大數據背景下醫院檔案管理工作改進策略淺析

摘 要：醫院檔案是醫院信息化大數據的重要組成部分，但當前落后的檔案管理狀況難以將檔案信息融入到醫院大數據中去，要實現檔案信息與醫院大數據的融合，就要從醫院的組織體系完善，創新檔案管理模式、加強檔案管理數字化與信息化，增加檔案數字信息化的資金投入，加強檔案管理人員的業務水平等方面采取有效措施。

關鍵詞：大數據;檔案管理;改進

大數據是當前“時髦”的新事物，在各個領域應用甚廣，其實質就是打通各種信息孤島，形成各類信息的融合貫通，以方便人們使用，是“縮小版”的百度。醫院是知識、信息密集的單位，傳統的診療、管理模式已不適應現代醫院的發展，以信息化為代表的“大數據”是現代醫院發展的重要支撐，包含各種信息的大數據與醫院的未來發展密切相關，它是醫院的寶貴財富，對醫院領導決策科學化提供重要的參考依據，是現代醫院管理的重要手段。要做好信息化大數據，離不開信息的收集、整理、匯總等基礎性工作。醫院檔案記載著醫院過去臨床診療、科研活動、經濟運行狀況等方方面面的工作，數據信息真實可靠，信息量大，是信息化大數據的重要來源和基礎。要想將醫院檔案信息融合到信息化大數據中去，就必須建立統一的檔案管理模式，做好檔案信息的理順、整理等基礎性工作，以便為信息化大數據提供有用的參考。

但目前多數醫院的檔案管理狀況難以為信息化大數據提供合適有效的信息資源，使得醫院信息化大數據工作的推進困難重重，難以適應目前社會信息化飛速發展的局面。大多數醫院的檔案管理狀況與信息化難以銜接的主要原因分析如下：

一、檔案管理制度不完善，存在多部門、多頭重復管理檔案的局面，資料管理分散、零碎，沒有形成統一的檔案管理格局

目前醫院檔案管理制度不完善，沒有統一的管理制度，內容界定不清楚，管理范圍不明確，是很醫院普遍存在的問題。。在編制檔案管理制度時，很多醫院并沒有在細節上考慮檔案管理的相關規定和標準，多部門、多頭重復管理檔案，檔案資料零散分布在各個科室中，資料重復、分散甚至是混亂，造成人力、物力和空間的極大浪費。由于檔案管理人員思想觀念陳舊保守，工作態度隨意，缺乏正規系統的管理標準，沒有納入到醫院的績效考核中去，檔案管理體制條塊分割，管理方式封閉，導致檔案參考價值和利用效率低下，弱化了檔案工作在醫院工作中的地位和作用。由于沒有統一的檔案管理機構和人員管理，資料損毀和丟失也無從知曉，檔案資料的完整性和安全性也受到很大的挑戰。

二、檔案管理信息化手段落后，造成檔案的可使用效率低下，也是阻礙檔案資料融入到醫院信息化大數據中去的重要原因

目前大多數醫院的醫療、護理等工作已基本實現了信息化，但檔案管理的信息化水平并不高。在信息化方面投入較少。工作效率低下，檔案資料歸檔率低，重復率高，檔案管理信息化進展緩慢，難以實現數據資料資源的互聯互通，資源共享更是無從談起，嚴重阻礙了醫院整體管理水平的提高。究其原因主要在于醫院領導對檔案工作的長期忽視造成的，認為檔案管理工作相對于其他工作而言，沒有效益，投入資金較少，導致檔案工作在醫院的地位長期處于邊緣化狀態。

三、檔案工作人員業務素質良莠不齊，成為檔案管理信息化建設的重要障礙

檔案管理信息化是一項綜合工程，需要檔案管理人員不僅要掌握檔案管理知識，還要有較高的計算機操作技能，對人員的業務素質要求較高。當前大多數醫院的檔案管理人員都是非專業的，退居二線及兼職人員居多，缺乏專業的檔案管理知識和技能的培訓，檔案管理只是簡單的收集和保存，難以發現檔案管理中的漏洞和缺陷，更不能提出建設性的意見和建議。由于計算機操作技能弱，對于現代化的檔案信息管理技術不了解，因此對新的信息化管理方式存在不同程度的抵觸現象。而檔案管理工作又是一項專業性較強的工作，檔案工作人員的業務素質參差不齊，也給醫院的檔案工作信息化、網絡化造成較大的障礙。

要想提升醫院檔案管理水平，實現醫院檔案信息的整合、融合，為醫院大數據信息的最終形成奠定基礎，就要從以下幾方面進行變革：

1.建立健全醫院檔案管理的組織體系建設，從組織結構與制度方面保障檔案管理工作的合法合規性基本要求。

要加強《檔案法》等法律法規的學習，提高依法管檔的自覺性和主動性，根據相關法律、法規制定出科學、系統、完整、可行的檔案管理制度并實行統一管理、統一考核，做到檔案管理與醫療業務同步考核評價，提高檔案管理人員的工作積極性和崗位認同感，促進醫院依法管檔、科學管檔格局的形成。

