以創建“雙五”為抓手大力推進街道檔案工作

董海燕

建鄴區作為南京現代化國際性城市中心，近幾年來在大力推進經濟、社會、生態等領域發展的同時，充分利用省檔案館、市檔案館集于本區域一地的優勢，積極打造建鄴檔案文化品牌，在全區上下開展檔案創建工作，取得了明顯的社會效應，有力促進了全區檔案事業的健康穩定發展。2016年，建鄴區建成“全國示范數字檔案館”，2017年，成為全國首家集中式“全國示范數字檔案室”，從而成為全國目前為止僅有的一家“雙示范”單位。建鄴檔案成為全國業界學習考察和交流的重要窗口，更成為城市的一張靚麗名片。

回望建鄴檔案的發展歷程，不難發現，今日的成功源于建鄴人真抓實干的精神和抓基礎、抓基層、抓基本的工作方法。其中，在全區街道中積極開展省5星檔案工作標準化測評和省5A數字檔案室測評工作不失為一個創舉，為全區檔案工作整體發展打下了堅實基礎。

一、突出街道檔案重要地位，夯實街道檔案工作基礎

街道是城區黨委和政府的延伸拓展，也是黨和政府聯系群眾的橋梁和紐帶，更是服務群眾的前沿陣地和一線窗口。街道的工作性質決定了其面向社會、貼近群眾服務過程中擁有最廣、最多、最原始的民生檔案資源，這是最能體現黨和政府服務人民群眾的歷史憑證。建鄴區目前共有六個街道，由于歷史原因和新城建設需要，街道檔案工作基礎一直比較薄弱，領導重經濟輕檔案、檔案工作人員不固定、檔案資料管理分散（各門類檔案分別存放在各職能科室）、檔案業務整理不規范、檔案設施不全等問題嚴重制約了街道檔案工作的發展，甚至有的街道因遺失經濟合同、拆遷協議等資料造成了經濟損失和工作被動。檔案工作落后和檔案工作地位缺失的狀況，引起了建鄴區委、區政府的高度重視。進入“十二五”以來，區委、區政府先后出臺了《關于進一步加強和改進新形勢下全區檔案工作的實施意見》、建鄴區“十二五”和“十三五”檔案事業發展規劃，建鄴區檔案局領導班子清醒地認識到：建鄴檔案事業發展的春天來了，有為才有位，面對新的形勢新的任務，針對薄弱環節打開突破口，難點就是重點，街道檔案建設管理就是建鄴檔案打翻身仗的主戰場。目標、任務明確，區檔案局順勢而為，在全區街道中積極開展省星級檔案規范化、信息化建設工作，區檔案局主要領導帶領分管領導和業務科室人員深入六個街道開展檔案工作調研，指導街道創建工作。每到一個街道，局領導都主動拜訪街道領導，尋找思想共識，爭取街道領導對檔案工作的重視與支持。同時，與街道檔案工作人員開展座談，共同制定創建工作方案。通過努力，全區各街道形成了“檔案管理是街道所有管理工作的基礎，抓檔案就是抓管理”的觀念。隨著創建工作的開展和不斷深入，檔案在街道的地位和作用越來越重要了。

