淺談信息時代事業單位檔案管理模式的創新

聶海霞

摘要：近年來，隨著我國信息科技的快速發展，事業單位檔案管理水平和能力逐漸提升，在保證事業單位高效、協調、有序運行過程中，檔案管理發揮了巨大的作用。在信息化時代下，如何更好的發揮出事業單位檔案管理的作用和價值，這將是本論文探討的核心。

關鍵詞：信息化;管理方法;安全措施;科學化

一、事業單位檔案管理的發展特點

隨著信息科技水平的不斷發展，尤其是互聯網時代下，檔案管理工作面臨著新機遇和新挑戰，事業單位檔案管理呈現出更多新的發展趨勢。通過歸納，目前我國事業單位檔案管理總體呈現出以下兩大特點。

一是檔案管理信息化。檔案管理呈現出信息化的特點，是目前事業單位檔案管理最顯著的特點。通過互聯網等先進的科技，檔案管理無紙化、信息集中化越來越凸顯。

二是檔案管理智能化。在信息科技的催化下，尤其是伴隨著一些新的信息檢索工具的研發，事業單位檔案管理在檢索、信息收集等諸多方面，越來越簡便，越來越呈現出智能化、便捷化的特點。

二、信息化條件下檔案管理存在的問題

1.檔案管理的信息化程度不高

隨著技術的進步和科技的發展，計算機網絡技術已經在各行各業得到了廣泛的利用，但是計算機水平的提高并沒有改變檔案管理手工操作的現象，無論是事業單位的領導人員還是檔案的專門管理人員都對檔案的信息管理系統的安全性和全面性存在懷疑。一些事業單位只是簡單的將個人的信息和檔案的目錄存放在電腦里以方便查閱，而檔案的檢索和最終的出借都還只是憑借手工操作，檔案管理的信息化水平整體不高。

2.信息化配套管理制度不健全

首先，信息化條件下的檔案格式不統一，沒有制定統一的、標準化的檔案格式，這使得單位內部不同部門的檔案格式不盡相同，甚至差異較大，不利于統一管理。其次，信息化條件下的文書檔案借閱管理制度不健全，部分單位文書檔案特別是電子文書檔案存在利用互聯網隨意傳遞等問題，這種傳遞沒有履行必要的審批手續，容易導致信息泄露。再次，信息化條件下文書檔案安全管理制度不健全，部分單位雖然有保存電子文檔的意圖，但只是簡單的存放在計算機設備中，而沒有建立安全管理制度。

三、信息化時代事業單位檔案管理的模式創新

1.夯實檔案工作基礎，加強規范化、信息化建設

夯實檔案工作基礎、加強規范化建設，是事業單位檔案工作的首要任務和重要環節。各部門在檔案管理工作中要明確職責，形成科學、系統和操作性強的檔案管理運行機制和良性格局，養成檔案工作的良好習慣。

信息化時代，檔案管理工作就必須要擁抱新技術，只有通過新技術來進行創新才能夠有效的提升檔案管理工作的水平。所以從未來的發展趨勢來看，檔案管理就必須要遵循信息化的集中管理模式并能夠通過互聯網實現跨平臺多部門合作管理和使用。這樣就能夠有效的提升檔案資料的利用效率，同時也能夠為人民群眾提供更好的服務。

2.完善檔案管理過程中的安全措施

信息化時代，有機遇也有挑戰。實施檔案管理信息化，雖然為事業單位發展提供了便利，但是由于網絡上存在很多不安全的因素，可能會導致檔案信息被泄露。檔案信息化建設過程中肯定會與網絡有緊密頻繁的聯系，但是在網絡安全方面還缺乏足夠的監督手段，一些涉及到國家、個人、工作等方面的秘密信息有被竊取的可能性，安全系數較低。

在實際的管理中，檔案管理人員一定要對可能發生的意外做好充分的準備，要利用計算機的加密功能對不同級別的檔案資料進行加密，以及對不同檔案進行使用權限的設置;對于檔案資料的利用與保密要做到一個合適的度，既要保證機密的安全也要方便操作和使用。

3.加強檔案管理手段和管理方法的現代化建設

科技的進步為各項管理工作帶來了便利，新時期檔案管理人員要利用計算機網絡來實現檔案收集、管理、利用上的改革，利用計算機輸入輸出設備及時的更新檔案信息，實現管理方法上的革新。此外，檔案管理人員要掌握相應的資料整理和處理技術，將原有紙張上的文字變為計算機網絡上的各種數據，實現紙質材料和網絡材料的并存。計算機網絡技術在檔案管理中的應用不僅實現了檔案資源的社會共享，還提高了事業單位人事檔案的管理效率和利用效率，保護了紙質檔案的完整性和準確性。

檔案管理的各種先進的技術手段、技術成果是檔案管理現代化水平的具體體現。先進技術手段的應用，需要將現代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理之中，實現檔案管理的專業化、自動化。

4.加強檔案管理標準化建設

在信息時代，信息的共享與網絡的溝通需要一系列的標準、規范來實現，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等。因此，我們要積極應用信息化軟件實現檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現代化，為迅速、準確和全方位的檔案信息服務奠定基礎，為事業單位提供方便、快捷的服務。

5.實現科學化檔案管理

隨著現代化設備和技術的發展，檔案管理使用現代化設備必不可少。科學化的檔案管理方法要使檔案信息管理自動化、檔案信息存儲數字化、檔案信息利用網絡化。運用計算機技術可以實現文書和檔案工作的全程自動化管理，其功能包括檔案信息的采集、處理、存儲、利用和數字管理全過程。計算機技術的使用使得檔案由紙質版向電子版轉化，計算機管理是檔案信息存儲數字化的前提條件。而互聯網的普及，使得檔案信息利用的網絡化成為了可能。

改變傳統的紙質檔案管理模式，轉變為現代的電子檔案模式，充分發揮計算機和網絡資源的優勢，利用計算機網絡進行檔案的收集、整理、保管、鑒定和統計等工作。實行文檔一體化管理，順應現代計算機網絡技術多媒體發展的趨勢。利用計算機網絡技術，把檔案管理工作做到細致化、精確化、現代化和高效化。

6.提高工作人員的技能和水平

建立檔案資料的信息化管理不僅需要現代化的設備，更需要一批高素質、網絡化人才來進行建設和管理。傳統管理模式已經不能再適應事業單位對檔案的利用和需求了，因此要改變傳統的檔案管理模式就必須提高檔案管理人員的技能和水平。首先，要讓他們樹立起職業道德和工作責任心，更新管理理念。此外，還需要對檔案管理人員進行專門的信息化、網絡化培訓，將他們的檔案管理能力和計算機知識相結合，由此建立一支高素質的網絡檔案管理人才，大大提高檔案管理的效率。

（作者單位：河北省石家莊市靈壽縣農業區劃委員會辦公室）