電力企業會計檔案電子化管理研究

桂立振

摘 要：檔案能夠反映一個單位或企業的全局發展歷史，而會計檔案作為企業檔案的重要組成部分，承載著企業成本支出，收入分配等具體財務管理狀況，對企業確定發展戰略目標，謀劃工作思路，編制預算決算，開展審計評估具有不可替代的作用;高質量的會計檔案管理同樣能夠反映一個單位的工作態度和精神風貌。近年來，國內國際內外部形式日趨嚴峻，審計巡視巡察越來越深入細致，對電力企業會計檔案管理水平提出了更高的要求。

關鍵詞：會計檔案;電子化管理;電力企業

一、主要背景

隨著社會不斷進步、信息化技術得以在各行業迅速發展應用，極大地提高的工作質量和效率。然而，作為企業財務管理的重要資產，會計檔案由于其自身的特點在多數機構依舊保持著紙質管理的原始狀態，企業大都僅保留“一套賬本”，不僅其安全性問題不容忽視，會計檔案發揮的效力也很有限。滯后的管理理念與企業快速發展的新形勢和新要求極不適應，嚴重影響企業的全面健康發展。

二、存在的主要問題及分析

1.會計檔案電子化管理制度體系不健全

由財政部、國家檔案局令第79號發布，2016年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）是各企業實施會計檔案管理的指導性文件。然而電力企業結合實際，依據該《辦法》僅制定了會計檔案整理規范的通用性制度，并未針對電子會計檔案管理規定更為細致的工作規范，會計檔案電子化實踐缺少較為系統性的指導意見和操作規程。

2.會計檔案電子化管理認識不夠

《辦法》第三條“會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案?！泵鞔_了電子會計資料是形成會計檔案的重要部分;第七、八、九條進一步說明了電子檔案形成方式和鑒定、保管要求，明確了電子會計檔案的重要地位。

然而，由于現行的會計檔案管理勉強能夠滿足企業管理的需要，檔案管理者缺乏創新精神，會計檔案的電子化就得不到足夠的重視;再者，會計檔案電子化探索必然帶來一定的安全風險，包括檔案泄密、篡改、損毀或丟失等，多數企業管理者就不必要或不愿承擔由此帶來的后果，這也間接導致了會計檔案電子化管理進程緩慢。

3.檔案管理基礎業務建設落后

檔案管理重視程度不夠必然帶來檔案基礎業務建設的落后。一是檔案設施設備問題，很多企業以然存在著檔案庫房老舊，檔案庫房無法完全滿足檔案庫房建設標準;檔案管理人員素質參差不齊，年齡普遍較大，學歷偏低，缺乏檔案管理和信息化技術的專業知識儲備，無法適應檔案管理工作更新升級的需要;檔案管理信息系統建設遲滯，資金和設備投入不夠，缺乏檔案管理信息系統的專業人才和培訓機構，或電子化管理平臺形同虛設，無法發揮其應有的作用，阻礙了企業信息化管理水平提升。

三、會計檔案電子化管理研究

1.建立會計檔案電子化管理制度體系

推動會計檔案電子化管理，首先要做到有據可依，就是建立一套規范有序，涵蓋檔案收集、鑒定、整理、歸檔、查詢利用、銷毀一系列流程、全生命周期管理的制度體系。進一步落實電子檔案管理工作責任制，明確各流程檔案管理人員的職責和工作要求，指導檔案工作具體開展，實現全生命周期電子化管理;同時，注重電子與紙質檔案管理同向發力，共同保障企業財務健康。

2.完善檔案設施設備建設

按照國家檔案館建設要求，推進建設標準化檔案用房，從根本上保證檔案的安全性和檔案人員工作環境。確保合理的經費投入，購置完善檔案工作設施設備，提高“出生”檔案的整體質量。建立信息化管理團隊，建設一套“跟得上”時代的信息系統，研究提升檔案管理系統的便利性、安全性和可靠性，實現檔案從收集到利用的一體化管理，提高檔案管理信息化水平。

3.提高檔案人員綜合水平

企業在選拔培養會計管理人員時，要注重專業素養和創新精神，要嚴把檔案工作入口關，不能把檔案管理人員視同圖書管理員角色，積極引進高層次專業會計檔案人才。能夠收集、整理、鑒定有價值的會計檔案是檔案從業人員的基本素養，要持續加強會計檔案人員培訓和再學習，鼓勵檔案管理人員積極進行專業技術創新，激發其創新爭先的工作熱情。同時，注重提升會計檔案管理人員的保密意識和信息系統學習使用能力，爭取建立一支政治素質優良、專業素質優秀的年輕檔案工作隊伍。

4.強化檔案宣傳，提高檔案利用效果

檔案工作的最終目標是利用，挖掘檔案的潛在價值是檔案工作者的工作任務，要建立科學合理的檔案編研與開發利用機制，使檔案室成為企業歷史的一面鏡子，為企業未來的發展提供一定的經驗借鑒。切實加強檔案宣傳，讓員工充分認識到檔案工作的重要性，樹立員工日常積累檔案資料的工作意識，積極建立專兼職宣傳隊伍，納入企業宣傳工作統一謀劃。

四、結語

本文對當前會計檔案管理現狀和電子化管理目標進行了分析討論，會計檔案的電子化管理必然跟著檔案管理工作的大潮流成為一種趨勢。然而，如何在會計檔案電子化管理過程中保證其保密性、安全性和完整性仍有許多工作有待進一步研究。

參考文獻

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