如何做好檔案信息資源的開發利用

孫志江

隨著科學技術的迅猛發展，檔案信息越來越被人們重視，檔案在各行各業的作用亦表現得越來越突出，對人類社會的進步與發展有著不可替代的作用。本著就如何開展檔案信息服務談幾點粗淺的認識。

一、充分開發利用檔案信息資源

檔案是人類社會活動、生產活動、科學實驗中形成的具有保存價值的真實歷史記錄，具有無可置辯的憑證作用。同時，檔案又是一種信息，是國家資源的重要組成部分，檔案信息與人們的各項社會活動同步發生，與日俱增，是取之不盡、用之不竭的信息源泉。但是，檔案信息隱藏在檔案材料中，其作用是潛在的。人們利用檔案信息不是靠自然形成的浩如煙海的原始實體就能做到的，而必須依據信息所具有的特性加以科學整理、加工，才能達到有效利用，更好地為社會服務。

1.?加大檔案宣傳力度，提高社會檔案意識。我國檔案工作一直處于半封閉狀態，檔案館被視作?“保密柜”，致使人們對檔案的作用了解太少，甚至根本不了解，大量的信息資源不能開發利用。因此，要提高檔案的宣傳意識，擴大檔案的社會影響。首先，要充分利用網絡、微信、報刊、電臺、電視臺等新聞媒體對檔案法以及檔案的作用進行廣泛的宣傳報道。其次，通過主辦專欄櫥窗、舉辦檔案展覽、開辦檔案陳列館等形式介紹本館的檔案內容，提高全民的檔案意識。

2.?優化館藏結構。檔案信息服務于社會的需要，在很大程度上取決于檔案結構的合理性。門類齊全、數量充足、內容豐富、材料珍貴是開發檔案信息資源、搞好利用服務的前提。由于歷史原因，檔案結構單一貧乏，直接影響了檔案信息資源的開發利用，無法適應當今高速發展的信息時代。因此，我們必須解放思想，更新觀念，改變過去只重視文書檔案的舊格局，擴大接收范圍。一是通過一定的途徑和方式將科技檔案、各種專業檔案、典型專業戶檔案、聲像檔案和實物檔案等接收進館。二是把散存在社會各個機關、部門、民間及流散在國外的檔案、材料盡可能多地接收進館;三是將具有地方特色的檔案、資料接收進館。由此形成一個由多種資源為特征的多元化信息庫。

3.改善服務體系，提高檔案利用率。在當今社會主義市場經濟條件下，信息市場逐步形成，打破了過去由檔案、圖書和情報部門壟斷文獻信息的局面，使檔案部門處于競爭環境之中。因此，我們必須改變過去的服務方式，提高服務意識，變被動為主動，不斷探討新形勢下檔案的利用規律，超前預測，跟蹤服務，對檔案工作進行大膽改革與嘗試。一是面向社會各界，向整個社會開放檔案，讓全體公民享有利用國家檔案的權利，從檔案中獲取信息，滿足利用者的需求。二是檔案工作人員要邁出檔案大門，進行廣泛的交流合作，加強館與館之間、館室之間、館與社會之間的業務合作，充分發揮各自的優勢，取長補短，共同發展。三是深入基層搞好社會調查，了解工作和生產等各項需要，參加課題攻關的咨詢服務，根據關鍵課題的需要和本館檔案內容，承擔一定的攻關項目，使出相應的研究成果或者為某項提供完整系統的數據與素材等，及時服務于社會。四是了解和學習外地的經驗和做法，開闊視野，豐富知識。

4.?搞好檔案資料的編研工作。檔案資料的編研工作是檔案信息服務的保證，是做好檔案信息服務有效途徑。編研檔案資料要以館檔案為主要對象，根據社會的需要，對檔案中儲存的大量信息進行有目的、有針對性的篩選，經過分析、研究、綜合、歸納、提煉、去粗、取精，將零散的原始的無組織的檔案信息集中起來，按一定的性質、特定的專題匯編成系統資料，使之成為有利用價值的檔案信息，為利用者服務。同時，要及時公布出版有關檔案材料，編輯出版檔案信息開發利用論著，加強檔案信息的傳播，這樣就會使?“死檔案”?變成活信息。

二.?實現檔案信息服務現代化

高科技的發展給檔案事業帶來了勃勃生機。先進的現代化設備在檔案工作領域的廣泛應用，為科學開發檔案信息資源創造了優越條件，既加快了檔案信息的傳播速度，又大大提高了工作質量和效益。因此說沒有現代化的技術、設備、手段應用于檔案信息開發，就談不上科學合理的檔案信息服務。

1、改變檔案工作者的管理理念。

檔案工作者面對信息化的時代要求，必須自覺地從傳統的實體管理向檔案信息化管理發展。檔案工作者將不再像以往那樣僅僅提供實體性的檔案服務和維護檔案的物質安全，他們要意識到自己的首要職責是以最高的效率給檔案利用者提供檔案信息服務。在檔案工作中，檔案工作者應把加工和完善館藏檔案，加速檔案數字化建設，以滿足檔案利用者的需求為工作的主動力。把檔案的利用率作為衡量自身工作成績的一個重要標準。同時檔案工作者應開放自己的工作，通過與其他相關部門的合作來推進檔案信息化的開發和利用，如實現檔案部門、電子文件形成部門和計算機與信息管理部門三結合。

2.著力提高檔案工作者的素質。

在現階段檔案信息數字化的過程中，迫切需要現代化的綜合性的人才，他不僅要具備較高的專業水平，而且要精通現代網絡技術。但從目前情況看，許多檔案部門缺乏這樣的人才，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。那些從事傳統紙質的檔案工作者有不少專業領域水準較高，可惜沒能及時補上檔案網絡技術這一課。他們的管理理念和工作方式已漸落后于時代的要求。檔案信息化的發展，要求他們與時俱進，更新自己的知識結構，轉換管理理念，適應時代發展的要求。

3.?提升檔案信息現代化、網絡化管理水平。傳統的人工檢索方式己不再適應社會的發展，檔案管理現代化勢在必行。用先進的計算機檢索，既解決人工檢索的麻煩，又能及時為利用者查找檔案的內容，使利用者迅速得到自己所需要的檔案信息。在“信息高速公路”上，檔案信息服務顯得發展太慢，未跟上高科技的發展。因此，檔案實現計算機聯網迫在眉睫。跨地區、跨部門、跨行業的大規模計算機網絡不僅可以使各級、各檔案部門聯網，而且使檔案信息與圖書、情報資料等信息一起構成綜合性信息網，使檔案信息得到盡快傳播。