加強現代會計檔案整理工作的有效措施分析

林斌

摘 要：隨著我國經濟建設的飛速發展，信息技術廣泛應用，現代會計檔案的載體也在發生質的變化，由原來單純的紙質載體，變為紙質載體和電子載體共存的局面。有條件的單位都可以利用計算機、網絡通信等現代信息技術手段管理會計檔案。本文主要對加強現代會計檔案整理工作的方法與措施進行了論述，可供大家交流。

關鍵詞：會計檔案；整理工作；內容；方法；措施

前言

會計檔案整理工作的內容主要包括：分類、立卷、排列與編目等環節。會計檔案的立卷工作由財務會計部門承擔，其它整理環節的工作，原則上由檔案部門負責。為了做好會計檔案管理工作，會計檔案管理人員需要不斷的學習和總結經驗，在不斷提高財務管理水平的同時做好會計檔案管理工作。

1.現代會計檔案的范圍

會計檔案是指各單位在進行會計核算過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。以下會計資料應納入歸檔范圍：（一）會計憑證：原始憑證，記賬憑證。（二）會計賬簿：總賬，明細賬，日記賬，其他輔助性賬簿。（三）財務會計報告：月度、季度、半年度、年度財務會計報告。（四）其他會計資料：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案銷毀鑒定意見書，其他具有保存價值的會計資料。

2.現代會計檔案的整理要求分析

單位會計機構按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

2.1立卷

A、年度報表、工資表獨立組卷。對報表進行分析和說明的文字，如財務情況說明、財務報告等，是會計報表的重要組成部分，要與報表一同組卷歸檔，并置于被說明的報表前。工資表按時間順序整理，各單位可視本單位工資單的數量多少可一年一卷或數卷。

B、帳薄一冊一卷，每本帳薄（包括電算化管理的帳薄）在原封面右上角貼上會計檔案“小標簽”，并按標簽上的內容填寫。對活頁式、卡片式帳簿，在年終結帳后，應拆除硬封面，自制軟封面，并在封面的右上角貼上會計檔案小標簽。

C、會計憑證分為原始憑證和記帳憑證兩種。會計人員在完成報帳手續后，將各種記帳憑證連同所附的原始憑證、原始憑證匯總表，按照記帳的先后順序，根據其數量多少，組成一卷或多卷。

整理會計憑證應注意的問題：由于會計憑證在若干年內具有查考作用，所以會計人員在憑證裝訂成冊后，往往在裝訂線上貼上封簽，并在封簽處蓋章，以示負責，并說明這種卷冊不許其他任何人拆開，以防抽換、舞弊。

2.2編目

A、編頁碼——會計報表、工資表卷內文件材料均按有書寫內容的頁面編寫頁號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。需要主義的幾點就是頁號編寫位置：單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在其右上角，背面可在其左上角編寫頁號。訂本式帳簿不用拆去空白頁，按已有填寫內容的頁面編順序號。會計憑證檔案不用打頁碼。

B、卷內文件目錄編制——年度報表、工資表按卷內文件目錄的格式照實抄錄。

C、案卷號編制——案卷號所指的是案卷在整理過程中排列的序號。同一類別下若干年編一個案卷順序號，但這個案卷的順序號最大不超過四位數。

D、案卷封面、卷內備考表編制——案卷題名要求簡明、準確揭示卷內文件材料的內容。

2.3裝訂入盒

A、組好的案卷年度報表、工資表，依次按照案卷封面、卷內文件目錄、卷內文件材料、備考表的順序排列，采用三孔一線方法，齊下齊左，在案卷的左側裝訂。

B、會計憑證必須使用國家統一標準的“會計檔案憑證軟封面”來裝訂，封面要按項目填寫。

C、各類會計檔案，按案卷號順序裝滿一盒再裝第二盒。不同類的檔案，不能混裝一盒，盒面不需要填寫，只填寫脊背的內容。對帳薄太大的案卷，不用裝盒，按順序排在盒的后面。

2.4案卷目錄及目錄號的編制

A、案卷目錄按目錄的格式照實抄錄，用森藍文檔管理軟件進行著錄管理，打印一式二份與相應的卷內文件目錄一起裝訂成檢索目錄，一份由會計部門保管，一份向本單位綜合檔案室移交。

