相融合。就目前來說，盡管很多地方沒有實現這一目標，但是這將是今后城建檔案數字化管理的趨勢。可以運用虛擬仿真、三維、“3S”（遙感RS、衛星定位GPS、地理信息系統GIS）等技術將城市空間地理信息引入到檔案管理之中，旨在將其與各個數據庫實現銜接，為更好的利用城建檔案提供新的思路和方法。二是推進城建檔案信息交換中心的建設。將城建檔案進行數字化管理不僅是為了實現科學合理的存放檔案，更是為了更多更有效的利用，讓檔案發揮更大的價值，發揮應有的功能。檔案信息交換中心則是將城市建設檔案的信息資源進行綜合開發利用，將其與相關的辦公部門實現數據的互聯互通、跨平臺共享，為城市建設和經濟社會發展提供豐富多樣的精準服務。

三、城建檔案管理數字化工作存在的問題

1.對城建檔案管理信息化的認知不足。對于將檔案進行數字化管理，很多人就簡單的理解為將紙質版檔案的資料運用計算機和網絡轉化為電子版資料，還有城市對城建檔案的數字化工作重視程度明顯不足，缺乏頂層的設計規劃。這些認識上的不足問題，使得目前的城建檔案數字化管理工作出現層次深淺不一的局面，仍停留在以往的對城建檔案管理的模式之下。因而，對城建檔案管理方法的科學性有待挖掘。與此同時，對于檔案工作中的安全意識也有待提升，城市建設的資料信息有些屬于保密范疇，在進行數字化的過程中，需要防止重要信息泄露的問題。

2.數據查詢服務有待進一步完善。在城建檔案數字化管理內容中，方便對數據的查詢服務也是一項重要內容，科學完善的數據查詢服務體現著該城市城建檔案數字化工作的推進水平。目前來說，很多城市的城建檔案數字化的作用大多停留在部門內部，對更多有需要的部門與個人的開放程度不足，由此對檔案數字化的利用程度也有限，這些都限制了檔案數字化服務平臺的功能和作用。需要在以后的工作中，加強對城建檔案數字化平臺的使用和推廣，發揮大數據的優勢。

3.檔案管理者的綜合素質有待提升。目前，城建黨案數字化管理工作仍處在初級階段，很多部門的缺少專門對檔案數字化管理的負責人員。檔案數字化管理員大多采用將原有從事檔案管理工作的工作人員直接轉化過來，這種方式則需要政府部門針對這些人員進行專門的培訓。只有這些人員對數字化檔案管理的方式方法有了清晰的認識基礎上，才有可能做好城建檔案的數字化管理工作。除了培訓原有檔案管理工作人員外，建設一支專業的、高水平的檔案數字化管理人才隊伍同樣是十分必要的。

四、提升城建檔案管理數字化建設的路徑

1.提高網絡安全意識。城建檔案的數字化能夠及時準確的反映出城市建設的方方面面，能夠有效的為行業發展、學術研究、領導決策、經濟社會發展等提供服務，也能極大的提高城建檔案管理的社會影響，充分發揮城建檔案的功能和作用。萬維網作為開放共享的平臺，城建檔案等相關信息會被大量互聯網用戶進行訪問和查詢。假如儲存相關信息的服務器被計算機病毒感染或是遭黑客攻擊，內容被篡改，不僅會影響該單位的形象，也會直接損害其經濟利益，更會極大地影響政府的公信力。因此，要高度重視網絡信息安全，建設可靠的網絡安全技術系統，推進數字檔案資源體系、利用體系、安全體系建設，提高工作人員的安全防范意識，培養面對突發事件的應急能力，實現檔案管理信息化、檔案資源數字化、檔案服務網絡化、安全保障多元化的檔案管理新模式。

2.強化完善管理機制。將數字化系統進行標準化的管理機制建設，可以更好地滿足城建檔案信息化管理多方面的需求。一方面要加強運用科學技術發展、電子科技創新的優秀成果，提升信息化管理的科學性。另一方面也要注重對管理城建檔案信息化的多項硬件設施進行及時更新更換，時刻確保設備的性能良好，助力推動城建檔案管理數字化能力的不斷提升。此外，應建立相應的突發情況應急機制，當出現對各類信息資料丟失、順序雜亂等情況時，能夠及時有效的處理。這就要求在檔案管理工作中，要建立工作責任制度和責任追究制度，確保檔案管理的整個過程、每個環節、每件事項都有專人負責。在管理模式上，應注重創新舉措，在原有的經驗與管理模式的基礎上進行創新，提升管理能力與管理水平，不斷健全完善城建檔案數字化管理機制，確保城建檔案管理數字化工作的完善和發展，真正完成城建檔案對歷史負責、為現實服務、替未來著想的使命擔當。

3.注重提升從業人員素質。城建檔案的數字化管理對工作人員的素質要求是多方面的，既要有工程方面的城市建設知識，也要有專業的檔案管理知識，還要有相應的計算機和互聯網知識等，同時檔案管理人員還需要有較好的服務意識和責任擔當。要把城建檔案從業人員的信息化素質放在最重要的位置。通過培訓講解、線上線下、參觀考察、專業輔導、個人自學等多種方式來培養一支具有開拓性、適應性、互補性的懂城建、懂檔案、懂現代化技術的高素質城建檔案人才隊伍。同時要通過學術交流、各類論壇和講座等方式及時向員工介紹前沿科技發展情況、新的技術手段的運用情況、新的管理理念普及情況等，提高領導和業務人員的管理水平。

參考文獻：

[1]白建峰.城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].江西建材，2014（3）.

作者簡介：張新揆（1967-），女，中共黨員，中級職稱，學歷：大學本科，籍貫：山東泰安岱岳區，現任中共泰安市岱岳區委黨史研究中心（區地方史志研究中心、區檔案館）副主任（副館長），主要研究方向是檔案與經濟發展的關系以及檔案在經濟發展中的意義和作用。