2.改革落后的分散管理、多頭重復管理的檔案管理模式，構建新型的三級檔案管理模式，采取自上而下的集中統一管理手段，為實現檔案管理信息化，最終融入醫院的信息大數據奠定堅實的基礎。

檔案工作是一項系統復雜的工作，應該按照統一領導、分級管理的原則，構建由分管院長統一領導，檔案室主任具體負責，各科室負責人為成員的三級檔案管理模式，來代替過去那種分散、多頭重復管理的模式，這樣一個統一領導、統一管理、統一操控的管理模式，對于貫徹落實《檔案法》等法政策法規，監督管理各部門檔案的收集、歸檔、管理、利用都將發揮很大的作用，也有利于維護檔案的完整和安全，要充分運用行政手段推行標準統一的自上而下的檔案管理模式，只有實行統一的標準化的檔案管理，保證檔案管理工作的規范化與制度化，實現檔案工作的信息化，促進醫院信息大數據的形成奠定堅實的基礎。

3.醫院領導要改變重醫療、輕管理的陳舊觀念，重視檔案管理在醫院管理中的重要性，增加對檔案信息化建設的資金投入，改變檔案管理信息化的落后局面。

工作好不好，關鍵在領導。醫院領導同樣需要與時俱進，要徹底改變檔案管理只增加費用不帶來效益的的傳統觀念，檔案管理是現代醫院管理的重要一環，沒有檔案管理信息化，醫院的數字化建設乃至信息化建設都是空談，更不會有管理的現代化。因此醫院領導要下決心加大檔案信息網絡管理方面的軟、硬件投入，檔案信息管理系統并加強檔案信息分級管理系統的開發和運用，建立起多角度、多層次的現代化檔案信息數據庫，充分挖掘檔案信息資源，提高檔案的利用率，讓檔案在醫院管理中的參考價值得以充分體現。

4.強化檔案管理人員的業務素質培訓，從培訓人員、培訓內容、培訓時間、師資保障方面做好統籌規劃。

檔案工作信息化推進難、融入醫院的信息大數據難，除了檔案工作處于醫院工作的從屬地位、領導不重視、信息化投入嚴重不足等客觀原因外，檔案管理人員的業務素質較差、運用計算機知識管檔、用檔能力孱弱也是重要的原因。因此，強化檔案管理人員的業務素質培訓，提高其管檔、用檔水平也是當務之急。現代檔案工作人員要求不僅要有敬業的精神、創新的意識、嚴謹的工作作風，還要具備扎實的理論知識和實際工作能力，尤其是計算機和信息網絡技術。當前大多數醫院的檔案工作人員不是專業出身，許多是兼職甚至是臨床退居二線的護士組成，這樣的人員狀況要實現檔案工作的信息化并推進信息化大數據工作是困難重重的。醫院要從兩方面加快將檔案管理人才的引進、培養。一方面引進專業的檔案人才特別是檔案專業與計算機網絡信息專業相結合的復合型人才，以改善現有的檔案管理人員結構;另一方面要加強現有檔案管理人員的專業技能培訓，采取請進來、走出去等多種方式進行檔案管理知識和計算機網絡信息技術學習，檔案管理人員要樹立全方位服務的工作理念，深入臨床一線調研臨床、教研對檔案信息的需求，積極開展檔案的服務活動宣傳，向臨床、科研、診療等方向不斷調整檔案業務發展方向，主動豐富檔案內容，優化檔案結構，開辟檔案信息資源，提高檔案管理水平，使檔案工作與醫院的整體工作相銜接，使得檔案工作真正成為醫院臨床工作的得力助手。

綜上所述，實現檔案信息與醫院大數據的融合，就要從醫院的組織體系完善，創新檔案管理模式、加強檔案管理數字化與信息化，增加檔案數字信息化的資金投入，加強檔案管理人員的業務水平等方面改進。按照檔案法的要求，強化醫院檔案管理，建立自上而下統一完整的檔案管理體系，提高檔案管理人員的業務素質，才能改變目前檔案工作的松、散、亂的落后局面，為檔案工作融入到醫院的信息化平臺創造條件，推動醫院信息化大數據的形成，提高檔案的利用率，使得檔案工作真正成為醫院工作的好參謀和好助手。

參考文獻：

[1]趙 靖.淺議新時期醫院檔案管理工作的現狀與對策? [J].黑龍江檔案，2015.04

[2]陳家欣.論如何開發和利用醫院綜合檔案[J].理論廣角，2014年3月（中）

[3]馬春榮.關于加強醫院檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2016.21

作者簡介：王鈞（1974-），男，籍貫：山東省壽光市，大學學歷，研究方向：檔案管理。