試論大數(shù)據(jù)下的行政事業(yè)單位信息化檔案管理

摘 要：本篇文章首先對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理的意義進(jìn)行闡述，從檔案管理體系不完善、檔案管理現(xiàn)代化水平較低、檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提升、缺少各類檔案綜合管理等多個(gè)方面，對(duì)大數(shù)據(jù)背景下行政事業(yè)單位信息化檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行解析，并以此為依據(jù)，提出大數(shù)據(jù)環(huán)境下加強(qiáng)行政事業(yè)單位信息化檔案管理的優(yōu)化對(duì)策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);行政事業(yè)單位;信息化;檔案管理

在大數(shù)據(jù)背景下，隨著信息化技術(shù)水平的不斷提升，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不能滿足時(shí)代發(fā)展需求，逐漸朝著信息化管理方向發(fā)展。從信息化檔案管理角度來(lái)說(shuō)，其對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理發(fā)展有著直接影響。信息化檔案管理可以把文字信息轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)信息，提升人員應(yīng)用效率，并且還能延長(zhǎng)檔案信息保存時(shí)間，把行政事業(yè)單位檔案信息集中整合，匯總到統(tǒng)一的系統(tǒng)中，便于信息數(shù)據(jù)應(yīng)用和查閱。

一、行政事業(yè)單位檔案管理的意義

在行政事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，獲取的各項(xiàng)結(jié)果及運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中經(jīng)歷的各種事件都需要記錄在對(duì)應(yīng)的檔案中，行政事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展需要得到歷史信息的引導(dǎo)和支持。通過(guò)檔案管理可以對(duì)歷史事件發(fā)展情況進(jìn)行匯總和分析，便于行政事業(yè)單位在今后運(yùn)營(yíng)發(fā)展中制定發(fā)展決策。行政事業(yè)單位檔案作為對(duì)自身長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)發(fā)展的匯總，對(duì)行政事業(yè)單位今后運(yùn)營(yíng)發(fā)展起到了關(guān)鍵性的作用。實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)應(yīng)用是檔案管理的主要目標(biāo)，對(duì)檔案應(yīng)用具體展現(xiàn)在行政事業(yè)單位決策及司法調(diào)查等環(huán)節(jié)中，檔案內(nèi)容能夠真實(shí)的展現(xiàn)出行政事業(yè)單位歷史發(fā)展?fàn)顩r，可以給行政事業(yè)單位制定決策提供數(shù)據(jù)支持，也是司法調(diào)查過(guò)程中核心要素，所以加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理是非常必要的。

二、大數(shù)據(jù)背景下行政事業(yè)單位信息化檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理體系不完善

當(dāng)前，我國(guó)大部分行政事業(yè)單位在開展檔案管理工作時(shí)，沒(méi)有結(jié)合大數(shù)據(jù)發(fā)展需求，構(gòu)建完善的檔案管理體系，同時(shí)行政事業(yè)單位管理工作人員沒(méi)有意識(shí)到信息化檔案管理在單位發(fā)展中起到的作用，并且對(duì)檔案管理執(zhí)行情況監(jiān)管力度不嚴(yán)。因?yàn)闄n案管理自身存在一定特點(diǎn)，大部分檔案管理工作人員普遍認(rèn)為檔案管理工作比較枯燥、乏味，沒(méi)有給予高度注重，沒(méi)有把大量時(shí)間和精力放置在檔案管理活動(dòng)中。正是因?yàn)槭艿叫姓聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員以及基礎(chǔ)人員這種思想理念的影響，使得行政事業(yè)單位沒(méi)有科學(xué)完善的檔案管理體系，檔案管理工作較為落后，阻礙行政事業(yè)單位檔案管理水平提升，嚴(yán)重影響行政事業(yè)單位檔案管理工作更好開展。

