數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用研究

摘 要：現如今，隨著社會經濟不斷發展，我國的科學技術也迅速發展，信息技術得到普及，各行各業都積極與信息化相融合。現階段，隨著醫療事業的不斷發展，醫院的檔案管理部門已經開始建立檔案管理數字化系統，醫院檔案管理數字化成為檔案管理發展的必然趨勢。本文基于數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用背景，分析了現階段醫院檔案管理中常見的問題，并據此提出了應用計算機技術改進當前醫院檔案管理的方法，以提升醫院的檔案管理效率和解決檔案存放的安全問題。

關鍵詞：數字化檔案管理系統；醫院檔案管理；人事信息管理

中圖分類號：R197.32 文獻標識碼：A 文章編號：2096-4706（2019）04-0192-03

Application of Digital Archives Management System in

Hospital Archives Management

ZHENG Lijia

（Liaoning Normal University Haihua College，Shenyang 100167，China）

Abstract：Nowadays，with the development of social economy，the science and technology of our country have been greatly improved，the information technology has been popularized，and various industries have launched the innovation of information technology. At the present stage，the medical enterprise is developing constantly. In the aspect of hospital archives management，it has already begun to establish the archives management digitization system，which is also the inevitable development trend in the future. Based on the application background of digital archives management system in hospital archives management，this paper analyses the common problems in hospital archives management at present，and puts forward the methods of improving current hospital archives management by applying computer technology，in order to improve the efficiency of hospital archives management and solve the security problems of archives storage.

Keywords：digital archives management system；hospital archives management；personnel information management

0 引 言

在信息時代，隨著信息量的高速增長，醫院過去的檔案管理方式已經無法滿足信息管理的需要，而信息技術的廣泛應用，可以在一定程度上實現對檔案的數字化管理，優化醫院的檔案管理。當今時代海量信息資料的高效處理需求促使數字化管理系統應運而生。信息數字化技術使醫院檔案的載體發生改變，使醫院能夠采用光盤以及硬盤對檔案信息數據進行儲存，極大地方便了醫院檔案管理。因此，若想要進一步提升醫院的檔案管理水平，則需要根據醫院傳統檔案管理中存在的問題提出針對性的改進措施，從而提升醫院檔案數字化管理的水準。具體來說，醫院需要轉變檔案管理觀念，將傳統的檔案管理與數字化技術有機結合，實現數字化檔案管理系統的構建和完善，從而提升醫院的檔案管理水平。

1 數字化檔案管理系統簡介

現如今，我國計算機以及通信等技術得到了很大發展，其在為傳統檔案管理方式的轉變提供技術支撐的同時，也促使其對自身系統進行革新，這對于檔案管理領域而言，既是一種挑戰，也是一種機遇[1]。和發達國家相比可以發現，我國的現代化檔案管理的發展相對滯后。2006年，相關部門提出需要運用現代技術對過去的檔案管理模式進行完善，促進檔案數字化建設，同時，檔案數字化將成為未來檔案存儲的主要形式之一。

數字化檔案管理是對過去人事檔案管理的革新，可以對檔案以及材料的收集、鑒別、保管、統計等有效地展開全面的數字化管理，不僅如此，還可以利用系統專網對檔案進行網上查閱，這可以為人事部門的干部任用以及提拔提供極大的便利。數字化檔案管理系統劃分為：日常業務管理系統、檔案數字化采集系統以及數字化檔案查閱系統[2]。

2 傳統檔案管理方式的缺陷

2.1 缺乏完整性

各個醫院的實際狀況都存在差異，因此其人事管理系統各不相同，工作人員的配置也相對比較隨意[3]。醫院檔案的某些管理人員并不具備專業的知識以及技能，法律意識淡薄，在實際工作當中，很容易將價值較高的檔案資料隨意擺放，導致重要檔案缺失。這是醫院傳統檔案管理方式缺乏完整性的重要原因。

2.2 缺乏統一性

傳統的醫院檔案管理制度并不完善，各個部門之間缺乏緊密的合作和良好的溝通，其各自為政，對于檔案材料的處理采取的標準也各不相同，導致很多檔案資料重復或者利用效率較低。因此，檔案相關部門需建立良好的合作關系。若檔案材料收集人員和管理人員沒有展開積極良好的互動交流，為了便于自己工作的進行，違反相關要求，隨意將檔案資料進行扣押和丟棄，則容易導致有價值的資料檔案難以完整收集和保存。

