深圳氣派科技股份有限公司跟單業務中存在的問題及其解決方案

摘 要：跟單就是跟蹤貨物的整個生產流程直到交貨為止中間的所有操作環節，一旦跟單流程中出現問題就會導致生產流程滯待貨期延長影響公司客戶資源。本文以調研公司即深圳氣派電子科技股份有限公司為例，分析該公司跟單業務中存在的問題以及提出相應的解決方案，以促使跟單業務的順利進行，使該公司在同行跟單業務競爭中取得優勢。

關鍵詞：跟單業務;存在問題;解決方案

1.跟單業務中存在的問題

1.1與客戶溝通不良，客戶經常修改訂單

訂單是企業采購部門向原材料、芯片、晶圓入庫等的供應商發出的訂貨單，亦是一筆交易的基礎。因此，訂單一旦簽訂，一般不會更改，由于氣派公司業務的擴展，新客戶也就接踵而至，對于貨物的出貨量也就沒有十分的把握，經常會出現更改訂單的現象造成生產緩慢延期交貨的問題使得客戶更改訂單信息，修改封裝測試達到出貨速度快的問題。跟單訂單一旦更改會引起在塑封中的產品流通慢造成生產流程滯帶，現在訂單處理優化的瓶頸集中于客戶下單習慣問題上。

例子一：客戶下單已經固定的封裝形式以訂單形式為準已安排生產要求改變封裝形式及配線圖，要確認到訂單的每個細節。下了單再改在這個上面操作量非常大，對下單員的工作效率也是很大的浪費，從而導致跟單業務進度緩慢。

例子二：2015年4月20號一大早，supply chain planning經理走到了助理辦公室Simon不像平時那樣溫文爾雅，面帶微笑而是開門見山直奔主題，這一單客戶很急，用到的原材料圓心數只有10個而客戶下的訂單圓心數只有8個。可是采購人員說這是原材料要求只有1000個少于MOQ，劃片廠不會給予劃片，也就是說不能不能進行加工封裝生產，訂單數量與實際數量不一致。這是一家很有潛力的客戶有可能成為我們最大的客戶之一，這一單如果砸了會影響日后的生意這種情況就需跟單員業務員要與客戶及時的溝通才能確保訂單無誤，公司原則是產品做到客戶滿意為第一。

1.2對海外客戶市場缺乏調查

目前公司的客戶主要是在內陸、臺灣、韓國等國家的客戶這些國外市場各有千秋，公司沒有擺好正確的態度來面對不同市場。

例子三：客戶對產品的質量要求嚴格要求要有CE認證，試產量少造成公司的運輸成本增加。公司沒有對不同市場客戶進行調查，而且業務員沒有正確的應對態度，導致海外的訂單不敢接，影響公司的業務量，進而影響公司的發展。國內市場半導體制造業客戶資源較多競爭激烈，為加強公司業務發展，需擴大海外客戶資源。首先就需要對海外市場客戶源做一個調查研究，如何去開發海外客戶。

1.3業務員缺乏系統的專業知識

對于崗位知識缺乏的員工，解決辦法的核心就是培訓，假設花大量時間針對個人搞培訓的話勢必浪費不少工作時間，那么如何在不耽誤工作，并且能夠起到培訓提高的作用呢？舉一個部門實例工作說明。

例子四：公司內部職員IQC去年從質檢部調入到銷售部原來從事產品核驗工作，會基本的制圖編排軟件。進入銷售部后安排她下訂單、跟蹤客戶、芯片外發，在芯片外發過程中必然遇到很多問題。例如：半導體的封裝形式要根據減薄厚度才能填寫，剛開始無從下手那么就從觀察到你的芯片外發大小的諸多問題，有問題就要提出馬上解決并且部門所有的同事都要為她解決問題。這一步解決了剛上手的惶恐 可以繼續做下一步，要做到熟能生巧，這個過程要比從不知道到知道的過程要長得多。員工在了解大部分的基本技能之后開始浮躁情緒，出現對一些看似不重要的知識不感興趣，不屑一顧的態度是非專業表現。

2.解決方案

2.1提高溝通能力，及時給客戶反饋訂單信息

對于例一和例二的問題，筆者提出以下解決方法：首先跟單員要及時與客戶溝通，記錄客戶更改訂單的內容并得到客戶的確認。

其次，要采取相應的措施和對策，加快生產速度或維持正常的生產速度。訂單跟進過程中，業務人員需養成及時溝通的習慣，把生產過程中遇到問題和生產進度向客戶報告，客戶發出的信息得到及時反饋，這樣才可以讓客戶放心。

2.2加強對國外市場客戶的調研

對例三的問題，筆者提出兩點解決方法：第一，文案調查法即：搜集海外電子產品企業關于發貨單、 訂貨單、原材料、銷售記錄等業務資料來了解電子產品市場銷售狀況。

第二，為加強對國外市場客戶的調研，還可以通過以下渠道拓展海外客戶。首先，提高產品封裝測試質量，投資阿里平臺尋求更多的業務量。其次，參加展會展示公司形象，擴大外貿平臺增加業務量。再次，分析競爭對手的產銷狀況，能使自己的產品更好的適應國際競爭力。最后，根據海外狀況調整外貿業務部的人員安排和組織結構，適應海外發展。

2.3加強員工業務跟單培訓，提高跟單專業知識水平

針對例子四中的問題，筆者提出如下四點解決方法：第一，建立有效的職工崗位成才機制，企業可以采用一定的手段和措施激勵工作人員學知識，學技能，并為其提供學習和鍛煉的機會，創造良好的學習。

第二，企業應推進在職人員的技能提升為在職人員制定出一套系統的、全面的學習計劃跟人員需要具有實踐技能，熟悉企業產品和相關工藝。

第三，企業可以選拔一部分優秀員工進行培養鼓勵那些工藝水品高的外貿從業人員向跟單人才方向發展。

第四，對于通過在學習達到跟單技能水平的員工，企業應優先聘用這些人員作為企業跟單員，并提高其待遇水平，激勵他們以更高的積極性和責任心為企業服務。

3.總結

綜上所述，本文主要闡述了深圳氣派科技股份有限公司跟單業務中存在的與客戶溝通不良，客戶修改訂單、對海外客戶市場缺乏調查研究、業務員缺乏系統的專業知識的問題，提出了需提高溝通能力及時給客戶反饋訂單信息、加強對國外客戶市場的調研，加強員工業務跟單培訓這三種解決方案，希望能提高本公司跟單業務質量，增加客戶資源，促使本公司的業務能朝更好的方向發展。

參考文獻

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作者簡介：

鐘蓮英，湖南現代物流職業技術學院講師。