B、按報表、帳薄、憑證、工資表及其它類等五類產生的目錄裝訂成檢索目錄，每冊目錄編一個目錄號，每滿一冊斷號。

3.加強現代會計檔案進行整理工作的有效措施分析

對會計檔案進行整理是會計檔案管理的重要內容，是保存、利用會計檔案的前提，會計機構和會計人員必須認真對待，努力做好。

3.1會計憑證的整理。

會計憑證是會計檔案的重要組成部分。《會計基礎工作規范》對會計憑證的整理、裝訂、保管都有明確的要求。會計憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固，妥善保管，便于查閱。整理會計憑證，首先，要把所有應歸檔的會計憑證收集齊全，并根據記賬憑證分類。根據不同的種類，按時間或按順序號逐張排放好。其次，整理記賬憑證的附件，剔除不屬于會計檔案范圍和沒有必要歸檔的一些資料，補充遺漏的必不可少的核算資料。再次，清除訂書針、曲別針等金屬物。最后，將記賬憑證按適當厚度分成若干本。將會計憑證整理好后，應按照有關規定的要求，認真做好會計憑證的裝訂工作。

3.2會計憑證的歸檔。

首先，要認真填好會計憑證的封面。封面各記事欄是事后查賬和查證有關事項的最基礎的索引和憑證。其次，填好卷脊上的項目。卷脊上一般應寫上“×年×月憑證”和案卷號。再次，將裝訂好的憑證入盒，由專人負責保管。

3.3會計賬簿的整理。

年度終了，各種賬簿在結轉下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會計集中統一整理。首先，將活頁賬按頁碼順序排好，加封面后裝訂成本。然后，將各種賬簿按照會計科目順序排列，據以逐本登記會計檔案（會計賬簿）封面。會計賬簿封面的有關內容要寫全。

3.4會計報表的整理。

會計報表一般在年度終了后半年內，由專人（一般是主管報表的人員或財會機構負責人）統一收集、整理、裝訂，并立卷歸檔。平時，月（季）度報表，由主管人員負責保存。年終，將全年會計報表，按時間順序整理裝訂成冊，登記會計檔案（會計報表）目錄，逐項地寫明報表名稱、頁數、歸檔日期等。經會計機構負責人審核、蓋章后，由主管報表人員負責裝盒歸檔。

4.小結

會計電子檔案是伴隨著信息技術的發展和應用而產生的，信息技術發展很快，信息化程度越來越高，采用程序化控制要求也越來越多。從電子數據的數據結構來看，電子數據具有數據高度集中的特點，因而非常容易泄密。我們知道，傳統會計實行紙質檔案管理，在網絡時代，新型磁性介質檔案管理將取代紙質檔案管理成為新的管理方式。電子數據是以數字編碼的形式存儲在各種磁性介質上的，而磁性介質不但體積小而且存儲容量大，因此電子數據資料非常容易泄密，并且泄密的危害性大、范圍廣、涉及的時間長。電子文件歸檔與管理中新的問題將不斷出現，所以會計檔案管理人員必須要認真研究新情況，不斷學習接受新事物，采用先進的管理方法和技術成果，解決電子檔案保真、保密、保存等問題。只有在實踐中摸索逐漸積累經驗，才能使會計檔案得到科學保管和有效利用。

參考文獻：

[1] 孫瑩，張立軍，張大川.會計檔案管理工作分析[J].現代商貿工業，2014，26（22）.

[2] 張國榮.關于加強高校會計檔案管理的思考[J].湖北檔案，2013，（10）：19.