技術檔案在學校圖書館管理中的應用價值與策略

辛秀峰

摘要：在教育信息化建設過程中，難免會遇到各種各樣的問題和困難，技術檔案管理越發越顯得重要，如果是學校圖書館技術檔案朝著健康之路發展呢？

關鍵詞：學校圖書館 技術檔案 必要 措施

在現代經濟的發展下，素質教育催生了知識經濟，加上現在的網絡信息技術的發展，高校的圖書館向數字化和網絡化的方向發展。由于在圖書館中引入信息技術，促進圖書館技術檔案工作的高效管理。

一、技術檔案的定義和內涵

技術檔案也是一種重要的文件資料，主要用于科研領域的生產活動，包括一些技術文件，圖表和圖紙以及照片等。圖書館的技術檔案主要就是指圖書館的規劃任務書、圖書館的建設大綱以及相關活動的調查材料等。這些材料的留檔保存可以為圖書館的科研工作提供重要資料文獻和經驗。技術檔案具有特殊性，一般為內部文件，屬于有保密級別的文件。

二、學校圖書館建立技術檔案的必要性

在學校發展過程中，圖書館發揮著重要的教學輔助作用，特別有利于現代化教學效益的提升。圖書館技術檔案管理數字化可以實現檔案信息的數字化、利用網絡進行信息組織和傳輸，實現檔案的自動管理和大眾化服務，促進資源共享和信息檢索的效率和便捷性。

建立技術檔案可有效提升圖書館管理的科學化水平。技術檔案可有效反映單位或部門對于基本建設的實際情況，其本身有著很強的保護價值，是真實的記錄集中保管技術方面的材料。隨禮信息化的迅猛發展，當前圖書館的管理模式逐漸從傳統的方式想信息化、現代化方向邁進。這就要求一些既懂得現代化的科學技術，又對圖書館方面的專業知識有獨到研究的復合型的人才加入到圖書館管理隊伍中去。在當今，圖書館如果在技術方面不穩定，必然影響了整個圖書館工作的正常開展。

圖書館技術檔案可以提高信息的利用效率。在圖書種類和數量的不斷增多，圖書館技術檔案的管理內容日益繁雜，管理的難度不斷加大，這樣的形勢下，通過數字化管理，可以有效提高信息的利用效率，對傳統的圖書館檔案管理帶來嚴重的沖擊，實現了信息的強大變革。對于學校的圖書館的管理工作而言，改變了過去一直運用的單一的管理功能，實行了給“知識的傳播和擴散”的職能以及咨詢功能等，這就對于館員實際的素質能力方面提出了更高的要求，當然，也帶來了一些實際管理方面的問題和挑戰，需要采取有效的應對措施進行解決。所以，要加強對圖書館技術檔案的數字化管理。對于圖書館的技術檔案而言，檔案的自動化管理可以充分提高管理的工作效率。由于計算機存儲技術的應用，將有效化解傳統檔案管理的繁重壓力。例如，互聯網技術、圖片掃描技術、存儲技術以及多媒體技術多項新科技，可以有效實現圖書館技術檔案的立卷、歸檔、檢索以及利用等功能。由于在實際的高效技術檔案管理中，許多現代的管理規章制度和一些實際的操作規程之間出現了一些矛盾，對于一些崗位職責劃分方面存在不明晰的情況，容易導致操作方面一些明顯的失誤和漏洞的出現，極有可能造成嚴重后果。對于這些資料的保存，一旦出現不完整的情況，就會給相關的維修和維護帶來了很大的困擾。

技術檔案的數字化管理，還可以提高信息的網絡化傳遞，促進社會化服務質量的提高，從而促進檔案信息的更大范圍擴展，實現跨時空的信息服務，促進信息傳遞的現代化和標準規范化。

三、技術檔案管理需健全的規章制度

一要加強技術檔案的系統化建設。技術檔案對圖書館的技術設備實際的設置情況以進行了翔實記錄，可以讓相關管理者對于本館內的現代化設備有著較為清楚的了解，這樣在實際管理之中才能游刃有余。建立技術檔案，就是要結合檔案的實際運轉情況，進行明確分工，建立其一套完整的、可操作性強的制度體系，以保證技術檔案的完整性和系統化。

二要完善技術檔案所需設備。在對實際需要的各種設備進行采購時，要建立起完善的記錄檔案，以便于財務部門對設備相關情況有著深入、細致的了解，并依據實際需要，進行必要的采購和更新，保證技術檔案的硬件基礎。

三要建立設備管理檔案和技術操作檔案。當今，很多圖書館實際采用的自動化管理系統均有差異，需要專業人員進行系統維護。設備采購后，對于每一臺設備都要有詳細的過程性管理記錄。對于采購的設備的采用的買機配件實際的使用情況、出處做好切實的記錄。要依照每一臺機器的編號建立檔案，掌握好各臺計算機的運行和維修方面的情況，便于系統進行升級和操作人員進交接工作。

四要落實對技術檔案的運用。對于圖書館而言，建立規范的專業技術檔案是一項提高管理水平的重要措施。在技術檔案建立之后，既可幫助管理者迅速掌握各種維修技術，還可讓后續的專業技術人員最快地熟知整個圖書館的計算機局域網的設備配置以及實際的運行情況，以盡早盡快地投入到工作之中。

隨著知識經濟的勃興和信息化環境的持續構建和成型，社會發展的信息化大潮愈發朝著不可阻擋的趨勢發展。可以說，當今圖書館實現科學合理管理的一個重要的發展方向就是網絡化和信息化。信息技術在圖書館的實的運轉中發揮的作用越來越大。不斷建立和完善技術檔案，持續加強對圖書館技術檔案的數字化管理，就需要一步一步地解決現實存在的問題，從而實現循序漸進、有條不紊、井然有序的持久發展。