現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀及優(yōu)化策略

吳東旭

摘要：企業(yè)是社會結(jié)構(gòu)的重要組成部分，在其生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類文件材料，既是企業(yè)自身經(jīng)營發(fā)展的真實(shí)記錄，也是我國經(jīng)濟(jì)在一定的歷史時(shí)期內(nèi)成長、發(fā)展和壯大的歷史記錄。在完善社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的過程中，企業(yè)檔案在規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營、維護(hù)企業(yè)權(quán)益、完善法制經(jīng)濟(jì)、解決企業(yè)糾紛以及追蹤產(chǎn)品質(zhì)量等方面起著重要的憑證、依據(jù)和參考作用。基于此，本文主要通過對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析探討，并提出相應(yīng)優(yōu)化策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;優(yōu)化策略

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)存不足

（一）管理意識不足

就企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分的企業(yè)并未意識到檔案管理的重要性，這就在根本上限制了檔案管理工作效率的提升。對于企業(yè)的運(yùn)營發(fā)展來講，更多的是將重點(diǎn)放在獲取更多經(jīng)濟(jì)效益上，企業(yè)的檔案管理體系并不完善，存在較多的漏洞和不足。再加上管理意識不足，檔案管理工作因不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益而無法得到應(yīng)有的重視，相關(guān)投入較少，無法為檔案管理提供足夠支持，使得管理工作效率低下。現(xiàn)代企業(yè)之間的競爭越來越激烈，企業(yè)想要保持自身競爭優(yōu)勢，必須在提高業(yè)績的同時(shí)，重視內(nèi)部檔案管理的重要性，擺正工作態(tài)度，對原有的粗放式管理模式進(jìn)行調(diào)整和創(chuàng)新，形成統(tǒng)一完善的管理體系，為檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化提供保障。

（二）制度規(guī)范缺失

所有管理活動的開展均需要有一套完善的規(guī)章制度作為支持，為管理方案的制定以及管理措施的落實(shí)提供保障。現(xiàn)代企業(yè)檔案管理在執(zhí)行中存在隨意性和盲目性強(qiáng)的問題，缺乏系統(tǒng)性，即便是投入一定人力資源與物力資源，也無法達(dá)到預(yù)期的高質(zhì)量管理效果。專業(yè)制度規(guī)范的缺失，成為限制企業(yè)檔案管理工作進(jìn)一步優(yōu)化的重要因素。目前我國針對檔案管理工作已經(jīng)出臺了相關(guān)法規(guī)，用以指導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作的開展。但是企業(yè)自身意識不足，專業(yè)管理制度缺失，直接限制了下一環(huán)節(jié)管理行為的落實(shí)，進(jìn)而會影響企業(yè)檔案管理效果。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施落后

在計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)的支持下，現(xiàn)在大部分的企業(yè)均已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了不同程度的自動化辦公，對提高工作效率具有重要意義。在此背景下來進(jìn)行檔案管理工作模式的創(chuàng)新，必定可以大幅度地提高管理效率，利用更少的人力資源來達(dá)到更加高質(zhì)量的管理效果。但是就實(shí)際情況來看，多數(shù)的企業(yè)并沒有針對檔案管理工作制定優(yōu)化方案，物力和財(cái)力方面的投入更是不足，導(dǎo)致老化設(shè)備無法及時(shí)更新或缺乏設(shè)備，完全無法滿足檔案管理信息化要求。

二、企業(yè)檔案管理優(yōu)化策略

（一）正確看待檔案管理工作

想要在大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作模式的創(chuàng)新和優(yōu)化，首先要做的就是轉(zhuǎn)變思想，正確看待檔案管理工作的重要性，并總結(jié)以往工作中存在的缺陷和不足，制定明確的優(yōu)化目標(biāo)，為整個(gè)管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化提供可靠指導(dǎo);其次，在企業(yè)內(nèi)應(yīng)從上到下地進(jìn)行意識創(chuàng)新，在日常工作中要做好各項(xiàng)檔案信息的收集、整理和保存，為檔案管理工作的開展創(chuàng)造堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ);再次，要落實(shí)責(zé)任制度，對不同部門以及人員的責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行明確劃分，積極配合企業(yè)檔案管理工作的開展與落實(shí)。最后，要制定和完善配套的檔案管理制度，在業(yè)務(wù)上提供技術(shù)指導(dǎo)，對人員的行為進(jìn)行約束，將各類負(fù)面影響因素排除在外，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)可行的檔案管理體系。

