檔案信息化建設與檔案管理的幾點思路

摘 要：隨著現代信息化技術的快速發展與應用，在檔案管理工作中應用信息化技術已經成為一種必然的趨勢。因此，當前將信息化技術有效應用到檔案管理工作中，對于加強檔案信息化建設，改變原本傳統落后的檔案管理模式具有十分積極的意義。本文主要結合筆者的實際工作經驗，以及對檔案管理信息化發展的一些認識，提出幾點關于檔案信息化建設與管理的策略。

關鍵詞：檔案管理;信息化;建設思路

在傳統的檔案管理模式下，管理人員更多的是對檔案資料信息進行存儲和保管。在實際管理過程中其所提供的管理服務相對較少，且對于檔案信息的利用率較低，這在很大程度上削弱了檔案管理的真實價值。而當前信息化技術快速發展，為檔案信息的高效應用提供了良好的契機，利用信息技術對檔案信息資源進行統一整理，歸類保存，能夠將其與人們的實際生活更好的聯系在一起;利用大數據技術、網絡信息技術實現資源信息共享，可以更好的保障人們的實際需求，為人們提供更加優質的檔案管理服務。

一、傳統檔案管理服務模式存在的局限性

傳統檔案管理服務模式在實際運行中表現出一定的局限性，不管是檔案管理人員的思想意識，還是所采用的檔案管理服務方式都存在著較大的不足，嚴重影響到檔案信息資源的價值和作用，主要表現在以下幾個方面：

1.從檔案利用者的角度分析

從檔案利用者的角度分析，對檔案利用者進行分類，通常可以分為個人、企業單位、政府部門等，同時這些檔案利用者對檔案信息的實際需求表現出較大的差異。但是在傳統的檔案管理服務模式中，缺乏對不同人群的區別性對待，未做好相關的分類整理，以致在實際工作中使得檔案的利用率較低。

2.從檔案利用方式分析

從檔案利用方式展開分析，通常情況下，檔案利用者想要獲取需要的檔案信息資料，必須自行到檔案處對相關資料信息進行查閱，而該過程往往受到時間和空間的較大限制，嚴重影響到檔案信息資源的利用效率，使得檔案信息資源的作用降低。

3.從檔案管理人員的角度分析

從檔案管理人員的角度分析，檔案管理人員在整個服務過程中完全處于一種被動的地位，其主要根據檔案利用者提出的申請，來為檔案利用者提供定向服務，服務工作開展方式相對較為單一，且效率相對較為低下。

4.從檔案信息利用結果來看

從檔案信息利用結果來看，由于檔案利用者與檔案管理人員之間缺乏有效的溝通交流，使得檔案管理人員缺乏對檔案利用者檔案信息利用情況的了解，這也在很大程度上限制了檔案管理服務工作的改進，對檔案服務質量的提升造成較大限制。

而從當前檔案信息化管理的實際情況來看，利用先進的信息化技術，能夠在很大程度上規避傳統檔案管理服務模式表現出來的局限性，實現檔案管理服務創新，使檔案信息資源能夠得以最大化利用[3]。由此可見，當前事業單位積極推進檔案信息化建設工作，加強對檔案的現代化管理有著十分積極的意義，不僅能夠有效提升檔案信息資源的價值，而且能夠幫助事業單位相關工作的開展。

二、檔案信息化建設與檔案管理的幾點思路

為積極推進檔案信息化建設，切實滿足各類檔案利用者的需求，在實際的建設工作中，關鍵還需從發展規劃、基礎設施建設、隊伍培養、服務創新、安全管理等方面入手，從而促使檔案管理實現更加系統化的建設，充分發揮現代信息技術的作用，使檔案信息資源得到高效化的應用。

1.列入發展規劃，加強宣傳工作

檔案信息化建設是一個系統性的轉變過程，不可能在短時間內就完全轉變。因此還需要事業單位結合自身的實際情況，在檔案信息化建設中做出統一的規劃部署，并將其列入單位發展規劃之中，加強對各個部門的檔案信息化建設宣傳，提升工作人員的檔案信息化意識。在各個部門的相互協調配合之下，堅持“利用優先，分步實施”的基本原則，逐步推進單位檔案信息化建設與檔案管理。從具體來看，單位可以將檔案信息化建設工作作為重點建設項目，結合單位情況擬定合適的近期、中期以及遠期目標，具有計劃和目的性的開展檔案信息化建設。而在此過程中，單位也能夠從中切實體驗到檔案信息化建設管理帶來的實質性作用，從而對之引起更高的重視，對后續檔案信息化建設提供支撐和幫助。

