淺談新形勢下城建檔案管理的強化措施

李素一

摘要：改革開放以來，隨著城市化步伐的加快，城建檔案管理變得尤為困難。做好城建檔案管理工作可以進一步促進城市的發展本文分析了加強城建檔案管理的必要性，并提出了加強城建檔案管理的有效對策，以供參考。

關鍵詞：新形勢下;城建檔案管理;強化措施

檔案數量不斷增加，使得如何管理成了重難點問題。近年來，各地區不斷加快數字化建設工作，對于重要檔案，采取電子化和紙質保管的雙套制度。通過在線查閱，能夠查詢檔案資料，便利了相關主體。利用信息化服務平臺，能夠釋放更多的人力資源，提高了檔案利用率以及服務水平。

一、新形勢下加強城建檔案管理的必要性

（一）加強城建檔案管理是推動城市發展的必然要求

城市發展是一個循序漸進的過程，需要遵循一定的規律，并符合城市發展的階段性特征。這就要求必須對城市發展的歷史和各種大型建設有深入的了解，顯然，了解這些內容，離不開城市建設檔案。同時，城市建設檔案也可以為城市發展積累一定的經驗和教訓，從而促進城市更好地發展。

（二）加強城建檔案管理是見證城市發展的必然要求

任何一座城市發展過程中，都會留下一些歷史、文化、資源等寶貴財富，特別是一個城市的建設，更能彰顯城市的風格、特色和內涵。因此，從這個意義上講，城建檔案管理可較好地見證城市發展，為后人留下一筆寶貴的財富。

（三）加強城建檔案管理是應對突發事件的必然要求

城建檔案對于應對突發事件、保障居民生命財產安全具有十分重要的意義。例如，城建檔案中，就會保存整個城市地下管網設施的資料，一旦遇到地震、洪水等自然災害，或者遇到煤氣泄漏等應急事件后，檔案資料的完整可以為實施營救、制定對策提供參考依據。

二、新形勢下城建檔案管理中的問題

（一）資金投入較少

城建檔案管理數字化建設對于硬件和軟件設施具有較高的要求，其管理工作的實際水平與計算機及其輔助設備是息息相關的，目前對這些基礎設施進行引進和購買主要是依靠政府的財政撥款，但是由于各地撥款標準的不同意，使得資金投入不足是城建檔案館建設中的普遍問題，使得硬件設施無法滿足城建檔案管理現代化的發展需求。

（二）資料滯后，與飛速發展的城市建設不相適應

這里所指的資料，不僅是城市工程建設資料，同時還包括諸如郵電、通訊、水電、交通、燃氣等基礎性市政工程建設資料。工程竣工后，有些相關資料沒有及時送交城建部門歸檔、整理，形成完整的文件，致使有的工程資料特別是地上網絡系統的情況不明，為日后建設埋下隱患。

（三）信息化水平不高

當前社會是信息化的社會，信息化管理可以有效地提高檔案管理的效率及水平。在個別地區，城建檔案管理還停留在傳統的階段。在發達城市和地區，檔案管理都已經基本實現了信息化的改造。但是在城建檔案管理領域，完全實現信息化管理的并不多見，許多地區還是采用傳統的檔案管理模式與人工管理模式，檔案的查詢還需要人工進行，這嚴重影響了檔案的管理效率。

三、新形勢下城建檔案管理的新探索與新實踐

（一）進一步轉變思想觀念

“市場經濟社會下，任何行業的發展必須從自身肩負的社會使命出發，通過有效地履行自身的社會職責換取自身發展所需的外部社會環境，與此同時從社會獲取自身發展所需的外部動力。”因此只有從思想上正確認識城建檔案館自身的社會使命，確立正確的指導思想，實現觀念的轉變，才能適應新形勢下的城建檔案管理模式。豐寧住建局檔案室密切結合全縣城市建設的實際，積極探索城建檔案管理新路子，提出了城建檔案工作要從經濟行政手段向依法管理轉變，檔案實體管理向信息管理轉變，檔案管理手段由手工向技術型轉變，檔案服務由單一向綜合型服務轉變。思想觀念的轉變，不斷推進檔案管理和服務工作的開展。

