淺談新形勢下如何提高機(jī)關(guān)檔案管理水平

鄧　振

摘 要：中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會(huì)召開后，小康社會(huì)進(jìn)入全面建設(shè)的新時(shí)期。機(jī)關(guān)單位要以習(xí)近平新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，凝心聚力、開拓進(jìn)取，不斷提高檔案管理水平和服務(wù)能力。在新形勢下機(jī)關(guān)檔案在管理工作中依然存在著不少問題，本文對所存在的問題進(jìn)行了梳理，并一一提出對策。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理;問題;對策

“機(jī)關(guān)檔案，是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對國家和社會(huì)有參考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。”機(jī)關(guān)檔案管理工作是維護(hù)單位真實(shí)的歷史面貌，推進(jìn)依法行政，保護(hù)個(gè)人和單位利益的重要工作。機(jī)關(guān)檔案管理工作非常重要，但是在實(shí)際工作中各機(jī)關(guān)單位卻存在著不少的問題。

一、機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問題

1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，依法治檔概念不強(qiáng)。機(jī)關(guān)檔案的管理不能與單位其他工作同步發(fā)展。個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為機(jī)關(guān)檔案管理只是機(jī)關(guān)內(nèi)部的一項(xiàng)輔助工作。檔案管理只要求文件不丟失、不泄露、能簡單查檔。許多機(jī)關(guān)的檔案工作底子薄，檔案的收集、整理和管理得不到重視。檔案管理的硬件配置不合理，庫房面積不足，檔案裝具等建設(shè)達(dá)不到“八防”的要求。新形勢下檔案工作將面臨許多新的挑戰(zhàn)。機(jī)關(guān)檔案的管理，從執(zhí)法角度來看，許多機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對檔案管理主要依靠行政手段，較少使用法律手段。

2.預(yù)立卷制度的問題。預(yù)立卷制度要求所有部門按時(shí)收集，整理和移交各自部門的應(yīng)歸檔材料，經(jīng)過檔案管理部門的驗(yàn)收，雙方簽署交接手續(xù)，完成歸檔工作。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，實(shí)施了該制度的單位可以順利地進(jìn)行檔案管理。未執(zhí)行該制度的機(jī)關(guān)，檔案工作常出現(xiàn)互相推諉、職責(zé)不清、檔案收集困難、歸檔檔案的質(zhì)量不高等問題。檔案工作者需要投入大量的時(shí)間、精力來收集、整理檔案。對于突發(fā)性任務(wù)，機(jī)關(guān)檔案管理員無力應(yīng)付。

3.機(jī)關(guān)檔案安全存在問題。“一切國家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)。”檔案工作的底線是檔案安全。檔案的安全主要分為檔案實(shí)體安全和檔案信息安全。許多的機(jī)關(guān)單位都面臨著機(jī)關(guān)庫房緊張的問題。機(jī)關(guān)庫房的設(shè)備（溫濕度調(diào)控設(shè)備、消毒設(shè)備、門禁設(shè)備、消防設(shè)備等）存在隱患。溫度和濕度都沒有得到很好的控制，在破損檔案的搶救修復(fù)方面做得不到位，蟲蛀、損壞的檔案未能得到及時(shí)修復(fù)。機(jī)關(guān)檔案信息安全在大數(shù)據(jù)環(huán)境下面臨以下風(fēng)險(xiǎn)：網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，平臺(tái)安全的風(fēng)險(xiǎn)，服務(wù)安全風(fēng)險(xiǎn)。

4.機(jī)關(guān)檔案利用問題。機(jī)關(guān)檔案利用工作主要是為了對本機(jī)關(guān)提供利用，目前主要采取檔案室現(xiàn)場查閱、電話查閱、機(jī)關(guān)內(nèi)網(wǎng)查閱等方式。公眾想要查機(jī)關(guān)的檔案困難重重，既要大量證明材料，又要領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。機(jī)關(guān)檔案在利用方面相對原始，利用效率不高。各機(jī)關(guān)單位主要收藏官方文件，并收集少量其他門類的檔案（比如實(shí)物、音像、專業(yè)檔案等）。對機(jī)關(guān)的重大活動(dòng)、涉及機(jī)關(guān)職工個(gè)人權(quán)益的檔案收集、歸檔的較少（如住房、住房公積金以及人事、個(gè)人工資和健康等檔案）。單位內(nèi)部的檔案文化產(chǎn)品開發(fā)少。大多數(shù)機(jī)構(gòu)的檔案部門未能根據(jù)檔案的查詢要求編研數(shù)據(jù)和重要文件匯編等資料供公眾參考。

