探討提高社會保險檔案管理的有效措施

張霞

摘 ?要：社會保險檔案管理是社會保障體系的重要組成部分，也是和諧社會主義建設的重要內容，具有重大意義，與廣大勞動人民自身的利益密切相關，也是社會發展過程中的必不可少的一部分。其中社會保險檔案社會保險工作開展的重要依據，是勞動人民合法權益保護的基本前提，社會保險完整性與有效性，對社會和諧發展與穩定發展具有積極促進作用。

隨著我國社會保險行業的深化改革，加大了社會保險的覆蓋面，使越來越多人們的基本權益可以得到保護，近年來我國社會保險的業務量與檔案的數量也在不斷增加，因此檔案管理部門需要加強對社會保險的檔案管理工作，使社會保險工作的實施更加完善。

1社會保險檔案管理工作的重要性

1.1社會保險改革的需求。社會保險改革需要對傳統檔案管理工作加以改革，加強社會保險檔案管理工作，建立完善的社會保險檔案管理體系，確保社會保險工作的高效開展。在社會保險檔案中具有完善的保險資料信息記錄，是社會保險工作順利開展和實施的重要前提，如檔案中原始資料一旦丟失，那么后續的保險工作也就難以展開，信息資料補回十分困難。因此加強社會保險檔案管理工作十分重要。在傳統社會保險檔案管理中，主要是紙質資料，管理工作十分苦難，檔案管理人員的工作量較大，而信息化時代下，社會保險檔案的管理工作必然要與信息技術相結合，建立社會保險檔案系統，對傳統檔案管理方式進行革新，確保社會保險檔案的完整性，為社會保險工作開展提供依據。

1.2社會保險業務發展的基本要求。社會保險工作的開展十分復雜，社保工作的落實會產生大量數據和信息，如果這些信息及數據資料沒有進行妥善保管，則會造成數據丟失，對社會保險工作的開展產生阻礙。此外，由于各個企業及單位中經常會出現人才流動的現象，保險繳納也會產生相應的變動，加強社會保險檔案的嚴格管理，避免社會保險的繳納出現混亂，人才流動期間會將部分信息資料進行轉移，并由新單位予以保管，雙方共同協定社保繳納情況。從體制上來看，保險本身具有嚴格制度管理體系，社會保險工作與檔案管理工作的特征相符合，有利于保障后期工作實施。

2加強社會保險檔案管理的對策建議

社會保險檔案是社會保險事業發展的一筆非常寶貴的財富，是必不可少的基礎性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規范和不注意開發利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨具特點的社會保險檔案管理體系和管理辦法。

2.1加強社會保險檔案管理宣傳工作

社會保險檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，也是反映社會保險事業發展的寶貴資料和重要歷史憑證。依法加強和規范社會保險檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進社會保險經辦工作標準化和規范化的重要內容，也是全面提升經辦能力和管理水平，真正維護職工權益，促進公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實深入做好社會保險檔案管理工作，要調動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度，充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式，廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性，提高系統工作人員社會保險檔案管理意識，增強加強檔案管理的自覺性和主動性。

2.2規范社會保險檔案管理業務流程

（1）社會保險檔案收集整理規范。社會保險檔案材料收集分類，必須按照《社會保險檔案管理實施辦法》進行歸檔整理;保持每份歸檔材料之間聯系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結果在前、審核依據在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應予以復制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等書寫字跡。嚴禁使用熱敏（傳真）紙、復寫紙，確保社會保險業務材料內容的完整性和真實性。

（2）社會保險檔案移交規范。社會保險檔案管理人員必須按時將本部門經辦業務過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結的專業性業務材料（含電子文檔），按照《社會保險檔案管理實施辦法》和《社會保險檔案材料收集整理規范》，進行分類收集整理并定期進行移交。每次辦理業務檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現場填寫《社會保險檔案移交表》，經雙方簽字確認，明確工作責任。3、社會保險檔案立卷歸檔規范。社會保險檔案的收集按照《社會保險檔案管理規定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險檔案齊全、準確、規范。凡歸檔的社會保險材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復寫、傳真制作社會保險業務材料。

2.3實現社會保險檔案管理的標準化

（1）加強基本硬件建設。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領導小組，設立專職檔案員，并進行了業務培訓，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強檔案管理基本建設。一是開辟專門檔案室加強管理;二是購置標準檔案柜;三是設置防火、防潮、恒溫、防盜器具;四是購置檔案專用賬表卡冊包裝盒等工具，及照相機、錄音機等必備物品。

（2）建立社會保險檔案管理系統，逐步實現微機管理。隨著社會保險覆蓋范圍擴大、險種越來越多、管理越來越復雜，社會保險檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統。其內容包括：

①在職職工、退休人員個人的基本社會保險檔案庫：詳細記載職工每次調動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費情況。

②用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業、經濟類型編碼等基本情況;記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險基金應繳總數及變化情況;記載正常的繳費、欠繳、補繳、實際支付待遇情況的歷史資料。

③記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計憑證科目數據及全部會計科目的二級細帳。

④財務、統計數據庫：有關社會保險財務、統計報表等數據信息。

2.4注重社會保險檔案的開發利用

在加強社會保險檔案管理的同時，也要注重發揮社會保險檔案的服務作用。一是提供咨詢服務，例如，開展公布養老保險個人賬戶對帳單，隨時為職工查找提供服務。二是為領導決策提供參考數據，每次社會保險制度改革起步前，都由檔案信息庫提供大量的參考資料和信息數據供決策用。三是成為管理工作的基本手段。社會保險公司的基本工作包括參保登記、征繳基金、撥付基金等，都要依靠檔案提供幫助。四是為進行費用預測和制定政策提供依據。例如利用檔案記載的受保人繳費情況和保險金發放情況，預測社會保險費用的需求量，為制定和調整保險基金提取比例的政策和標準提供可靠依據。

3結束語

總之，在現階段，傳統的社會保險檔案管理模式和管理方式已經被規范化、標準化和信息化的檔案管理模式所取代，促進社會保險工作健康發展與持續發展，為社會保險工作的開展提供了充足的依據。

參考文獻

[1] ?孫元勛.探究社保檔案管理建設的有效措施[J].中國管理信息化，2015，18（23）：165-168.