檔案管理信息化建設的有效措施

常來澤

摘 要：檔案管理信息化是信息化時代下檔案事業建設的一個重要組成部分，是促進我國檔案管理事業進步的重要途徑。在實際的管理過程中，企業要重視起信息化檔案管理建設的重要性，迎接時代帶來的挑戰，結合企業本身的情況展開信息化的檔案管理操作，提升檔案管理建設的效益。下面，我將結合自身實際的經驗，針對檔案管理建設的一般有效措施展開一番敘述，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化；有效性

信息化時代的來臨給我們的工作帶來了很大的變化，在信息化檔案管理建設過程中，我們也面臨著較多的問題，如在建立信息化檔案時企業內部缺乏有效的標準、信息安全有待提升、缺少相應的技術支持等。針對現實中客觀存在著的問題，我們應當積極探索有效的解決方案，完善檔案管理信息化建設的過程，真正地發揮出信息化檔案管理的優勢，獲得更高的機企業管理效益，挖掘企業管理過程中的潛在價值。

一、建立健全的檔案信息化管理系統

檔案管理信息化的目的是依靠于現有的網絡條件和多媒體技術等，對傳統的檔案管理工作進行優化，進一步提升檔案管理的效益，在實現這一目標的過程中，建立一個具有高技術含量的、健全的檔案管理信息化系統是前提。結合一個企業或者機構的發展需求，我們建立的管理系統具備信息收集、分類、信息鑒定以及調用等基本的功能，在此基礎上，還可以進行檔案管理的自動化以及數字化管理等高級功能，從而完成信息資源整理的高度共享。

為了完成檔案信息化管理系統的建立，相關機構需要首先準備好配套的軟件和硬件基礎設施，尤其需要注意以下兩點：一是要注重應用系統的有效選擇。選擇的應用系統應當是開放的和包容的，這樣，管理人員在必要時才能在此基礎上進行開發，根據實際情況對應用系統上的檔案進行靈活的數字化加工和處理；二是要注意數據庫。在數據庫的建立過程中，檔案管理人員和相關技術人員必須要進行密切的交流，確保技術人員設計的數據庫滿足操作人員的需求或者習慣。這些關鍵點的注意可以使得信息化檔案管理的效率得到極大的提升。

二、規范檔案信息化管理系統的標準

規范的檔案信息化管理標準是使信息化檔案管理過程進入到良性循環中的重要保障。在開展檔案管理信息化建設工作的過程中，相關人員要結合企業或者機構的實際需求，按照一定的原則制定標準，提升信息化檔案管理的科學性。

一方面，我們要確定好檔案信息化管理標準的主要內容，主要包含管理規范、業務規范和技術規范三個成分。管理規范包含信息化檔案的相關定義的規范、移交時的規范、安全性上的規范、相關人士檢索時的規范、相關信息利用時的規范等。業務規范包含信息化檔案中使用到的術語的規范、描述檔案信息時的規范、數據格式的標準等。技術規范包含硬件基礎設施建設的標準、水印使用的標準、加密時使用的算法標準等；另一方面，信息化檔案管理是一個剛剛開始的過程，在使用時還存在著較多的不足，因此，相關人員一定要熟悉檔案信息化標準體系的構成，明確數據庫、軟件、多媒體、相關設備等的使用方法，將數據庫的檢索、相關軟件的傳輸與管理系統有機地聯系起來，形成規范的信息管理方法。在確定信息化檔案管理的規范時，我們既可以結合機構自身的情況展開合理的制定，也可以學習國際上的有效標準或者要求，以便形成更加完善的檔案信息化建設標準。

三、運用信息化管理系統完善高素質人才培養

我們展開檔案管理信息化建設的意義不僅是為了提升現有信息的管理效率，更是為了未來的發展做準備，在檔案信息化管理的過程中落實對高素質人才的培養目標則是體現這一目標的重要途徑，可以促進企業人員形成良好的信息化意識、掌握先進的信息化知識、把握有效的信息化技能。

首先，我們可以在這個過程中建立一只具有先進技術的人才隊伍。在過去的檔案管理過程中，主要是依靠人的手工操作，員工需要進行大量的重復工作，很難在這個過程中獲得提升和成長，而在信息化檔案管理的過程中，員工需要掌握更多的技術和技巧，形成更加完善的信息服務能力，對檔案進行更加高效的整理和歸檔，因此，完成檔案管理信息化的建設需要高素質的技術人才；其次，在高效的檔案管理信息化的幫助下，我們可以更好地整合現有的信息，了解企業內人員的相關情況，對信息進行收集和科學的整理、歸納，了解人才的成長規律，對人才進行更加科學的工作調動，從更多的途徑對人才進行培養，從而實現對各方面高素質人才的培養。

本文針對檔案管理信息化建設的有效措施展開了一番敘述。企業要對檔案管理信息化過程存在著的問題進行全面的分析，結合檔案管理信息化建設的有效措施，建立完善的信息化檔案管理體系，為其他部門的工作提供良好的助力，在企業內部形成良性循環，提升工作的效率。檔案管理信息化的建設還有很大的進步空間，相關人員要積極探索，使檔案信息資源得到進一步的開發利用。

參考文獻

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