企業檔案管理工作發展趨勢研究綜述

摘 要：隨著企業管理水平的提高，以及知識管理、云計算和大數據技術的發展，企業的檔案管理出現了許多新的發展趨勢。為了適應這些發展趨勢的要求，檔案管理工作需要在檔案資源建設、檔案信息化建設、檔案利用、檔案管理模式等方面進行適當調整，以滿足企業發展的需求，充分發揮檔案的作用，提高檔案管理的地位。

關鍵詞：知識管理;檔案信息化;檔案利用;檔案管理模式

近年來，隨著社會經濟水平的提高，以及科技的不斷發展進步，檔案管理也出現了一些新的發展趨勢。為適應這些新趨勢的發展要求，檔案管理需要做出相應的應對措施。

一、檔案管理發展的新趨勢

1.檔案保管的齊全、完整和真實性要求提高

一方面，社會法規不斷完善，企業管理制度不斷健全，嚴格依法依規治企成為企業發展的必然趨勢。在此過程中，通過審計等方式對企業的監管也變得更加常態化，審計活動通常通過審計檔案來完成。徐擁軍指出，檔案記錄了企業各項業務活動的依據、過程和結果，是企業守法、合規、誠信經營的可追溯性證明。因此，檔案保管的狀況直接影響到審計活動的結果和對企業的合法合規性經營的評價。企業經營水平的提升對檔案保管的真實、齊全和完整性提出了更高的要求。

另一方面，隨著信息技術及無紙化運動的發展，越來越多的歸檔信息以電子文件的形式出現。由于電子文件具有易改性，所以相較紙質文件而言，更難認定其原始性和真實性;同時電子文件具有對設備和系統的依賴性，電子文件的存儲安全性和可識別性也面臨更大的技術挑戰。以電子文件形式歸檔的檔案信息，要想保證其真實、完整和安全性將會面臨更大的挑戰。

2. 檔案信息化管理面臨升級的需求

隨著信息網絡技術的不斷發展，檔案信息化已經成為時代發展的必然趨勢。目前，各行各業的檔案信息化建設正如火如荼的展開，檔案管理從實體管理進入了信息化管理的新階段。信息化建設的內容大都包括實體檔案的數字化、電子檔案數據歸檔、檔案管理平臺建設、檔案查詢和發布網站建設等。

但目前檔案信息化發展存在著許多問題與制約因素，首先，電子檔案資源是檔案信息化的基礎，信息資源的真實、完整、可靠和安全性影響著檔案信息的利用和交流。但實體檔案的電子化加工技術不成熟且不經濟，電子檔案的準確性、真實可靠性，以及網絡傳輸、存儲及利用過程的安全性方面都存在著亟需解決的問題。標準化、規范化和安全性將成為檔案信息化建設下一步的發展方向。

第二，檔案人才隊伍素質影響這檔案信息化的速度和質量，檔案信息化的高速發展要求檔案管理人員除了具備良好的政治素質和檔案專業知識外，還需掌握信息化、網絡化方面的相關技能。加快檔案信息化建設，檔案管理人員的素質亟待提高。

第三，檔案基礎設施建設（包括檔案信息網絡系統、備份系統和檔案數字化設備）是檔案信息化的條件保障，加強檔案信息化建設需要加大檔案管理的基礎設施投入，配備必要的檔案管理專用計算機、檔案數字化、檔案存儲及網絡資源。

3.檔案管理向基于知識管理的管理模式轉變

知識管理是知識經濟時代涌現出來的一種最新管理思想與方法，它通過對企業組織所創造的各種知識從產生、創造到整合、分享、更新等全過程的管理，實現企業智慧的傳承，實現知識的價值，從而為企業創造持續的競爭優勢。知識管理已逐漸成為企業知識和資源的一種重要管理方式，對企業經營決策發揮著重要作用。

檔案管理和知識管理具有相通性。檔案管理是知識管理的重要組成部分，能夠作為企業發展的資料支撐，蘊含著豐富的知識資源，通過對檔案的挖掘和分析也可獲得更深層次的規律性知識。檔案管理與知識管理的管理程序類似，都是通過對知識或文件的統一收集、歸類、整理、存儲、鑒定、評價及提供利用，來實現信息資源的集中、有序管理，并實現其利用價值。高雅培指出，檔案傳統業務工作、檔案信息化建設、知識管理是檔案管理的三個階段。徐擁軍則提出“檔案管理應該向知識管理方向創新、拓展，知識管理可以從檔案管理切入、起步”。知識管理影響著檔案管理的工作職能、業務流程、檔案資源建設，能夠促進檔案管理人員素質的提高。

