金融企業檔案管理的現狀與對策探究

張杰

摘要：如今，隨著我國社會經濟的快速發展和社會主義市場經濟體制的不斷完善，各行各業呈現出高速的發展態勢，銀行、證券、保險等金融企業迎來了前所未有的發展機遇，并且取得了顯著的發展成就，在國家經濟結構中占據著重要的地位，在一定程度上推動著國民經濟的增長。檔案是金融企業經營管理活動的直接歷史記錄，是金融企業的有形資產和無形資產，同時還是核心的信息資產，可以說金融企業的檔案管理直接影響著其發展成效。基于此，本文將在分析金融企業檔案管理現狀的基礎上，探討加強金融企業檔案管理的策略，希望為相關工作者提供有價值的參考和建議。

關鍵詞：金融企業;檔案管理;經濟發展

在我國經濟發展躍上新臺階和國家相關政策的支持下，金融企業在國家經濟結構中所占的比重有所增加，檔案作為金融企業最為重要的信息資產，在很大程度上決定著金融企業的各項經營管理活動，是金融企業內部管理的基礎所在，加強檔案管理工作，對于提升金融企業管理的科學性有著很大的積極作用，同時還可以提升金融企業抵御風險的能力。但是，長期以來，由于多種因素的影響，金融企業的管理類檔案和業務類檔案往往是分開管理，甚至一些金融企業不重視檔案管理工作，檔案丟失和利用檔案辦理假業務的現象時有發生，同時也導致了檔案資源不同程度流失的后果，對金融企業的發展帶來了一定的消極影響，準確把握金融企業檔案管理的現狀，并采取切實有效的對策給予解決，對其金融企業的發展至關重要。

一、金融企業檔案管理的現狀

檔案管理是金融企業制定發展策略與創新管理模式的基礎，從現階段的情況來看，金融企業的檔案管理還存在著諸多不足，尤其是小型的金融企業，工作人員有限，再加上工作機構設置不完善，檔案管理制度不健全，導致相關工作人員很難專心地投入到檔案管理工作中，但是隨著金融企業的發展不斷壯大，檔案管理水平和企業發展能力之間的不協調性就會日益凸顯，直接制約著金融企業的經營和發展。筆者認為金融企業檔案管理的現狀主要表現在以下兩個方面：其一：部分金融企業檔案管理的意識薄弱。一些金融企業非常重視自身業務的發展，卻忽視了檔案的收集，再加上一些檔案管理人員的專業素質不高，工作內容和行為與檔案管理規范有著一定的差異性，甚至一些金融單位讓工作人員以兼職的形式來收集資料，這樣就會很容易出現檔案遺漏、缺失或者整理規范不一致的問題，在很大程度上降低了檔案管理的有效性;其二，檔案管理模式較為落后。隨著社會經濟的快速發展，尤其是在網絡技術突飛猛進的背景下，各種新興的信息技術逐步被應用到企業管理中，就目前的情況而言，大部分金融企業在檔案管理信息化方面做得不夠，尚未形成電子檔案，同時也沒有配備相應的檔案管理軟件，再加上辦公環境的限制，導致檔案庫房、辦公室和閱卷時難以分開，這樣就會導致金融企業無法有效地挖掘出有價值的檔案，失去了檔案管理的價值，不利于金融企業的健康可持續發展。

二、加強金融企業檔案管理的策略探討

1. 增強工作人員的檔案管理意識

針對檔案管理意識薄弱的問題，金融企業要不斷加大宣傳力度，宣傳檔案管理的價值，促使相關工作人員認識到檔案管理在金融企業發展中的重要價值，不斷增強管理層與普通員工的檔案意識，為更好地開展檔案管理工作和提升檔案管理質量奠定良好的基礎。如金融企業可以通過開展宣傳活動、創設宣傳板報的形式來宣傳檔案管理的價值，而且在宣傳內容方面，盡可能地選擇新時期的專題教育或者其他金融單位的檔案管理成果，促使金融企業內的上下級員工都能夠深刻地理解檔案管理的重要性作用，從心理上認同檔案信息的價值，主動地提升自身的檔案管理技術水平，不斷增強金融企業的檔案管理意識。與此同時，檔案管理工作者也要重視自身的工作內容，努力做好檔案的收集整理工作，以此來提升檔案管理的質量，充分發揮出檔案管理的價值，為金融企業的管理和發展提供有價值的參考信息。

2. 建立健全檔案管理制度

完善的檔案管理制度是保證金融企業檔案管理工作順利進行的保障，同時也是提升檔案管理質量的基石，為了更好地規范檔案管理工作，切實發揮出檔案管理的潛在價值，相關管理者可以根據《中華人民共和國檔案法》《金融企業業務管理規定》等檔案管理的有關規定，并結合金融企業的自身情況，制定出符合企業發展情況的《檔案管理辦法》，進一步明確檔案管理的原則、管理方法、檔案編號和檔案裝具等等，保證金融企業檔案管理工作有章可循，同時還需要建立全宗卷，把檔案管理過程中的全部資料和組織機構沿革、大事記等一系列材料來集中保管。與此同時，金融企業還要進一步強化檔案管理分級負責制，讓檔案管理工作納入到監督和考核的范疇，結合單位開展的精細化管理與內控活動，針對檔案管理部門、檔案管理人員的崗位職責進一步明確，并且要確定考核維度，針對檔案管理工作的質量對相關工作者給予一定的獎懲，以此來實現對檔案工作的有效監督，全方位地提升金融企業的檔案管理質量。

3. 加強檔案管理的基礎設施建設

注重檔案管理的基礎設施建設，才能跟上時代發展的步伐。金融企業要注重加強檔案管理的基礎設施建設，可以從以下兩個方面著手：其一，加大信息技術在檔案管理中的應用力度，信息技術在檔案管理中的應用，不僅僅直接提升了檔案管理的效率和質量，而且相對于紙質保存檔案而言，信息技術可以很好地保障檔案資源的安全性與有效性，尤其要重視檔案管理軟件的應用，方便相關人員快速、便捷地查找檔案信息;其二，金融企業要積極地購置檔案防護裝具和設備，保障檔案的安全性，盡最大程度來延長檔案的保存時間，如檔案裝具可以采用安裝鐵皮柜或者密封架的方式，同時密封架還可以起到最大化利用空間的目的，檔案盒需要采用正規的無酸紙檔案盒，并且要實現檔案室防水、防潮、防火等要求，保證檔案管理的安全性，這樣才能有效地發揮出檔案管理的最大價值。

三、結論

在市場經濟體制日趨完善和金融市場競爭日益激烈的環境下，金融企業更應該重視自身的內部管理，意識到檔案管理在金融企業經營發展中的重要性作用，準確把握金融企業檔案管理的現狀，不斷增強工作人員的檔案管理意識，建立健全檔案管理制度，加強檔案管理的基礎設施建設，切實提升檔案管理水平，推動金融企業健康發展。

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