二、對標補差，不斷提升街道檔案工作規范化水平

我區在指導街道開展省星級檔案規范化、信息化建設過程中，堅持認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》和省、市檔案管理工作條例，以《江蘇省機關團體企業事業單位檔案工作規范》測評細則和江蘇省數字檔案室評估細則為指導，結合各街道檔案工作實際，因地制宜地制定創建工作目標和工作方案，扎實推進“雙五”創建工作的深入開展。一是強化標準意識。區檔案局認真組織街道分管領導和檔案工作人員學習有關標準和測評細則，并對重點條款進行解讀培訓，要求街道對照測評標準，查問題找差距，并制定整改措施，六個街道結合各自實際分別制訂檔案工作省4星和5星標準化測評計劃。南苑街道、沙洲街道檔案工作基礎較好，他們高標準、嚴要求，把檔案工作創建目標定在省5星和省5A上，在檔案資源建設、軟硬件設施、檔案信息化和陳列室等方面狠下功夫。莫愁湖、興隆、雙閘、江心洲四個街道將目標定在省4星和省4A數字檔案室。全區六個街道以規范化建設標準為指引，形成了兩個梯次創建主體，較好地夯實了街道檔案工作基礎。二是加強制度建設。健全和完善了檔案的保管、保密、傳閱、統計、庫房管理、檔案員崗位責任制等各項管理制度，做到制度上墻、責任到人。三是強化資源建設。街道層級就是一個小政府、大社會，面廣量大的基層工作形成了分類明晰、數量眾多的檔案資料。為了科學準確地指導街道建好用活檔案資源，我們對街道的職能、科室設置以及檔案門類進行調研，梳理出文書、實物、照片、光盤、會計、勞保、低保、安全生產、綜治、雙擁、物管、基建、司法等十幾種檔案，并指導街道適時修訂《檔案分類方案》《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，報區檔案局審核批準，做到有章可循，有規可依。同時，針對街道存在的檔案資料保管分散的情況，要求各街道充分發揮綜合檔案室職責，創造條件，集中保管街道各門類檔案，使街道檔案室資源建設做到有質有量。四是加強設施建設。省星級檔案工作標準不僅要求檔案資源的種類豐富，更要依靠過硬的設施保障。六個街道在創建過程中，加大了設施投入。在辦公用房極為緊張的情況下，首先保證檔案管理用房。江心洲街道由于生態科技島的建設需要，街道辦公用房涉及拆遷，在解決過渡用房期間，騰出三間辦公室用來進行省4星檔案規范化建檔。雙閘街道在新辦公用房交付時，壓縮辦公用房的面積，提前預留出檔案管理用房。南苑街道為做好省5星檔案規范化建檔工作，將原設在二樓的檔案室調整到四樓，增加了閱檔室，做到了“三室分開”，而且還專門辟出一間60平方米的房間用于建設街道陳列室。沙洲街道原有一個符合標準的檔案室，2018年，街道為沖刺省5星檔案工作目標，下定決心，重新調整辦公布局，壓縮科室辦公面積，建設了一個既做到“三室分開”，又有陳列室的檔案管理用房。目前，全區六個街道全部通過省4星以上檔案工作標準化測評，其中南苑街道、沙洲街道分別于2017年、2018年通過省5星檔案工作標準化測評。南苑街道更成為我省主城區街道中第一家通過省5星檔案工作標準化測評的街道。

三、統籌規劃，讓街道檔案插上信息化的翅膀

街道檔案多為民生檔案，不僅數量多而且查找利用人次多，民生檔案都存放在街道的各職能科室，不僅查找費時費力，也不利于檔案的安全保管。2012年，建鄴區檔案局在制定全區檔案信息化發展規劃時，堅持以創建省4A、5A數字檔案室為目標，以街道整體建成數字檔案室為重點，從而形成區級機關部門、街道、園區上下齊動，整體推進的發展思路。區檔案局清醒認識到：建設數字檔案室重點、難點都在街道。街道創建成功，也就意味著全區成功。所以，建設伊始，區里就將著力點放在街道，重點抓好“三個環節”：一是頂層設計，完善“數字檔案室管理系統”功能。2007年，“建鄴數字檔案室管理系統”依托政務網在全區全面使用。為更好地適應檔案信息化發展需求，先后投入近百萬元，多次對“建鄴數字檔案室管理系統”進行升級，完成與“智慧建鄴”協同辦公系統有效整合，成功將電子簽章技術引入檔案管理系統，特別是結合街道檔案工作特點，將街道檔案管理的特色流程引入數字檔案管理系統，從而構建了在線歸檔、在線指導、在線管理、在線利用的檔案管理新模式。2017年，“智慧建鄴協同辦公系統”全面升級，升級后的OA系統以工作流引擎、智能表單等為技術支撐，實現發文的擬稿、審核、簽發、蓋章、分發，以及收文的簽收、擬辦、批示、傳閱等全流程在線流轉。二是強化培訓，提高街道干部職工網上辦公能力。檔案信息化發展的新要求，使街道干部職工一開始對電子文件的歸檔流程不清楚不了解，網上辦公的積極性不高。為順利推進街道數字檔案室的建設工作，提高街道網上辦公能力，區檔案局聯合區信息中心專門舉辦街道電子政務培訓班。區信息中心重點培訓網上收發文流程；區檔案局則重點培訓電子文件歸檔、系統管理運用。同時，區檔案局還深入各個街道調研督查，發現問題并現場教學。通過教學培訓，全區各街道較好地掌握了電子政務技能，特別是領導干部和檔案工作人員也能熟練運用數字檔案管理系統，為創建省4A、5A數字檔案室打下了良好的基礎。三是試點引路，逐步實現省4A以上數字檔案室全覆蓋。街道檔案工作特點決定了街道創建數字檔案室與機關部門、園區大不相同。為了有效探索街道數字檔案室建設路徑與經驗，區檔案局選擇了雙閘街道作為第一家先行試點單位。選擇雙閘街道作試點，主要是基于街道領導檔案意識領先，檔案員責任心強、業務水平較高，街道檔案管理比較規范等因素。同時，為不降低標準，避免區檔案局自行檢查街道省A級數字檔案室創建工作，創建目標起步都在省4A級以上（4A級以上的數字檔案室創建由市檔案局領導、專家組成的測評組驗收），確保了創建的質量。雙閘街道接受任務后，制定創建工作方案、檔案數字化掃描、購置信息化設備等方面工作都有序開展。其間區檔案局跟蹤指導，并多次邀請省、市檔案局專家現場指導，使試點工作得以順利開展。經過各方努力，2013年，雙閘街道順利通過省4A級數字檔案室測評驗收。其后的兩年間，全區其他街道學習雙閘街道創建經驗，先后創成省4A數字檔案室。沙洲、南苑兩個街道爭先進位，瞄準省5A數字檔案室建設目標，大力加強街道的檔案信息化管理工作，對街道各職能科室移交到檔案室的檔案進行規范化整理，并與專業數字化掃描公司簽訂合同，開展各門類檔案的數字化掃描工作，按照江蘇省質量監督管理局2011年發布的《檔案數字化轉換操作流程》開展數字化掃描工作，將掃描好的各門類檔案掛入數字檔案管理系統中，并做好照片、音（視）頻等電子檔案的系統掛接工作，認真落實《電子文檔歸檔管理制度》和《電子文件和電子檔案利用暫行辦法》等規章制度，實現網上電子檔案的借閱利用，使街道檔案信息化管理工作更加規范化、系統化、科學化。通過不懈努力，2017年和2018年，沙洲街道、南苑街道再接再厲，分別創成省5A數字檔案室。

