檔案管理的安全保密及信息化檔案管理

黃瑾

摘要：隨著信息技術的快速發展，每個行業都開始實行信息化管理。不過 在檔案管理方面，信息化管理方式沒有取得很好的效果，主要的原因是因為相 關管理人員沒有熟練掌握信息技術，而且行業中缺少專業的管理人員，這也就 導致信息化檔案管理出現了很多的問題。因此，本篇文章根據檔案管理的安全 保密及信息化檔案管理的問題進行分析，并且制定出合理的信息化管理策略。

關鍵詞：檔案管理;安全保密;信息化檔案管理;策略

如今檔案管理工作將要迎來新的挑戰，以往對檔案管理的方法已經無法滿 足信息時代的需求了，無法保障檔案的安全保密性。如何提高檔案管理的安全 保密性以及對檔案進行信息化管理就成了現在主要的問題之一，所以，針對檔 案管理的安全保密及信息化檔案管理的研究有著很重要的意義。

一、檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的問題

（-）在檔案管理方面缺少規范和標準

檔案管理工作中的工作人員現階段的情況為，熟練檔案管理的人員，對信 息化技術不太了解。熟練信息化技術的人，對檔案管理工作了解較少。即熟練 檔案管理，又具備信息化技術的人才比較少，這樣的情況在檔案管理部門中非 常顯著。因為缺少這樣的人才，導致對檔案進行管理的時候很容易出現問題， 沒有運用信息軟件來進行管理，導致信息化檔案管理工作的標準無法統一，就 算有相關的標準，也無法進行全方面的推廣工作。不管是什么類型的工作，都 需要有規范和標準，這才可以確保檔案管理可以順利進行。與此同時，也導致 信息化檔案管理的進度受到了限制，相關部門一定要制定出一份合理的信息化 檔案管理的標準，制作出操作簡單的信息化軟件，并且要對檔案管理人員進行 專業培訓，促進信息化檔案管理的進度。

（-）沒有正確理解檔案管理性質

檔案管理的工作不只是對檔案進行保存、工作信息和記錄的保存，檔案管 理還是企業在工作中的憑證和決策的依據，而且檔案還是加工過程的時候主要 的一個資料。雖然檔案管理在工作中有著很重要的作用，但是在檔案管理工作 中，管理人員稀少，其主要的原因有兩點，第一點是很多人都不了解檔案管理 的工作內容，這也就導致在使用檔案信息的時候出現一些問題。第二點是工作 人員不理解檔案管理的性質，而且在進行檔案管理工作的主要目的就是給人們

提供一些資料，而且大多數都是企業中的人員。但是現階段檔案管理工作在不 斷的進行拓展，對于檔案的保管工作、查閱都是屬于檔案管理工作。而且，很 多人在找工作的時候都想找一些簡單的、上手快的工作，這些人覺得檔案管理 工作沒有好的發展，所以就導致很多人都不喜歡進行檔案管理的工作。

（三）缺少信息化檔案管理觀念

現階段，在進行信息化檔案管理工作的時候，主要的一個問題就是管理人 員缺少信息化管理觀念。而且檔案管理的技術不先進，管理方式老套，無法滿 足信息時代的要求。如何合理的使用信息技術來對檔案進行管理，也屬于現在 主要的問題。現在我國有很多大型企業，如餐飲、銷售等，都開始使用信息技 術，不過在對檔案管理中，信息化管理還是沒有顯著的效果。在進行檔案管理 的時候，信息化檔案管理工作沒有更好的發展，這就要管理人員不斷的對其進 行改進，而且要使用合理的方法來解決信息化檔案管理時出現的問題。

二、檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略

（-）加強管理人員的專業素質

對于檔案管理中的相應問題，一定要有使用有效地策略來解決，不斷的提 升檔案管理人員的專業能力和素質，所以就要對管理人員進行專業的培訓工 作。來提升他們對檔案管理的意識，讓檔案管理人員可以組成一個專業的團 隊，這樣才可以更好的進行檔案管理工作。而且在對檔案管理人員進行培訓的 時候，一定要提升他們的安全保密意識，而且要結合檔案管理的規定，制定一 個合理的安全保密管理制度，并且要對管理人員進行綜合教育，這樣才可以滿 足信息化檔案管理的需求。

（-）樹立信息化檔案管理觀念

在進行檔案管理工作的時候，管理人員和企業一定要確定好檔案管理工作 的前景，并且要深刻的理解檔案管理工作的性質，尤其是對檔案管理的安全保 密工作，一定要培養管理人員的安全管理意識，以免檔案信息被人盜取，導致 出現經濟損失。在進行信息化檔案管理的時候，一定要合理的進行檔案管理工 作，提升檔案管理的安全保密性，這樣才可以保證檔案信息不會失去價值。企 業在發展檔案管理工作的時候，不要招聘太多的信息技術專業人員，也不要招 一些沒有檔案管理工作經驗的人員，因為這些人都缺少檔案管理的意識。要是 已經招聘完檔案管理人員了，就要對這些人進行專業的培訓，提升他們的信息

化檔案管理觀念，確保檔案管理具有安全保密性。

（三）提升信息化檔案管理的速度

在進行檔案管理的時候，檔案管理的人員一定要有長遠的發展目標，而且 要清楚的了解如今的發展趨勢。與此同時，也要提升檔案管理的安全保密性， 還要改變以往的檔案管理方式，對管理方式進行創新，這樣才可以保證檔案管 理的安全性。而且也要將檔案管理和信息技術軟件結合到一起進行管理，提升 信息化檔案管理的效率。此外，一定要落實信息化檔案管理工作，盡快的制定 出合理的管理制度，這樣才可以促進檔案管理的發展。因為現階段信息化檔案 管理的軟件還沒有完善好，所以在進行信息化檔案管理的時候，還有一定的影 響。因此，一定要確定好信息化檔案管理的準則，這樣才可以保證有效地進行 信息化檔案管理工作。

結束語

總的來說，在最近幾年，檔案管理工作隨之技術的進步受到了很大的影 響，而且很多工作人員都沒有重視檔案管理的工作。隨著信息技術的快速發 展，檔案屬于信息資源，所以對檔案進行管理就是對信息進行整理，使用信息 化技術來對檔案進行管理有著很重要的作用。而且為了可以提升檔案管理工作 的效率，就要盡快進行信息化管理，并且要創新出全新的檔案管理方式，提升 管理人員的專業能力，這樣才可以保證檔案管理工作可以進行信息化管理。

參考文獻：

[1]李金玲.加強檔案管理安全保密及信息化檔案管理的思考[』.城建檔案，201 7（11）：66^67.

[2]張偲盟.淺析加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理[J].決策與信息 旬刊，2016 （4）：217-217.

[3]吳建剛.檔案管理的信息化安全保密工作探討[J].勞動保障世界，2017（14）.