2.檔案管理現(xiàn)代化水平較低

即便隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，我國(guó)社會(huì)信息技術(shù)水平得到了提升，但是檔案信息化管理工作沒(méi)有得到充分實(shí)施，也沒(méi)有把現(xiàn)代化技術(shù)和理念運(yùn)用到行政事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)中。因?yàn)闄n案管理技術(shù)比較繁瑣，檔案管理工作過(guò)于隨意。再加上行政事業(yè)單位對(duì)檔案管理部門投放力度不高，諸多電子設(shè)備均不能滿足現(xiàn)代化行政事業(yè)單位檔案管理要求，部分檔案管理軟件無(wú)法達(dá)到檔案信息傳遞和共享的效果，影響行政事業(yè)單位檔案管理信息化效率的提高。

3.檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提升

檔案管理工作人員作為檔案管理工作實(shí)施的執(zhí)行者，其綜合水平和素養(yǎng)將直接影響行政事業(yè)單位檔案管理結(jié)果。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，行政事業(yè)單位檔案管理工作人員不但要掌握充足的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要具備一定的計(jì)算機(jī)操作技巧。然而，結(jié)合當(dāng)前情況得知，我國(guó)大部分行政事業(yè)單位檔案管理工作人員綜合水平有待提高，部分管理人員掌握的檔案管理知識(shí)比較片面，普遍認(rèn)為檔案管理工作在行政事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展中發(fā)揮的作用比較小，不具備較強(qiáng)的職責(zé)意識(shí)和榮譽(yù)感，這給行政事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題出現(xiàn)提供了條件。

4.缺少各類檔案綜合管理

由于行政事業(yè)單位檔案類型比較多，其中包含了會(huì)計(jì)檔案、項(xiàng)目檔案、行政檔案等。現(xiàn)階段，我國(guó)部分行政事業(yè)單位對(duì)各個(gè)檔案管理力度不強(qiáng)，沒(méi)有對(duì)檔案類型進(jìn)行細(xì)化，不同檔案采用的管理方式存在差異。現(xiàn)階段，行政事業(yè)單位檔案管理比較混亂，嚴(yán)重阻礙行政事業(yè)單位檔案管理水平的提升。

5.檔案開發(fā)利用存在問(wèn)題

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，行政事業(yè)單位檔案開發(fā)和應(yīng)用都需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。信息化檔案管理即便可以給相關(guān)人員工作開展提供便利，與此同時(shí)也會(huì)面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)因素。信息化檔案管理過(guò)程中，將會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)安全因素的影響，容易遭受不法人員的入侵，或者由于計(jì)算機(jī)硬盤自身出現(xiàn)故障，給檔案信息安全帶來(lái)影響，導(dǎo)致行政事業(yè)單位檔案信息出現(xiàn)丟失或者失效等狀況。現(xiàn)階段，行政事業(yè)單位檔案信息應(yīng)用水平有待提升，容易出現(xiàn)人力資源或者物力資源大量消耗狀況，信息化檔案管理往往需要借助檔案管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)管理。當(dāng)前檔案管理軟件存在諸多問(wèn)題，功能不齊全，用戶在檔案尋找和應(yīng)用過(guò)程中，操作不便捷，嚴(yán)重影響行政事業(yè)單位檔案應(yīng)用水平的提升。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)化對(duì)策

1.科學(xué)構(gòu)建檔案管理體系

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，為了保證行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行，需要轉(zhuǎn)變思想理念，給予檔案管理工作高度注重，加大檔案管理執(zhí)行情況監(jiān)管，同時(shí)調(diào)動(dòng)職工工作積極性，讓其明確檔案管理的必要性，各司其職，將檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處。并且，行政事業(yè)單位還要結(jié)合檔案信息化管理要求，適當(dāng)?shù)募哟髾n案管理投放力度，檔案管理需要利用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備來(lái)滿足單位應(yīng)用要求。因此，行政事業(yè)單位需要結(jié)合實(shí)際狀況，通過(guò)科學(xué)構(gòu)建檔案管理體系，規(guī)范和約束檔案管理工作人員工作行為，通過(guò)構(gòu)建完善的檔案管理體系，可以給后續(xù)檔案管理工作有序進(jìn)行提供支持。

