檔案實體管理中射頻識別（RFID）技術的應用研究

韋宇珉

摘 要：伴隨檔案事業的發展及持續推進，接收入館保管的檔案數量和種類等不斷增加，對于檔案實體管理工作的要求也越來越高。基于此，如何運用先進的信息技術優化檔案實體管理值得檔案工作者進行深入思考。無線射頻識別技術（RFID）作為應用于檔案實體管理的一項新技術，在檔案實體管理特別是檔案安全管理中的應用具有重要現實意義，本文主要就檔案實體管理中RFID技術的應用做一分析。

關鍵詞：檔案事業;檔案實體管理;先進信息技術;無線射頻識別技術;檔案系統

一、檔案實體管理的困境

1.檔案實體管理的傳統模式

在信息化時代背景下，伴隨社會經濟水平發展，市場經濟活動頻繁，信息量迅速膨脹，我國檔案事業的發展突飛猛進，按規定需要接收到各級檔案部門保管的檔案數量激增，檔案種類也日趨多元化、多樣化。檔案是以制成材料為載體的，檔案信息的載體形式和信息內容的記錄方式決定了檔案形式多種多樣，包括文件、簿冊、圖紙、照片、影片、錄音帶、錄象帶、光盤等形式。雖然檔案數字化加工可以將檔案實體記載的內容以電子檔案形式進行保存管理，但檔案實體本身的管理，如檔案實體在接收、整理、入庫、利用等各環節的流轉過程管理均依靠人工完成。這種管理模式的弊端在于，在檔案種類多，檔案量巨大的情況下，檔案實體的位置難以確定，很多時候需要工作人員借助扶梯等工具爬上爬下查找檔案，檔案出庫利用僅對出庫時間和事由進行簡單記錄，對檔案實體無法追蹤，難以確保檔案實體的安全。顯而易見，傳統的檔案實體管理模式效率很低，同時存在較大安全隱患，表現出檔案查找耗時耗力極不便利、檔案盤點模式不科學、對檔案出入庫管理不到位、難以對現有庫房容量進行合理的統籌分配使用等問題，隨著一些現代化信息技術與檔案實體管理工作的深度融合，傳統檔案實體的管理模式也漸漸退出歷史的舞臺。

2.檔案實體管理的現存困境

面臨大數據、云平臺、互聯網+、5G技術等迅速發展，數字檔案館建設逐漸成為檔案館未來發展的主要方向。經過多年的建設，檔案管理工作的信息化和智能化程度已達到一定水平。但檔案實體管理的準確性、安全性、便捷性等還有待進一步提升，特別是在現有在庫及日常新增檔案數量龐大的情況下，更加迫切需要一種高效、有序的檔案實體管理模式。除了上述問題，由于歷史原因和客觀條件限制，很多地方的檔案實體管理還存在辦公地點、庫房位置分散等問題，使得檔案實體接收、整理地點與庫房不在一個地點，需要進檔案實體的運輸，運輸途中存在較大檔案實體安全隱患。當前，雖然很多檔案管理部門安裝了視頻監控系統，但難免存在監控死角，由于人手和經費緊張，多是采取出問題后再調取監控視頻的做法，由于視頻保存期有限且自動化程度有限，所以安全保障作用不明確。對檔案實體的管理主要還是依靠人工監管，即便有規章制度和密碼門禁，但是人員工作行為更多的是依靠其自覺性，在缺少系統記錄的情況下，容易出現管理漏洞。一旦出現問題則難以明確責任人、追責困難。有的檔案實體管理采用“檔號+條形碼”的模式，為庫存檔案管理和利用作出了巨大貢獻，但標簽容量較小，僅能進行近距離操作，且存在條形碼易磨損的問題，使用壽命較短。

二、檔案實體管理中融合射頻識別（RFID）技術的意義

1.RFID在檔案實體管理中應用的特點與優勢

射頻識別，RFID（Radio Frequency Identification）技術，又稱無線射頻識別技術，是一種非接觸式的通信技術。RFID的原理在于通過射頻信號實現對特定目標對象的自動識別并讀寫相關數據。當前檔案實體管理中存在的問題較多，在上文中已作詳細敘述，歸納起來主要是檔案實體在流轉及出入庫管理過程的精確定位問題，通俗來說就是需要準確掌握每卷檔案在哪個位置。與傳統檔案實體管理中應用的條形碼技術相比較，將RFID技術引入檔案實體管理具有防水、防磁、耐高溫等優勢，RFID標簽是檔案實體電子代碼的物理載體，其讀取距離更大、存儲容量較大，可進行數據加密、存儲信息更改等操作，在檔案實體查找、檔案上架位置調整、檔案實體出入庫管理、檔案實體防盜防丟失安全保障等方面有顯著的優越性，在提高檔案實體盤點效率、統計利用情況、實現檔案實體位置定位、工作人員工作場所追蹤和提高檔案實體高效利用方面的優勢明顯。

