淺談檔案數字化發展的重要性

劉承玲 龍菲

摘? 要：在當前的信息數字化時代，數字化檔案已漸漸取代了傳統的紙質檔案，這使得檔案數字化建設已提上了日程。本文對檔案數字化管理的重要性進行了深入分析，總結了檔案數字化發展的重要作用，以期為檔案數字化建設提供重要的理論支持。

關鍵詞：檔案管理;?數字化;?重要性

檔案是一種“獨一無二”的信息資源，其作為人們日常活動中直接形成的歷史記錄，能夠真實的反映人類社會在政治、經濟、科學技術等方面的發展演變過程。隨著我國社會經濟水平的不斷提高，檔案的種類及數量越來越多，這增加了檔案資料管理與利用的的難度性，為了更好的開發和利用好檔案，增加檔案管理的實效性，檔案的數字化發展必定是未來發展的主要趨勢，這樣可以使得檔案工作逐漸從傳統的封閉、神秘的管理模式走向開放、公正的現代管理模式。

1 檔案數字化的含義

檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術手段等將紙質、光盤等各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息進行存儲，并利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，可及時為人們提供各項利用，促進了檔案信息收集整理、檢索利用等的網絡化，充分實現了資源共享。

2 當前基層檔案室數字化建設存在的主要不足

2.1 基層檔案室管理人員素質不高

相對于其他業務部門，檔案室常常會受到忽視，很多基層檔案室欠缺檔案管理和信息化處理的復合型人才，管理人員也往往以勞務派遣的臨時工為主，欠缺現代化的高科技技能，無法完全熟練的掌握計算機技術，不能及時的獲悉檔案管理工作的最新信息與技能。同時基層檔案室缺乏對管理人員的考核機制，無法激勵管理人員參與基層檔案室的建設和管理工作，也是造成基層檔案室人才隊伍建設普遍落后的一大原因。在基層檔案室管理的過程中，大多數的管理人員由于思想意識不到位，認為基層檔案室管理只是對整個基層檔案室進行管理與維護，忽略了基層檔案室的全方面管理，造成基層檔案室的各種設備儀器經常會出現故障，最終導致基層檔案室的應用效果不理想。

2.2 基層檔案室數字化建設應用水平不高

在基層檔案室數字化建設過程中，由于信息數據共享水平不高、缺乏整體化智能化的管理系統，造成基層檔案室數字化建設技術應用效果并不理想，受到人員素質和管理機制影響，最終使得整個的數字化管理依然停留在傳統模式下，無法快速地轉變為基層檔案室數字化建設。在開展數字化建設的過程中，由于忽視了實際應用，很容易造成基層檔案室數字化建設的使用效率并不高的問題。

2.3 數字化處理過程中標準不統一

檔案信息管理數字化的前提條件就是檔案基礎工作的標準化、規范化。因為各檔案的性質、形式、格式等的不同及其他方面的原因可能導致在檔案著錄等數字化方面標準不統一、缺乏規范性、從而一定程度上影響到了檔案數字化的發展。

2.4 資料更新不及時

在基層檔案室數字化建設開展過程中，還存在更新速度慢、缺乏后期更新維護意識等問題，造成網絡資源過于陳舊，沒有與時俱進，不符合實際需求。在基層檔案室數字化建設開展的過程中，由于許多基層檔案室數字化建設在建設的過程中缺乏必要的網絡因素，無法真正投入到正常的活動中，甚至還存在資料丟失的問題，導致基層檔案室數字化建設的開展效果并不理想。

