實現備件采購工作質量和采購成本的控制

田浩

【摘 ?要】備件是生產的基礎，備件供應是企業生產正常進行的重要保證。備件采購的主要任務是組織采購備件，作為生產儲備，以保證生產經營的需要。在當前資金緊張、資源供不應求、采購市場不盡規范的情況下，強化備件采購全過程的質量控制，不僅能降低采購成本、節省財務費用、提升企業經濟效益，而且可以防范低價低質的備件流入，確保企業生產正常進行和長遠利益。

【關鍵詞】備件采購;采購成本;質量控制

備件采購全過程是指從使用單位的需求計劃開始，經過相關管理部門審核轉化為采購計劃，專業采購部門按規定做采購方案，招標采購中心組織招標評標、比議價，直到合同簽訂、備件的監制、催貨、驗收入庫、備件出庫為止的全過程。為了保證以最低的采購資金向使用單位供應最優的備件，因此我們必須加強備件采購過程中每一個環節的工作質量控制確保降低采購成本和備件的采購工作質量。

一、科學制訂采購計劃，確保備件計劃的質量控制

當前，備件使用單位為了怕影響生產、減少本單位之間的供求矛盾，往往過分追求多、全、優，認為隨報隨要、有求必應才能體現工作業績，由此產生了采購計劃與財務年度的總量平衡、降低成本、減少庫存、優化結構等要求相矛盾，且在當前貨幣緊張的情況下也是難以實現的。另外，存在著備件需求計劃申報不規范、不嚴謹、不合乎要求、急件較多問題。因此，備件計劃管理部門必須對用戶的需求計劃進行審核，通過成本核算，量入為出，根據備件的周轉周期，制定備件消耗定額，在集團公司平臺上合理儲備，科學制訂采購計劃，達到資源共享，實現財務目標。

二、加強備件采購的規范操作，注重采購技巧，建立商務約束與管理機制

一方面要求采購人員廣拓貨源渠道，“擇優、擇近、擇廉”采購，達到降低采購成本和保證質量雙重目的。另一方面要深入貫徹“戰略采購和供需長期合作協議為主導、招標采購為重點、比價議價和備件及時供為補充”的采購原則，擴大直供廠家，減少中間代理貿易商。

一是穩定主要備件采購渠道。對于那些關鍵的、賣方市場的、價格上漲的、制造時間長的、進口量大的備件采購，要從長遠角度考慮，選擇企業信譽好、產品質量優、供貨能力強的企業作為采購的首要選擇供貨商，必要時與之建立戰略性合作伙伴關系，簽訂中遠期供貨協議;對于易耗件，可以采取按單位產品的消耗逐年遞減的原則簽訂協議，也可以和有實力的供應商簽訂及時供協議，在充分保證生產需求資源的同時，避免風險成本的支出。

二是重點推行招標采購。對于那些標準的、通用性強的備件以及可以通過用不同廠家的產品而達到同種功能的成套設備，在保證采購備件質量前提下，有針對性地選擇來自不同地區的有實力的合格供方，進行招標采購，實行先招后議、價格孰低優先原則和互惠互利原則，也可以按經濟學中的“木桶理論”，實行招標方式的創新———整體承包，既能使我們最大限度地降低成本，又能使供方保證備件質量。

三是比價議價不可少。對于那些獨家產品、專利產品、進口設備國產化備件化、已有前購案價的、已使用的或已試用的備件，我們要在進行成本核算的基礎上選擇廠家進行比價議價。注重備件采購技巧。孫子兵法說：“凡戰者，以正合，以奇勝。故善出奇者，無窮如天地，不竭如江河。”市場千變萬化，商場如戰場。在招標比價的過程中，既要防止暗箱操作、串通抬標，還要注重技巧。

四是要建立商務約束與管理機制。為了防止備件采購中的不正常行為，避免使企業蒙受經濟損失，必須建立投標抵押金制度和合同履約金制度，保證從招投標到合同履行完的全過程受控;商情部門、招標采購中心和紀委以及審計部門，負責采購價格的事前市場調研和事中定價的監督、審批以及事后的審計、考核工作，協助專業采購部門做好采購工作。

三、加強備件的監制，確保交貨驗收的質量控制

對于關鍵備件和重要備件以及事故備件，采購部門和使用單位以及管理部門要全過程地對備件生產單位進行技術方案的審定、備件的監制，確保備件質量;有預付款項的合同，嚴格按照交貨方式和時間催交，確保我方的資產及時收回;運雜費按照合同要求計價，杜絕重復付費現象;備件的驗收要認真清點數量，更重要把握質量關，產品的型號、生產廠家、要認真核對，并且要按照質量標準進行實質性的抽查和測試。

四、加強存貨管理，確保備件貯備質量

備件存貨是企業在日常生產過程中將要消耗的自己所擁有的備件，凡所有權已屬于企業，不論企業是否已收到或持有，均應作為本企業的存貨，它是企業的流動資產。備件存貨成本包括事故備件、常耗備件等，一般約為年采購成本的20%以上。存貨不僅占用空間，而且還要占用時間和資金，存貨成本由采購成本、訂貨成本和儲存成本三部分組成。備件驗收入庫若不及時領用，就會變成存貨，使占用資金和資金成本增加，同時還會增加保管費用，甚至會導致備件的公允價值降低，形成跌價損失。

存貨的數量和價值的核算直接影響企業的資產負債表和損益表，其原因在于，就一定的會計期間內來看，本期已經耗用的存貨將形成產品成本，進入企業的損益表;而本期未耗用的部分將形成期末存貨進入企業的資產負債表。由此可見，存貨的核算既影響當期的利潤也影響當期的資產計價。因此，必須加強對存貨的管理和控制，確保備件庫存的安全和適量。

一是合理提高備件存貨的周轉率。如果備件存貨過多，存貨周轉率過低，就意味著我們的流動資金占用太多，從而使資金成本和財務管理費用太高，勢必影響經濟效益，我們必須引起高度重視。如果存貨太少，可能會影響生產;存貨周轉率過高，說明我們采購批量太少，勢必會增加我們的訂貨成本。我們必須進行科學預測，利用周轉期計算法、因素分析法、比例計算法和儲備資金占用額的測算，確定經濟訂貨批量，來規劃存貨的合理儲備。

二是控制備件存貨資金，減少庫存。庫存一般不會產生任何附加價值，而且產生搬運和儲存需求，吞食了財務資產。隨著時間的推移，一方面會腐蝕、變質，產生浪費;另一方面，隨著產品的升級換代而變成廢品。我們備件有數萬種，有的價格昂貴，有的不值幾文，有的數量龐大，有的寥寥無幾。我們必須分清主次，進行周密規劃，對所有的備件ABC分類控制。A類存貨種類少，占用資金大，應集中主要力量管理;C類存貨種類繁多，占用資金少，不必耗費大量的人力、物力、財力;B類處于中間地位，也應引起重視。庫存的備件要在保管好的基礎上，加速周轉，同時及時補庫;庫齡長的備件要積極在公司內外進行調劑，避免跌價損失。

三是優化庫存結構，實現資源共享，要在倉儲集中管理的基礎上實現科學管理，對庫存備件的通用性和專業性進行庫位的優化管理。這不僅可以大大地減少庫存占用資金，而且能節省人工成本和管理費用，實現了資金的有效利用，更主要地能更快更好地為公司生產正常進行服好務。

結束語

我們要進一步解放思想，追求卓越，克服采購環節中的困難，降低成本、保證質量、提高工作效率和快捷優質服務等效果，為公司帶來更大利益。

參考文獻：

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（作者單位：山東核電有限公司）