可見，檔案管理向知識管理模式轉變是時代和自身發展的需求，也是檔案服務功能升級的需求。向知識管理模式轉變，可以提升檔案管理的價值，拓寬檔案管理的領域，使檔案管理能在企業未來的發展中發揮更重要的作用。實現檔案管理向知識管理模式的轉變，企業檔案管理必須革新原有的傳統模式，按照知識管理的模式和思路找尋檔案管理的新方法。

4.云計算和大數據技術的發展影響著檔案利用的模式。

徐擁軍指出，云計算（Cloud Computing）和大數據（Big Data）是當前信息化發展的兩大重要趨勢，對各行各業都將產生深遠影響。大數據技術的產生，將會改變檔案的概念的理解，產生“大檔案觀”，即企業產生的一切具有保存和利用價值的信息資源都可視為檔案。海量檔案資源的產生必然會帶來大規模電子文件的存儲問題，而大數據技術能夠為管理非結構化電子文件的問題提供解決之道，基于對象的存儲架構可以在一個系統中管理十億級別的文件數量，同時還不會遭遇元數據管理的困擾。另一方面，目前檔案利用服務的主要目的提供原始檔案，發揮憑證價值作用，隨著大數據技術的應用和知識管理體系的運行，檔案將會更多的發揮其資料參考價值，從提供憑證轉向為提供知識。而如何從巨大的檔案資源中提取所需的有用信息也會成為亟待解決的技術問題，大數據技術可以構建檔案館的新型知識服務引擎，為數據查詢服務。

雖然目前檔案管理數據準備并不充分，大數據研究需求并不明確，相關的技術手段也并不成熟，大數據在檔案部門的開展存在相當大的難度。但是檔案資源會成為企業大數據的一部分，同時本身也會成為一種大數據，為適應大數據技術的發展，充分利用大數據技術，檔案管理也應當在思想理念，業務模式與管理方式方面進行適當的變革。

二、檔案管理發展應對措施

檔案管理的發展趨勢主要是由于信息化的發展，適應信息化發展潮流，帶來的檔案信息化建設的問題。同時，檔案資源作為一種有保存和利用價值的信息資源，與企業的知識管理和大數據技術相輔相成、互相滲透。為適應信息技術的快速發展，提高檔案管理水平，充分發揮檔案的作用和價值，檔案管理需要做出必要的應對措施。

1. 提高電子檔案數據存儲和利用的安全性

無論是為了促進檔案信息化水平提高，還是知識管理和大數據技術發展的要求，電子檔案都需要在形成、傳輸、存儲和利用過程中利用技術手段保證其真實性，提高其安全性，為以后的查考利用提供基礎。

首先需要從電子文件管理制度入手，建立完善的電子文件積累、收集及管理制度，明確電子文件的歸檔責任。在電子文件形成的原生系統中，把文件相關的背景信息、相關元數據信息進行規范化管理，對操作者、操作時間、操作內容等進行詳細的毫不遺漏的記錄。

第二，建立嚴格、有效的電子文件權限管理體系。根據人員崗位、職責分工，對電子文件的操作權限進行合理劃分，降低各業務環節的操作風險。

第三，適當使用水印、文件加密等技術，以發揮保護文件傳輸安全和使用安全的作用。第四，建立可靠的數據備份系統，對數據進行備份;對電子文件進行分級，有選擇的進行異地數據備份，有效防止因設備損壞、網絡攻擊等風險造成的電子文件的損壞和丟失。

2.加強檔案利用

不同于知識管理更關注信息資源的可用性，檔案管理更關注材料的真實、有效和完整性，知識管理能夠提供主動的深層次的利用服務，而檔案管理多是被動的、提供較淺層次的利用服務。為適應向知識管理模式轉變的需求，檔案工作必須注重加強檔案利用。

第一，改變過去重保管輕利用的工作方法，向“藏用結合，以用為主”的方向轉變。在保證信息安全、不泄密的前提下，多渠道進行檔案資源的傳播和展示，提高檔案的利用率，充分發揮檔案的作用和價值。