3 檔案數字化發展的重要作用

3.1 確保對歷史資料檔案得到妥善

檔案數字化建設能夠有效地增強檔案歷史資料保管的質量水平。隨著社會經濟的快速發展，各種現代化的資料保存技術不斷涌現，對傳統的歷史珍貴資料也能夠進行無損保存。例如，歷史悠久具有豐富文化價值的檔案資料，主要采用磁盤、光盤、錄像帶、紙質材料管理，但是由于這些材料非常容易受潮變質，甚至還會被老鼠等啃食，導致資料信息不夠完整，造成檔案管理失去意義。因此，必須要利用計算機掃描技術，對各種紙質檔案、錄像帶檔案進行數字化處理，形成數字化信息文件不僅可以在互聯網上快速傳播，而且還能夠對原件進行妥善保管，而且數字資料所占的空間比較小，一般只需要一個普通的安全移動硬盤，就能夠隨時隨地地存儲，使整個歷史檔案資料管理的效果得到大幅度提升。

3.2 為檔案編研工作提供充足的依據

在檔案管理的過程中，管理人員能夠利用數字化管理手段，對數據資料進行整理，不用再對立卷工作進行重復勞動，這樣就能夠極大地減輕工作人員的負擔，確保檔案管理人員能夠有充足的時間和精力對檔案信息資源進行開發利用，提高檔案資源管理的整體質量，確保文獻匯編、數據匯編等工作有效開展。此外，在開展檔案管理工作時，也能夠有效解決利用方式、利用方法與社會利用需求之間存在的矛盾，提高檔案資源利用的效率。充分運用計算機技術，能夠保證檔案管理的總體質量和管理效果，確保檔案發揮出應有的價值。

3.3 檔案管理數字化具有非常多的優點

對珍貴的歷史文獻資料進行自動掃描、自動收集、自動處理，能夠形成全新的檔案信息形態，能夠將各種載體的檔案資料轉變為數字化檔案管理信息，而且還能夠上傳至互聯網形成計算機檔案數據庫，可以方便人們及時地對數據資源進行處理，為人們的社會發展作出重要的貢獻。

檔案數字化建設，能夠將檔案數據資料起草、修改和研發都集中在計算機上進行，使檔案管理更加方便快捷，還能夠使檔案資料更加開放，幫助更多人查閱檔案資料，能夠提高檔案管理的局域網和廣域網的發展，促使數據信息群快速形成，為更多的人士提供檔案服務，滿足社會對檔案資料的實際需求。

4 基層檔案室數字化途徑

4.1 加強基層檔案室數字化管理，確保基層檔案室信息共享

基層檔案室建設，必須要積極加強數字化管理的宣傳與推廣，讓廣大基層檔案室管理人員能夠正確認識數字化建設的必要性;同時，還要提高基層檔案室數字化建設的標準，確保基層檔案室共享機制順利實現，提高基層檔案室數字化利用的整體效率。

4.2 加大資金投入力度，確保數字化建設水平

切實有效地宣傳，能夠幫助部門領導和工作人員正確認識數字化管理的重要性，從而積極加強對管理工作的有效支持，確保管理工作順利開展;加強數字化建設的資金投入力度，吸引社會資金參與基層檔案室數字化建設，能夠確保資金充足。

4.3 培養檔案管理數字化人才，加強管理人員的思想教育

在加強數字化建設的同時，還應該加強管理人員的專業培訓，讓這些管理人員既能夠掌握專業的管理知識，又能夠擁有現代化的計算機操作技術。

4.4 統一管理軟件，加強軟件的維護與管理

為了盡可能減少軟件包容性不足問題的出現，基層檔案室數字化建設必須要建立統一的管理軟件，確保資料能夠實現共享;在軟件維護和數據備份的過程中，也要對軟件進行定期維護，確保管理軟件安全穩定運行。

結束語：

本文對檔案數字化發展的重要作用進行了深入分析，總結了三個方面的重要意義;利用計算機技術、掃描技術和數字攝影技術將各種文獻資料進行數字化保管，可以形成豐富的檔案管理信息庫。檔案數字化建設，不僅可以更好地保存歷史資料，而且也能夠提高檔案管理人員的工作效率，能夠為檔案的編研工作提供充足的數據支持，滿足社會發展的需求。

參考文獻

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