2.3 涵蓋面窄

檔案的內涵應隨著科學技術的不斷發展、社會實際情況的轉變及醫院實際需求的增多而不斷擴展，尤其是醫院檔案。醫院的檔案所涵蓋的內容從一開始的文書、拍片、病歷等內容拓展到如現如今的科研、膠片、病理等，內容不斷豐富。但是由于相關部門對醫院檔案界定模糊，通常情況下，每個醫院都是從自身的角度，根據以往經驗對檔案進行延伸或者壓縮管理，這導致不少需要加入到檔案管理中的材料并未被加入。

3 數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用優勢

3.1 能夠有效保存珍貴檔案原件

對醫院檔案相關的信息進行信息化處理，能夠有效保存檔案原件，防止原件因被查閱、利用而出現缺失的現象，大幅度降低關鍵檔案資料丟失的可能性。

3.2 可有效改進文件歸檔方式

檔案管理數字化系統在醫院檔案管理中的應用，可有效改進檔案資料的歸檔方式，避免管理人員花費大量的時間與精力投入到檔案資料的整合以及記錄當中，能夠充分的防止因為一處改動所導致的連鎖改動，避免大量人力以及時間的浪費。對檔案資料展開信息化處理，能夠讓相關的工作人員從過去的手工當中解放出來，通過數字化的方式展開工作，大幅度的提升了他們的工作效率。

3.3 便于檔案資源的整合與共享

醫院對檔案資料進行整合優化，目的在于使檔案資料得到更大程度的運用。社會信息技術的普及和社會發展的實際需要，促使醫院的檔案管理朝著數字化的方向發展。檔案管理數字化系統的應用，可以提升檔案資料的使用效率，擴大檔案資料的共享范圍。相關部門可以根據實際需要快速查閱相關檔案，并可隨時獲取或者對其進行儲存，檔案信息利用率大大提升。

4 數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用

4.1 數字化檔案管理系統在人事信息管理方面的運用

現階段，不少醫院人事檔案管理依靠人工操作，管理效率非常低。醫院人事檔案會記錄工作人員的學歷和擅長的技能、性格等信息，是醫院充分、有效了解工作人員的關鍵方式。過去醫院的人事檔案管理一般都會運用人工的方式，醫院全部工作人員的資料，都是通過手工抄寫進行整理，工作效率低，容易產生誤差，若出現錯誤，事后修改也異常困難，對人力以及時間造成極大的浪費。不僅如此，后續檔案查找也極不方便，工作人員個人檔案查找的效率極低。

而數字化檔案管理系統在醫院人事檔案管理中的應用，能夠有效避免上述問題，提高醫院人事檔案管理的準確率及效率，為醫院的快速發展奠定堅實基礎。不少醫院對工作人員的人事檔案管理不夠重視，未能充分有效地利用檔案資料。因此，若想將數字化檔案管理系統有效應用于醫院人事檔案管理中，則醫院應首先提升數字人事檔案管理系統應用意識，加強對人事檔案管理的重視，同時還要對所有工作人員進行培訓，使其深刻認識人事檔案管理的重要性，提升檔案管理能力，從而構建完善的管理體系。其次，醫院還應提倡全體工作人員主動、積極地參與人事檔案管理，發揮數字化檔案管理系統在醫院人事檔案管理中的作用，對那些不屬于保密范圍的檔案資料應進行透明以及公開化管理。最后，還應建立人事檔案管理隊伍，提升檔案管理人員的業務水平，從而培養具有專業素質的高水平檔案管理人員，促使醫院人事檔案管理朝著規范化的方向發展。在人事檔案管理隊伍建設的過程中，應對檔案管理人員進行不間斷的業務培訓，使其及時地了解和掌握本領域最先進的技術，提升人事檔案管理效率，使其擁有良好的職業素養和道德品質。數字化檔案管理系統在醫院人事檔案管理中的應用，可以大幅度提升工作效率，為檔案查找提供極大的便利，并且可以避免過去管理方式可能存在的管理漏洞，確保人事檔案信息儲存的完整性。經過數字化處理，人事檔案信息記錄所占空間大幅度縮小，計算機儲存具有很大的儲存空間，能夠對相關信息進行全面的儲存。