截至目前，全區六個街道，南苑、沙洲兩個街道分別實現了省5星檔案工作和省5A數字檔案室的“雙五”目標，在基層檔案規范化建設和信息化建設道路上走在了全省的前列。其他四個街道都實現了“雙四”目標，離“雙五”目標還有一步之遙。“十三五”期間，建鄴區所有街道實現“雙五”全覆蓋目標指日可待，追夢的步伐永不停息。

回顧建鄴區街道近幾年創建省星級檔案工作和省A級數字檔案室所走過的道路，雖然艱難困苦，有挫折、有失敗，但更多的是充滿了成功的喜悅。建鄴蘭臺人用智慧和勇氣摘下檔案發展史上的一個個桂冠，讓建鄴的檔案事業始終走在全市、全省的前列，在全國也小有名氣。成功的取得主要得益于以下四個方面：一是領導高度重視。無論是區領導、區檔案局領導班子，還是街道領導，都清醒地認識到中央出臺的《關于進一步加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的重要性、必要性，審時度勢，比以往更加重視檔案和檔案工作，這是街道創建“雙五”的重要保障。二是嚴密組織謀劃。推進街道檔案規范化建設和信息化建設，尤其是開展“雙五”創建活動，這是一個系統工程。區檔案局和創建單位都深入調研、細致研究，一個一個街道地摸排，每年落實創建計劃，并做到現場指導、測評前的預查等環節的具體落實，力求創建過程少走彎路、減少失誤，確保創建成功。三是強化投入是關鍵。各街道在檔案用房、陳列室、數字化加工等方面都確保資金、設施、人員到位。四是目標考核是手段。為確保“雙五”計劃的落實和成功，區檔案局加強與區有關部門的協調，在區領導的關心支持下，將創建目標和責任單位納入區年度目標考核中，與街道領導班子績效考核掛鉤，增強了街道工作的積極性和責任感。

今天的建鄴，雖已站在檔案事業發展的新高地，但距離“智慧檔案”建設的遠大目標，我們還有很長的路要走。“長風破浪會有時，直掛云帆濟滄海”。建鄴蘭臺人堅信，借助新一輪檔案機構改革的東風，在省、市檔案主管部門的關心指導下，建鄴檔案事業的明天會更好，我們的目標一定會實現。