優化督辦流程提高企業管理水平

摘 要：在企業管理過程中，領導層注重發揮督辦的重要作用，有利于做出合理決策，及時掌握內部發展矛盾，解決存在的問題，實現企業發展的良性循環以及長足進步，提高經濟效益。因此，發揮好督辦在企業管理中的作用是十分重要的，本文從規章制度、督辦流程、閉環反饋三個方面對如何做這一重要問題進行了探討。

關鍵詞：督辦 企業管理 優化流程

引言：

督辦是企業實施管理的重要保證，對于確保企業的重要會議決議實施、關鍵工作推進、領導工作順利進行有著重要意義，因此，企業以此作為提高企業執行能力的關鍵，并將其作為企業管理是否能發揮決定性作用的關鍵指標。一般情況下，企業往往將重要事項的實施和控制作為督辦管理體系的重點。進入新時代，探索和改進督辦工作的運行機制，革新督辦工作的方式和方法，對于確保各種決策部署的正確實施、提高工作效率、實現管理體制的轉變具有重要意義。

一、督辦工作在企業管理中的重要作用

（一）提高企業內部運作效率

通過嚴格的督辦管理工作，可以明確各自的工作職責，避免造成工作滯后和責任不明確等問題，有利于協調解決工作中遇到的困難，根據工作情況及時調整和修訂既定計劃，確保決策部署可以有效、準確地實現，同時也有利于提高運作效率[1]。

（二）確保決策部署順利實施

從宏觀的國家治理歷程來看，督辦職能萌芽并不斷發展，已成為確保重大政策和重大決策部署在群體中得以貫徹執行的重要手段，形成了相對完整的治理系統。隨著現代公司治理和發展規模的逐步擴大，各級企業進行決策管理需要發揮督辦的重要作用，幫助檢查工作任務的執行情況，以確保決策部署有效實行。

（三）有助于形成企業文化

企業文化在促進企業集團發展方面發揮著重要作用，一家公司需要建立自己的良好形象，可以通過加強督辦管理，加強制度執行，改進工作作風，促進工作人員行為規范，加快工作進度，提高各級執行力和工作效率，可以形成一種高效且執行力高的企業文化[2]。

二、督辦工作實施原則

（一）強調效力

督辦的目的是促進公司工作的有效執行，因此，必須把實施和確保工作的有效性作為督辦工作的出發點和立足點。督辦工作強調效力，一方面，要注意此項工作的具體內容，督辦過程和實施結果，以確保督辦事項有著落。另一方面，為了革新督辦工作方式，我們應該改變以往的做法，不以文件為主，而是要把督辦與調查結合起來，形成相對規范的督辦運行機制。

（二）服務中心

公司管理涉及廣泛的工作，工作量比較大。如果我們不能把握要點，就無法表現出工作能力。如果不能把握關鍵點，就無法把握工作能否實現。因此，督辦工作必須堅持以服務公司為中心的原則。要把重點放在與公司發展有關的重要工作上，如公司的生產經營、發展建設等，以及影響公司當前及未來發展的重點和難點，把督辦作為幫助公司成長的重要手段。

（三）實事求是

督辦工作者在系統地了解工作情況的基礎上，必須對被督辦事項的進展、存在的問題、原因、成績有相對全面的了解，并做出客觀判斷。督辦工作者不能做出錯誤的判斷，更不用說混合主觀因素了，特別是在向領導者提供意見反饋時，督辦工作者應該從現實出發，客觀肯定工作成果，對存在的問題和弊端及時指出，幫助改正。

三、如何發揮好督辦在企業管理中的作用

（一）建立規章制度

任何工作都必須建立相對系統的規章制度作為保障，督辦工作也需要支持系統。制度體系需要明確督辦工作的工作原理，厘清部門職責，確定考核機制，以便對督辦工作進行及時檢查，保證工作順利推進。在制度中要明確主要部門和協助部門的職責，在具體的督辦中明確每一個人的職責。想要實現較好的分工合作，僅靠管理層的責任感對我們來說是不夠的，必須建立并完善績效考核機制。領導部門應當建立督辦工作考核制度，并納入全體員工的績效考核之中。考核制度應闡明工作要求、工作評估標準等，應當對督辦工作存在缺陷的部門進行更加嚴格的評估，以確保評估工作的順利進行，增強督辦管理部門的責任感。要建立督辦通知機制，主管部門在處理需要督辦的事務時，應注意按照質量和期限要求完成此項工作。領導部門要跟進和督辦重要事項，理解事項矛盾點，掌握關鍵問題的處理方法，及時檢查工作進展情況和工作狀況，協調處理督辦過程中遇到的各種問題，實現督辦質量的提升。要定期統計督辦事項，以便進行通知和分析，建立進度報告，以反映工作開展情況，并增強主要部門的責任心。