（二）把握“三關(guān)”，提升企業(yè)管理質(zhì)量

一是高度重視、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)把接收關(guān)。企業(yè)成立檔案安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)行了一把手負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)直接責(zé)任的管理體制，做好檔案質(zhì)量檢查工作，將那些不合格的檔案退回補(bǔ)充或者是糾正，指導(dǎo)這些檔案能夠達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)為止，這樣才能切實(shí)保護(hù)企業(yè)檔案質(zhì)量，同時(shí)做到企業(yè)檔案的定期收集、集中收集以及隨時(shí)收集有效地結(jié)合，這樣才能確保企業(yè)檔案資料的完整和質(zhì)量。二是積極爭取、加大投入，嚴(yán)把整理關(guān)。通過企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的不斷努力和探索，進(jìn)行措施的完善，對于企業(yè)檔案的庫房也是要做好升級和硬件設(shè)施投入工作，確保庫房設(shè)施和設(shè)備的健全，強(qiáng)化企業(yè)檔案安全管理工作。三是提高認(rèn)識、嚴(yán)密組織，嚴(yán)把借閱關(guān)。企業(yè)檔案只能在檔案室查閱，借閱者必須填寫借閱單，憑有雙方科室主任簽名，主管領(lǐng)導(dǎo)審批方可借閱，做到了移交有手續(xù)，借閱有記錄，這樣做的重點(diǎn)是能夠確保企業(yè)各類檔案工作的完整，避免出現(xiàn)企業(yè)檔案泄露。同時(shí)還需要企業(yè)能夠做好計(jì)算機(jī)設(shè)備的管理，確保企業(yè)檔案信息的安全性。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

企業(yè)長期的運(yùn)營發(fā)展過程中產(chǎn)生的檔案資料會越來越多，如果仍然采用傳統(tǒng)的管理方法，不僅管理難度越來越大，且難以發(fā)揮其所具有的利用價(jià)值，更無法將其轉(zhuǎn)化為企業(yè)發(fā)展的資源優(yōu)勢，因此必須重視檔案管理信息化建設(shè)的必要性，充分利用現(xiàn)代信息化手段，實(shí)施文檔一體化管理，并將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息線上傳輸，不僅在管理上對人力資源需求更少，管理保存更為便捷，同時(shí)也能夠提供更高效的服務(wù)。新時(shí)代背景下加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，是全方面發(fā)揮檔案資料社會價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的關(guān)鍵。

（四）重視專業(yè)人才培養(yǎng)

企業(yè)檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性與系統(tǒng)性特點(diǎn)，需要由具備專業(yè)知識且經(jīng)驗(yàn)豐富的人員來負(fù)責(zé)，面對繁雜的檔案資料，能夠完全按照專業(yè)規(guī)范來將其歸檔管理，為后期打好基礎(chǔ)。現(xiàn)實(shí)情況是，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，且專業(yè)能力不強(qiáng)，導(dǎo)致管理質(zhì)量低下。在新形勢管理模式下，需要重視檔案工作者的專業(yè)化教育，進(jìn)一步來提高其檔案意識和專業(yè)素養(yǎng)，使其具備在檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)不足的能力，且根據(jù)實(shí)際條件來進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，為提高企業(yè)檔案管理工作效率的提供支持。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)重視自身的學(xué)習(xí)，在不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，積極學(xué)習(xí)和掌握新的工作方法，及時(shí)更新自己的知識結(jié)構(gòu)，尤其是要學(xué)習(xí)新型信息技術(shù)和管理手段，獲取成熟的檔案管理理念，應(yīng)用到實(shí)際管理工作中，不斷提高自身能力，為企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)建優(yōu)秀的人才隊(duì)伍。

（五）規(guī)范檔案管理思路，做好企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

檔案工作思路，切實(shí)抓好服務(wù)創(chuàng)新，全面推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。企業(yè)要以提高創(chuàng)新意識、提升創(chuàng)新能力、激發(fā)創(chuàng)新活力、規(guī)范創(chuàng)新行為、增強(qiáng)檔案事業(yè)發(fā)展后勁為總目標(biāo)，關(guān)注創(chuàng)新、思考創(chuàng)新、參與創(chuàng)新，按照檔案管理工作科學(xué)化管理規(guī)范的嚴(yán)格要求，不斷開展自測自評，隨查隨糾。對企業(yè)重大接待活動、重要業(yè)務(wù)推廣、重點(diǎn)工程項(xiàng)目的“三重”檔案加強(qiáng)跟蹤整理、及時(shí)歸檔，為開展檔案創(chuàng)新編研做足充分準(zhǔn)備;精選具有專業(yè)性特點(diǎn)和極具代表性的檔案材料，并收集企業(yè)新聞、媒體宣傳資料形成宣傳文件匯編專題，建立特色專題，豐富館藏資源，為開展檔案創(chuàng)新編研工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

企業(yè)檔案管理優(yōu)化對推動企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在較多的漏洞和缺陷，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展要求。綜合實(shí)際條件來對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，采取可行的優(yōu)化策略，最大程度上來對檔案資料進(jìn)行安全存儲和管理，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供支持。

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（作者單位：伊春林業(yè)勘察設(shè)計(jì)院）