5.機(jī)構(gòu)信息化水平不高。“檔案工作的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，從根本上說就是要解決好在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代、在信息化條件下檔案工作管什么，怎么管的問題，同時(shí)解決好如何運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段開展工作的問題。”許多機(jī)關(guān)單位仍然依賴紙質(zhì)文件管理，檔案資源數(shù)字化率很低。檔案信息建設(shè)的任務(wù)主要是檔案的數(shù)字掃描處理和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）系統(tǒng)的電子文件存儲(chǔ)。檔案在數(shù)字化掃描前需要重新評估價(jià)值。在數(shù)字掃描文件的過程容易出現(xiàn)泄密的風(fēng)險(xiǎn)。掃描完成后，要對掃描文件進(jìn)行質(zhì)量的檢查，需要花費(fèi)大量時(shí)間。一些機(jī)關(guān)單位存在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）與電子檔案管理系統(tǒng)兩張皮的情況。首先是電子文件格式和檔案數(shù)據(jù)格式不同。其次，OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，無法無縫連接。最后，文件管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)都存在軟件升級緩慢和后續(xù)開發(fā)服務(wù)的問題。這些將嚴(yán)重影響電子文件的順利存檔，增加了工作量，造成后序工作的不必要浪費(fèi)。

6.機(jī)關(guān)檔案管理人員的問題。機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)不到位。在檔案人員構(gòu)成中，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)持證上崗的長期從事機(jī)關(guān)檔案工作的人員只占少數(shù)，大部分工作人員都是兼職。還有部分機(jī)關(guān)檔案管理人員經(jīng)常換動(dòng)工作崗位，收集檔案的渠道不暢，導(dǎo)致文件收集不完整，存檔質(zhì)量較差，給檔案工作未來的長期發(fā)展帶來不少隱患。有的檔案員學(xué)歷層次不高，長期不受領(lǐng)導(dǎo)重視，不被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注，工作積極性低，機(jī)關(guān)檔案管理水平低，機(jī)關(guān)檔案管理員成為弱勢群體，檔案工作進(jìn)一步被邊緣化。

二、提高機(jī)關(guān)檔案管理工作水平的對策

1.堅(jiān)定為黨管檔的政治方向。習(xí)近平總書記是非常重視檔案工作的。他認(rèn)為我們的歷史能夠得到不斷發(fā)展，過去的經(jīng)驗(yàn)得到總結(jié)，法律被人們認(rèn)可，各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都是離不開檔案的。政治性是檔案工作的基本特性。在新形勢下，各單位要牢記為黨工作，堅(jiān)持為黨管理檔案，銘記做好檔案工作是為國家為人民服務(wù)。機(jī)關(guān)必須堅(jiān)決貫徹黨的基本理論，路線和方針，把政治紀(jì)律和政治規(guī)矩放在首位，更加重視檔案工作，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理水平全面提升。

2.著力抓好檔案法治建設(shè)。檔案法治建設(shè)是一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)。國家檔案局第13號令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》已于2019年1月1日正式實(shí)施。中國的機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)符合規(guī)定的具體要求。該規(guī)定對檔案機(jī)構(gòu)和人員、基礎(chǔ)設(shè)施、管理要求、信息化建設(shè)、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰等事項(xiàng)作出了具體規(guī)定。各機(jī)構(gòu)應(yīng)全面提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，嚴(yán)格按照國家出臺(tái)的有關(guān)要求，做好機(jī)關(guān)檔案管理工作。

3.積極推進(jìn)部門檔案預(yù)立卷制度。機(jī)關(guān)單位首先要明確建立部門歸檔預(yù)立卷制度，建立由機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、各部門分管領(lǐng)導(dǎo)對各部門負(fù)責(zé)，各部門的兼職檔案管理員具體完成部門檔案收集、整理和移交的制度。機(jī)關(guān)單位必須建立一個(gè)了解業(yè)務(wù)和努力工作的檔案管理員團(tuán)隊(duì)。檔案管理人員平時(shí)要對各部門兼職管理員做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取日常多指導(dǎo)，年終進(jìn)行檔案目標(biāo)責(zé)任考核的形式，促進(jìn)各部門積極歸檔，把歸檔作為本部門的常規(guī)性工作。