（二）規范督辦流程

建立一套合理規范的督辦程序是保證此項工作有效開展的基礎，督辦工作流程一般包括督辦項目建立、任務分配、催促進度和完成工作。通過建立督辦流程并予以規范，可以實現工作的全過程管理。建立督辦項目是在確定督辦事項后開始的，也是督辦程序的基礎，建立督辦項目首先要明確兩個問題：如何確定需要進行督辦的事項？督辦事項的來源是什么？一般而言，督辦事項主要來自領導交辦的任務、會議決議和其他需要在一定時間內處理的重要事項。所涉及的相關部門要認真反復考慮確定督辦項目，研究程序的必要性和合理性，分析督辦期間需要完成的工作內容，研究督辦事項的可行性，確保督辦項目下達的合理性，所建立的督辦項目有充分依據，真正對實際工作起到推動作用。任務分配是將督辦管理事項移交給所涉及的相關部門，這似乎只是一個簡單的交接問題，但實際上有許多因素需要分析。督辦項目明確后，主管部門應當制定并下達督辦命令，提出的督辦任務意見應由領導部門的負責人填寫。對于督辦項目的承接部門，應當有必要了解督辦工作的內容，督辦工作屬于哪種工作，哪個部門更適合組織，哪個部門只是協同，這些都是需要考慮的因素。為了確保督辦工作的順利完成，有必要在督辦項目分配之前進行調查研究。

發出督辦命令之后，下一步程序為根據有關部門的處理時間進行適當催促。作為領導部門，在主管部門處理督辦事務時，領導部門并不是放任主管部門去做，應該要將責任壓嚴壓實。當然，領導部門還應該掌握一些必要的原則。例如，如果確定督辦項目并下達給相關部門之后，不能立刻進行催促，這將不可避免地引起相關部門的厭惡，但也不能等到截止日期結束之后再進行催促，因為這會對工作時效帶來一定影響。因此，需要掌握督辦催辦的最佳時機，要在最佳時機進行督辦催辦。工作完成是督辦辦結的最后一個程序，通常情況下承擔督辦項目的部門會如實對督辦工作進度進行反饋，但在實際上，督辦下達部門也無法保證承辦部門的反饋是否真實。如果存在這種情況，而領導部門還沒有評估其工作完成質量，那么督辦的效果將會受到影響。因此領導部門還應對督辦項目完成情況進行必要的質量評估，此項工作可以在督辦結束以后進行。

（三）實施閉環反饋

進入新時期，能否充分發揮督辦的工作職能，有效解決公司的事項辦理問題，對于提高管理效率具有極其重要的意義。影響和制約公司發展的關鍵問題往往涉及各個方面，建立有效的正常工作機制，通過督辦程序及時、準確地發現和解決各種問題，往往可以使工作事半功倍。首先，應建立過程督辦機制。要堅持實事求是的原則，在重大督辦工作上及時努力完成，使督辦工作受到公司高層的高度重視。要建立高級管理人員、職能部門、基層單位和日常辦公檢查的分級督辦機制，全面發揮督辦工作的作用，定期開展專題督辦督導，及時告知真實的工作進度。督辦管理人員可以召開專題推介會，檢查督辦項目的實施進度和督辦質量，協調解決督辦工作中遇到的困難。通過相應的管控，調動相關部門解決問題的動力，形成聯合管理、協調推進的督辦工作氛圍。

其次，應建立相對應的反饋機制。對督辦領導辦公室來說，有必要建立有效的閉環反饋管理機制，實施銷號管理制度，規定在完成督辦任務后應當向督辦主管部門提交支持材料，并申請銷號，以解決如何反饋的問題。督辦是企業管理的重要工具，只有通過自上而下的督辦，結合自下而上的反饋，才能有效應對影響公司發展的復雜外部環境[3]。督辦主管部門應將問題的具體執行情況反饋給解決問題的部門，并在答復同意的情況下完成銷號程序。公司領導者應定期召開研討會，對所存在的問題和具體工作成果執行情況進行審查，掌握公司內部的實際矛盾和所存在的問題，使督辦工作服務于公司決策，形成閉環管理。

四、結束語

督辦工作對企業發展的重要性不言而喻，改變思維方式是提高督辦效率的重要途徑，這就要求企業管理層積極思考，敢于實踐，突破工作局限，提高督辦工作成效，以督辦明確職責，提升公司內部工作效率。

參考文獻：

[1]呂敬賢.優化督辦流程 提高企業管理水平——如何發揮好督辦在企業管理中的作用[J].辦公室業務，2017（23）：36-36.

[2]王泉霖.提升執行力 優化督查督辦工作[C]// 戰略風險管控與安全生產運行管理——2015全國電力行業企業管理創新論文大賽獲獎論文.2015.

[3]孔祥生.如何做好新形勢下的督查督辦工作[J].辦公室業務，2018（4）.

作者簡介：

姜凱（1980—），男，漢族，籍貫：河北保定，單位：中車大同電力機車有限公司，研究方向：企業管理。