第二，企業各類檔案信息資源數量巨大，其中蘊含著許多前人的經驗積累和潛在信息，對其進行深入的分析和挖掘能夠得到各類活動的發展規律，充分認識生產經驗發展脈絡和存在問題，對指導以后的生產和研究具有很好的借鑒意義。因此企業應充分利用現有的各類信息資源，加強檔案的二次加工和開發，提升檔案編研的層次，從各類參考文件匯編、編史修志方面的編研，轉向對檔案的深層次挖掘。檔案部門應積極與其他部門聯動配合，結合業務發展需求，從多個主題和角度對檔案信息資源進行加工和提煉，將固化的檔案轉變為靈動的知識，并應用到企業的經營管理中，為企業決策提供服務。充分發揮檔案的利用價值，提升檔案工作的地位和價值。

3.探索檔案管理新模式

隨著企業生產經營活動的發展，各類檔案資源數量和種類日益增多，載體類型也逐漸豐富，除了紙質文件檔案外，實物、照片、視頻、圖紙等檔案種類日漸增多。尤其隨著信息化技術的發展，電子文件的數量逐漸占據主導地位。信息資源的豐富和數量的增多為信息挖掘提供了基礎，同時也意味著檔案管理的方式方法應做出相應的變動。檔案管理應改變以往重紙質檔案整理的方式，探索各類電子資源的管理方法，關注電子文件傳輸的安全性和可靠性。

第二，為了適應知識管理發展需要，對各類檔案資源除了按照類別和時間順序進行著錄外，應探索進行深層次加工整理，如對有關檔案信息按照不同的主題和利用目的進行分類，給予每類信息不同的標簽，在利用過程中就可以對其中的信息按照相關要素進行提取，形成不同的專題庫。這樣能夠滿足各類高級查詢和分析的需求，提高檔案的查準率。

4.提升檔案管理信息化水平

一方面，加強檔案管理信息系統建設。從收集整編、檔案利用、檔案統計等管理模塊著手，適應知識管理、大數據分析需求，提升檔案管理信息系統功能設計。實現系統功能從簡單的業務流程設計到智能化統計分析功能的轉變，提高檔案管理系統的智能化水平。如對檔案信息的利用頻率進行統計，對經常查詢的信息和所對應的用戶群進行分析處理，形成不同主題的新的專題數據庫，以滿足檔案編研和大數據分析的需求。

第二，加快檔案管理系統與其他業務系統的整合和集成。隨著信息技術的發展，企業各項業務活動都建立了管理系統。一方面，許多業務流程的過程資料都直接以電子版的形式存在，不再形成紙質文件;另一方面，由于檔案資源建設的需要，要對紙質檔案進行數字化掃描進行電子化。因此，對檔案管理系統與業務系統進行整合開發，建立互相兼容的數據接口，實現業務系統中的目錄和全文數據到檔案系統的線上電子歸檔，既能夠保證文件的原始性、完整性、準確性，又能夠提高工作效率，減輕紙質檔案資掃描的工作量，提高檔案資源的數字化率。

5. 加強檔案資源建設

檔案資源建設是檔案利用、知識管理和大數據分析的基礎，沒有內容豐富、結構合理和數量充足的檔案信息資源，檔案利用和分析就無從談起。現階段隨著企業經營活動的發展，各類管理制度不斷健全，對各項業務活動的管理流程的規定也越來越具體，越來越規范。根據業務發展需要及質量管理的要求，每個業務流程都設置了許多控制點，且每個控制點都會形成許多具體的文件資料。因此檔案管理人員應根據企業自身業務特點和管理要求，制定適應的檔案收集范圍，并根據實際業務需求，適時調整歸檔范圍，保證有保管和利用價值的檔案資源都得到有效的管理。在檔案收集過程中做到 “應收盡收”，對收集的檔案資源進行認真鑒定，保證檔案資源的完整性、準確性和真實性。第二，加強檔案資源的數字化。一方面，根據各類檔案的重要性和利用需求，有計劃有步驟的對現有紙質檔案資源進行掃描數字化。另一方面，制定電子檔案資源接收和管理辦法，對業務系統中的電子檔案資源和系統外的電子檔案資源分別進行接收保管，并保證各類檔案數據的真實、有效和完整性。使檔案資源能成為真正意義上的大數據。

總之，當今社會信息技術飛速發展，各種管理理念層出不窮。各類技術的發展為檔案管理工作的開展提供了有利條件，同時也對檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理工作處于不斷發展變化的技術環境中，必須適應各種現代技術和管理思想的發展需求，緊跟時代發展步伐，創新新的管理方式，實現新的價值，才能夠使檔案工作煥發新的活力，發揮更大作用，保證檔案工作持續健康發展。

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作者簡介：胡秀麗（1982-），女，漢族，中國石化青島安全工程研究院，館員，研究方向為檔案管理。