4.著力抓好檔案利用。檔案利用、開發(fā)工作應(yīng)該要被機(jī)關(guān)單位重視。一是完善檔案利用制度。 檔案部門必須首先嚴(yán)格建立一個(gè)收集、整理和存檔的制度。制定檔案的查詢利用制度，保證檔案的利用工作。二是逐步擴(kuò)大信息披露范圍，最大限度地公開可公開檔案的內(nèi)容，為公眾提供查詢途徑。機(jī)關(guān)檔案部門要重視電子檔案的開發(fā)和利用，方便公眾登錄網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)利用檢索的方式獲取所需要的檔案信息，讓查詢者不受地理位置和時(shí)間的限制，提高查詢服務(wù)的質(zhì)量。三是機(jī)關(guān)檔案不僅收集文件檔案，還收集其他類別的檔案。四是檔案部門應(yīng)該盡可能利用單位的網(wǎng)站、官方微信和官方微博等新興發(fā)布平臺(tái)，合理合法地為公眾提供檔案利用。五是深度開發(fā)室藏檔案。機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)積極籌備機(jī)構(gòu)變革，年度匯編，基本數(shù)字匯編，特殊文件匯編等編研工作。

5.著力抓好檔案安全。“檔案作為國家發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步的真實(shí)記錄，是促進(jìn)各項(xiàng)事業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)。”各機(jī)關(guān)應(yīng)該把安全工作放在首位。規(guī)劃工作時(shí)必須考慮到機(jī)關(guān)檔案的安全。各機(jī)關(guān)平時(shí)要注重全面分析影響檔案安全的風(fēng)險(xiǎn)因素，以預(yù)防為主，每天做好檔案安全臺(tái)帳記錄，及時(shí)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。綜合運(yùn)用行政、技術(shù)、法律等手段強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案安全管理。加大資金投入，檔案管理人員素質(zhì)提升，基礎(chǔ)設(shè)施保障與技術(shù)應(yīng)用協(xié)調(diào)發(fā)展，構(gòu)建綜合人防，物理防御和技術(shù)防御的安全系統(tǒng)。在人防方面，各級機(jī)構(gòu)必須不斷修訂和完善檔案實(shí)體和信息安全的工作制度。在物理防御方面，機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)在庫房內(nèi)配備消防系統(tǒng)，安全監(jiān)控系統(tǒng)，空調(diào)設(shè)備和自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。文件需要良好的存儲(chǔ)條件才能長期存放。技防方面，一是保證計(jì)算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件、硬件升級、數(shù)據(jù)遷移安全;二是確保文件和文件管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)暢通無阻，能夠快速檢測和處理病毒，黑客攻擊，并恢復(fù)網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行。第三是使用加密技術(shù)（密鑰）用于電子和電子文件。

6.構(gòu)建“大檔案”工作格局。“建設(shè)‘大檔案’是指要樹立‘大檔案’的理念，將一個(gè)地區(qū)內(nèi)分散保存在不同檔案保管機(jī)構(gòu)的檔案集中統(tǒng)一到綜合檔案館。”機(jī)關(guān)可以重新組織上一年的文件（包括電子文件），并將其交給大型綜合檔案館。這些單位不需要管理物理文件，不需要數(shù)字轉(zhuǎn)換紙質(zhì)文件，還可以減輕裝檔空間不夠用的壓力，同時(shí)減少檔案管理的工作量。大型綜合檔案館可以與外界合作開發(fā)，實(shí)現(xiàn)與檔案管理系統(tǒng)無縫對接，能夠著錄電子文件元數(shù)據(jù)的新系統(tǒng)，以保證電子檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。大規(guī)模綜合檔案館統(tǒng)一購買標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一的數(shù)字檔案中介服務(wù)，逐步推進(jìn)檔案資源共享。

7.著力抓好人才培養(yǎng)。目前我國檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和專業(yè)化水平都需要進(jìn)一步提高。首先，我們必須擁有一支政治思想堅(jiān)定、檔案管理和服務(wù)能力較強(qiáng)的檔案管理員團(tuán)隊(duì)。隨著電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化建設(shè)和機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案管理人員必須不斷地學(xué)習(xí)黨的理論知識，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案的基礎(chǔ)知識，更新計(jì)算機(jī)科學(xué)和技術(shù)知識。第二，為了跟上時(shí)代的發(fā)展，適應(yīng)新形勢，機(jī)關(guān)單位應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行再教育。加強(qiáng)檔案學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，更新知識結(jié)構(gòu)，全面提高檔案管理水平。三是我們的檔案管理員隊(duì)伍必須是穩(wěn)定的。各機(jī)關(guān)要建立一個(gè)自上而下的檔案管理員系統(tǒng)。專職檔案員日常對兼職檔案員做好培訓(xùn)、指導(dǎo)工作。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案管理人員，提高他們的績效工資，給他們在職務(wù)、職稱晉升上創(chuàng)造空間，讓他們熱愛工作，專注于檔案事業(yè)，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，提高檔案管理水平。

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作者簡介：鄧振（1985-），女，漢族，湖南永州人，助教，碩士，檔案管理。