（二）扎實抓好城建檔案基礎業務建設。

加強城建檔案人員培訓。 根據城建檔案事業發展的新趨勢和檔案干部隊伍建設的新要求，組織開展城建檔案工作人員的業務培訓和繼續教育，努力提高業務、專業技術和依法管理水平。認真實施城建檔案從業人員持證上崗制度。要搞好城建檔案從業人員的上崗培訓工作。努力創新城建檔案服務機制。

（三）做好檔案資料安全管理工作

在實際工作中，城建檔案管理工作人員要具有較強的安全意識，充分認識到城建檔案資料的重要性，做好各項安全管理工作。為了加強城建檔案存儲安全以及異地備份工作，充分發揮檔案資料的作用，需要加快推進數字化城建檔案館的建設，做好檔案存儲和移交等工作，為相關建設工作的開展，提供完整的基礎數據以及資料保障。檔案管理工作人員要嚴格按照工作規范，做好檔案整理工作，保障相關工作順利高效地完成，保證檔案資料的安全性，進而提升城建檔案管理工作效率。在具體工作中，要定期做好安全備份工作，安全操作計算機，減少人為因素引發的安全風險，保證城建檔案資料的安全性。

（四）做好檔案利用工作

城建檔案的利用是城建檔案工作的中心環節，城建檔案的價值只有通過利用者的利用才能充分體現出來，利用者越多，發揮作用越大。主動服務。主動服務、追求檔案信息提供利用的廣度和深度，便成為城建檔案工作改革的重要內容;利用制度合理化。要達到利用合理化，應注意處理好以下幾個問題：一是要正確處理保密和提供利用的關系;二是要實現內部閱覽和外借兩種選擇;三是要建立催還制度，加速檔案周轉;變封閉為開放。城建檔案館（室）由封閉型轉向開放型，既是市場經濟發展的需要，也是廣泛地開發檔案信息資源的需要。城建檔案的對外開放不是任意的，是有條件的，不能忽略保密安全工作，不能損害國家和單位的利益;）在重點檔案利用上下功夫。每個單位都有自己的重點和核心檔案。提高這部分檔案的利用率往往會帶來更大效益。一般說，城建單位新形成的檔案價值更高，因為它包含的城建成果新，這與城建人員的求新心理是一致的。因此檔案人員要把最新的檔案作為重點，搞好提供利用。

（五）應用先進信息技術

信息技術是推動城建檔案管理工作不斷發展的重要動力，為了保證城建檔案資料信息的準確性、完整性和安全性，首先要聘請專業的系統供應商進行管理系統程序和軟件的編制，積極學習和借鑒國內外成功的經驗，緊跟時代發展的步伐，對管理系統進行定期的升級改造;其次，為了防止黑客和病毒的侵入，對檔案資料進行非法竊取和刪改等，要利用安全鑰匙、防火墻技術、加密算法等技術來限制的行為，對其活動進行自動分析和監測，以保證數字化檔案的安全性;再次，要加大城建檔案管理的執法力度，嚴格履行責任和追究和處罰。

四、結語：

綜上所述，新形勢為城建檔案管理工作既提供了全新的發展機遇，同時也帶來了一定的困難和挑戰，要想提高城建檔案管理工作的水平，首先要認識到城建檔案管理數字化建設工作的重要性和必要性，將其放在推動城市發展的重要戰略位置之上，其次通過提高管理人員素質水平和工作技能、建立完善的管理體系、加強技術性的安全措施、強化檔案收集和利用工作等途徑，保證城建檔案管理數字化建設工作的順利開展，以推動城市經濟的可持續發展。

參考文獻：

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