2.提升檔案信息化管理水平

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，給檔案管理工作開展提出了嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。所以，行政事業(yè)單位需要結(jié)合實(shí)際情況，把現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用其中，通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，促進(jìn)檔案管理效率和水平的提升。因此，行政事業(yè)單位需要注重對(duì)檔案管理人員的培育，讓其掌握充足的計(jì)算機(jī)操作技巧，并且讓管理工作人員可以熟練的應(yīng)用各種現(xiàn)代化設(shè)施，促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理水平的提升。此外，互聯(lián)網(wǎng)作為檔案管理的核心要素，能夠提升檔案信息化管理水平。因此行政事業(yè)單位需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，積極響應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展號(hào)召。

3.提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)

人員專業(yè)水平將直接影響檔案管理效果，行政事業(yè)單位為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理效率提高，需要給予檔案培育工作充分注重，加強(qiáng)檔案管理人員培育，給檔案管理工作順利進(jìn)行提供條件。因此，行政事業(yè)單位需要定期開展專業(yè)培訓(xùn)工作，并要求培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行引導(dǎo)，提升檔案管理人員專業(yè)水平。并且，行政事業(yè)單位需要采用必要的激勵(lì)對(duì)策，引導(dǎo)管理人員參與學(xué)習(xí)活動(dòng)中，例如針對(duì)工作表現(xiàn)比較理想的職工，提供適當(dāng)?shù)募?lì)。除了專業(yè)知識(shí)以外，行政事業(yè)單位還要重視職工素養(yǎng)培育，例如職業(yè)素養(yǎng)、價(jià)值理念等。管理人員綜合水平將。決定檔案管理質(zhì)量，因此，行政事業(yè)單位需要注重對(duì)檔案管理人員的培育。

4實(shí)現(xiàn)各部門檔案的綜合管理

行政事業(yè)單位檔案管理劃分為諸多類型，為了便于后續(xù)檔案管理和應(yīng)用工作的開展，在檔案分類方面需要做到精準(zhǔn)合理。在落實(shí)信息化檔案管理工作過(guò)程中，應(yīng)該保障檔案信息的真實(shí)性和精準(zhǔn)性，檔案管理工作人員應(yīng)該具備專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，保證檔案信息分類精準(zhǔn)、規(guī)范。同時(shí)，還要全面提升行政事業(yè)單位各個(gè)部門檔案管理意識(shí)，讓各個(gè)部門在檔案記錄過(guò)程中可以秉持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度，從基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理水平的提升，引導(dǎo)信息化檔案管理工作的有序進(jìn)行。以某行政事業(yè)單位為例，在落實(shí)檔案信息化管理工作時(shí)，該單位結(jié)合自身實(shí)際情況，頒布了檔案信息化建設(shè)實(shí)施方案，并把數(shù)字化檔案建設(shè)當(dāng)作核心，把檔案信息化建設(shè)當(dāng)作依據(jù)，實(shí)現(xiàn)單位各項(xiàng)檔案信息資源的整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化以及標(biāo)準(zhǔn)化，從而促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案綜合管理質(zhì)量的提升。

5.強(qiáng)化檔案管理軟件性能

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，在開展信息化檔案管理 工作中，檔案管理軟件在其中起到了重要作用。所以，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理軟件問(wèn)題處理，可以保證檔案管理工作的有序落實(shí)。檔案管理軟件的不斷更新，新型軟件在某種程度上能夠改善舊版本中的各種漏洞，行政事業(yè)單位檔案管理工作人員需要定期進(jìn)行檔案軟件系統(tǒng)更新，從而引導(dǎo)行政事業(yè)單位信息化檔案管理工作的優(yōu)化和完善。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理作為一項(xiàng)管理型以及專業(yè)性的工作，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息技術(shù)成為了檔案管理中的核心內(nèi)容，讓檔案管理方式發(fā)生了改變。即便信息化檔案管理能夠引導(dǎo)行政事業(yè)單位檔案管理水平的提升，但是當(dāng)前行政事業(yè)單位在開展信息化檔案管理工作時(shí)，依舊會(huì)存在諸多問(wèn)題，因此，行政事業(yè)單位需要結(jié)合實(shí)際情況，做好檔案管理方式優(yōu)化工作，加強(qiáng)檔案管理體系構(gòu)建，從而促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理水平的提升。

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作者簡(jiǎn)介：趙俊增（1976-），男，山東淄博人，檔案館員，本科學(xué)歷，從事檔案管理制度建設(shè)和管理水平提升。