2.引進先進設備，規范建設標準

硬件基礎設施是檔案信息化建設的基礎。因此，單位在積極推進檔案信息化建設和檔案管理的過程中，首先還需加大資金方面的投入，積極引進先進的信息化設備，完成單位內部局域網建設工作，構建完善的檔案信息化管理系統，這是現代檔案信息化建設與檔案管理的重要基礎。其次在檔案信息化管理過程中，還應做到標準化和規范化，以提升檔案信息在實際應用中的效率。例如：在實際建設中，應當對檔案信息分類、檔案數據格式、著錄標引等做出明確規范，以便檔案管理工作能夠更好的開展;在對以往各類檔案信息資源進行轉化時，應當規范其操作流程，明確紙質檔案、錄音檔案、照片檔案等轉化為數字資源時的注意事項，切實保證檔案信息資源轉化的完善性;在對新的檔案信息資源進行錄入時，要嚴格按照規范標準執行和實施，確保檔案信息的有效性，同時便于這些信息的共享與傳播，發揮檔案信息的真正價值和作用。

3.優化系統功能，完善檔案服務

優化檔案信息化管理系統的功能，是有效促進和提升檔案管理服務質量的重要基礎。在具體的優化過程中，首先應當將檔案管理與檔案利用充分聯系在一起，然后根據制定的統一規范和標準展開建設，使檔案信息資源在進行存儲、加工以及傳輸的過程中都能夠做到標準化和規范化，從而實現檔案管理和檔案利用的一體化建設，使檔案管理系統能夠更好的為檔案管理工作服務，促進工作效率和工作質量的提升。例如：將檔案信息資源分類錄入，并建立對應的目錄數據庫，方便檔案利用者快速檢索到對應的檔案信息;將部分可公開檔案信息資源公布于網站之上，實現檔案信息資源共享，提升檔案的利用效率;增設檔案信息查閱網絡渠道，對于不具備檔案信息直接查閱權限的人員，可通過該渠道提出申請，由檔案管理人員對申請人信息做出審核，然后對之提供檔案信息服務，這樣能夠有效改善傳統檔案管理服務時間和空間的限制。

4.加強安全管理，保障服務質量

在全面推進和實施檔案信息化管理的過程中，還應當充分認識到其背后存在的風險，加強對檔案信息資源的安全管理。從具體來看，主要可以從以下幾方面著手：

第一，設置訪問權限，只有擁有相應訪問權限的人員才能獲取到對應的檔案信息，提升部分檔案信息的保密性。同時設置訪問權限，也有利于對不同人群提供更具有針對性的服務，提升服務的質量。例如：對部分檔案信息做統計處理，方便對應人員通過表格、統計圖等更加直觀的了解所需要的信息;

第二，在通信渠道上加強安全管理。對于大部分人員，其只能擁有檔案信息的瀏覽權，不具有更改信息的權力。而對于擁有檔案信息修改權限的工作人員，當對檔案信息做出修改之后，系統會自動保存相關人員的資料信息，并顯示修改的資料信息，便于更好的做出監管，提升檔案信息資源的真實性和可靠性。同時也起到規范檔案信息管理人員行為的作用，使之能夠嚴格按照規定進行檔案信息的修改管理。

第三，做好自動備份管理。為避免特殊情況發生，如：檔案信息系統崩潰，病毒入侵等，造成檔案信息資源的丟失。錄入系統的檔案信息資源都需自動備份，即使系統出現意外情況，也能夠將檔案信息資源恢復，提升檔案信息資源管理的安全性和可靠性。

第四，定期對系統進行掃描檢測。為避免病毒入侵、信息泄露等風險，應安裝相應的防護軟件，定期對系統運行情況進行掃描和檢測，及時發現異常狀況并加以處理，確保系統運行穩定可靠。

5.加強隊伍建設，提升服務意識

在推進檔案信息化管理的過程中，檔案管理人員起著關鍵性作用，對檔案信息化管理質量有著較大的影響。因此，在檔案信息化管理過程中，還應當重視對檔案管理人員的培養工作，定期對檔案管理人員展開信息技術培訓、職業素養培訓等，提供其外出學習的機會，從而使檔案管理隊伍的專業技能和職業素養得到提升，更好的為檔案利用者提供服務。同時，單位還應當注重獎懲機制的建立與完善，針對檔案管理部門制定對應的評價指標，嚴格落實相關評價工作，以此調動檔案管理人員的工作積極性，提升檔案管理服務質量和工作效率，打造高素質的檔案管理隊伍。

三、結語

綜上所述，在信息技術快速發展的推動之下，信息化已經成為各行各業建設發展過程中重點關注的內容。同樣在檔案管理工作中，也應當對之引起高度的重視，積極轉變以往的檔案管理思維和模式，引入新的檔案管理理念，創新檔案管理模式，從而有效提升檔案管理服務質量，使單位檔案管理的價值得到最大發揮，使之能夠更好的為單位健康發展提供幫助。

參考文獻：

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作者簡介：孫海（1981.-），漢族，男，山東濱州人，本科，辦公室助理館員，工作性質：檔案管理。