4.2 數字化檔案管理系統在患者數據管理方面的運用

將數字化檔案管理系統運用于醫院患者數據管理，需要對患者數據管理工作流程進行優化，簡化中間環節。通常情況下，部分醫院的患者數據管理庫房和病案科之間存在一定的距離，且出院量持續增加，在運用檔案數字化以前，傳統檔案管理中患者數據的查閱都需取走原件，很容易導致檔案原件損壞丟失，并且還會造成人力浪費。

現如今，隨著醫療行業改革的深入，患者的法律意識進一步增強，患者數據變得越發重要。而將數字化檔案管理系統運用其中，可以直接通過電腦根據病患提出的要求選擇相關的復印內容，簡化了了查找、抽取等程序，使患者數據利用更為高效。

4.3 數字化檔案管理系統在重要數據安全方面的運用

為保障醫院重要檔案數據信息的安全性，醫院檔案管理部門應采取有效的檔案管理措施。數字化檔案管理系統在醫院檔案資料管理中的應用是指對傳統的錄像、照片以及紙質檔案進行數字化處理，對這些重要資料數據的安全防護主要是保護好實體檔案，并且避免數字檔案丟失、破壞以及非法下載。對于醫院檔案重要數據信息的管理，需要從源頭運行以及備份這兩個角度切入，以下為保障醫院檔案信息數據安全的措施。

首先，應減少重要數據的安全隱患。在數字化檔案管理系統中設置相應的安全系統，比如，通過防火墻、數字簽名等安全工具，對檔案數據進行分級管理，同時，及時安裝后期安全程序。在實際的數字化檔案管理中，一般都會存在由于病毒感染，導致系統受到攻擊，或者由于計算機程序被篡改，導致檔案信息泄露的安全隱患。因此，醫院檔案管理人員應全面及時地檢測計算機系統存在的漏洞，針對性地安裝好補丁以及程序。除此之外，還應利用相關的備份系統，對檔案的重要信息數據進行拷貝以及異地備份等，通過加強檔案管理保證檔案信息數據的安全。

其次，加強醫院內部的網絡系統保護，對數據進行加密，可以在很大程度上避免醫院重要檔案資料的泄露。醫院檔案信息一旦被盜取，則會造成十分惡劣的社會影響，因此，相關檔案管理以及工作人員應積極學習數字化技術，掌握相關的安全防范，提高自身檔案管理水平。

最后，檔案管理人員的安全意識對于提升醫院檔案重要數據使用的安全性十分關鍵。檔案管理人員如果能夠重視檔案信息的安全問題，在檔案管理和使用的過程中積極采取防御措施，加強對計算機系統的保護，則會大幅度提升檔案重要信息的安全性。具體來說，首先需要對管理數字化檔案信息的計算機進行物理隔離，醫院通過計算機進行檔案數字化管理時，需始終做到專機專用，從根本上避免外網混用，從而防止黑客的攻擊，保障檔案重要信息的安全性。同時，還要禁止安裝跟工作無關的軟件，比如游戲等，防止其攜帶病毒對計算機系統帶來安全隱患。

5 結 論

綜上所述，隨著我國科學技術的飛速發展和信息技術的普及，產業數字化成為現階段經濟發展的重要趨勢。因此，醫院檔案管理數字化是醫院檔案管理緊隨時代發展對自身進行的優化升級。各大醫院若想有效地將數字化檔案管理系統運用于檔案管理工作中，則需要不斷更新檔案管理觀念，加強檔案數字化建設；同時，不斷配置相關的數字化硬件以及軟件，充分開發和利用檔案數據信息，實現檔案價值最大化，從而提高醫院的經濟及社會效益。據此可以預見，通過不懈努力，在不久的將來，我國醫院檔案管理數字化水準將得到進一步的提升。

參考文獻：

[1] 許揚，馬衛星.數字化管理在醫院檔案管理工作中的應用研究 [J].辦公室業務，2014（23）：157.

[2] 劉喜珍.醫院人事檔案管理的數字化實現過程 [J].赤峰學院學報（自然科學版），2015，31（22）：153-154.

[3] Xie Y，Zhao Y J. Analysis of the problems and strategies of application of OA system in hospital archives management [J].Soft Science of Health，2016.

作者簡介：鄭力嘉（1996.10-），女，漢族，遼寧阜新人，本科，研究方向：計算機科學與技術。