RFID技術應用于檔案實體管理的顯著特征在于其非接觸性、唯一性、信息容量大、穿透性、可批量識別、安全性、可重復使用和耐久性。RFID技術通過無線電識別讀取目標信息，無需進行機械或光學接觸。且每個電子標簽識別碼都是唯一的，與其對應的檔案實體也是唯一的。引入RFID技術后，粘貼于檔案實體上的電子標簽最大存儲容量為數兆字節，信息容量十分充裕。利用RFID無線電識別能夠穿透紙張、木材、塑料等，表現出一定的可穿透性。RFID技術能夠批量讀取并處理約20個電子標簽，實現對檔案實體的批量識別。RFID技術采用密碼防偽、軟件加密等方式更好的防止檔案實體的標簽內容泄密。RFID電子標簽中寫入的數據可反復擦除和更改，標簽功能不易被損壞，在一定程度上可節約管理成本。RFID電子標簽采用的封閉式包裝，不易受化學腐蝕或物理磨損等因素的影響，其一定的耐久性有利于使用在需長期保管的檔案實體上。

2.RFID應用于檔案實體管理的功能

RFID系統主要包括RFID電子標簽、射頻讀寫器、計算機通信網絡三部分。分別承擔數據存儲、讀寫、應用這幾項功能。RFID電子標簽能夠自動記錄檔案實體的入庫時間、出庫時間、修改時間等，確保檔案實體信息的完整。射頻讀寫器能夠在RFID電子標簽內寫入檔案實體的檔案類型、檔案編號、保管期限等不可擦除的一般信息，還能寫入檔案實體的存放位置、利用情況、流轉情況等可以更改的信息。射頻讀寫器自動識別RFID電子標簽內的信息后再通過計算機通信網絡傳入后臺數據庫中，方便檔案管理人員進行檔案資料的查閱與統計。

三、檔案實體管理中融合射頻識別（RFID）技術的方式

檔案實體管理與RFID技術的深度融合：

1.在調研檔案實體管理現存問題的基礎上，針對檔案實體管理的實際情況，引入RFID技術。

2.需要完成多協議射頻讀寫器的研制與RFID電子標簽的采購，了解電子標簽的功率、識別效果、放置方向、位置等，并進行測試。

3.需要對讀卡器的天線大小和增益進行分析，分析適用于識別檔案實體安全的標簽、天線。

4.需要重點研究RFID電子標簽的識別數量及標簽與控制軟件數據通信速率存在的關系，優化控制軟件數據庫的通信模塊，增加RFID電子標簽批量識別的數量。

5.需要優化讀卡器性能，解決RFID設備軟硬件設備兼容性低的問題，減少RFID設備與材料成本。

6.需要對數據庫結構進行調整，增加檔案實體表參數、標簽對應參數，優化庫存盤點算法、數據導入導出方法、檔案綜合業務軟件結構的功能。

7.完成RFID的配套技術，改進RFID技術用于檔案實體管理系統的流程，更好滿足檔案實體在庫盤點、流轉、安全防護等方面的需要。

在實際應用RFID技術的過程中，應對檔案庫房進行智能化改造，安裝與RFID技術相配套的、與外系統連接的軟件，明確出入庫的檔案實體與記錄數據的同步基站，配備顯示前臺工作指令、指示檔案實體流轉情況的庫房顯示系統及用于檔案實體、工作人員出入庫管理的門禁系統等軟硬件設備。鑒于RFID電子標簽的成本較高，RFID技術的大規模應用時可考慮與條形碼技術相結合，以降低成本，在提高效率與降低成本間找到較合適的平衡點。

四、結束語

檔案實體管理是檔案管理工作中的基礎環節和重要內容，隨著信息時代的到來，面對新時期的新要求，盡管檔案實體管理在新形勢下面臨諸多新問題，但先進現代化信息技術的引入為檔案實體管理的優化帶來了更多途徑和可能。相信在更多檔案工作者的努力下，檔案實體管理會不斷朝著制度健全、保管有序、技術有力的數字化建設方向發展，逐步實現檔案實體管理的科學化與規范化。在檔案實體管理中引入非接觸式自動化識別的RFID技術，一方面完善了檔案實體管理的框架，另一方面優化了檔案實體管理的流程，對于打造高效有序、性價比適宜、低安全隱患的檔案實體管理模式具有較強的理論意義和實踐意義。但值得注意的是RFID技術尚存在一定的局限性，如物理特性制約、識別環境限制、隱私安全侵害等，需要根據實際情況不斷對RFID技術與檔案實體管理的深度融合進行優化、創新，更有效的解決傳統技術難題，改進完善檔案實體管理中存在的不足，實現檔案實體管理全過程的精細化、自動化、數字化、智能化。

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