改革創新天地廣 奮發有為正當時

摘 要：在縣級機構改革過程中，山西省大同市陽高縣通過嚴格把握檔案歸屬與流向的六項原則、突出檔案處置范圍和內容的三個重點、明確做好檔案處置工作的四個銜接環節、落實組織保障的三項舉措，到2019年3月底同步高標準、高質量地完成了涉及機構改革部門和單位的檔案移交工作，有效維護了機關檔案資料的完整與安全。

關鍵詞：機構改革;檔案管理;處置

縣級機構改革工作開展以來，山西省大同市陽高縣嚴格按照國家以及省市委的統一安排部署，制定并印發了《陽高縣機構改革方案》，改革后縣委設置紀檢監察機關1個、工作機關8個，政府設置工作部門27個。該縣強化了機構編制管理剛性約束，實行了黨政機構總量控制和限額管理，于2019年3月底全部完成職責劃轉、檔案交接、印章啟用、更名掛牌、資產轉移、經費預算、辦公用房調整等工作，及時辦理職責、機構、人員劃轉手續，確保了全縣機構改革平穩換擋、全面順利完成。

與此同時，陽高縣及時制定了《關于做好機構改革中檔案管理與處置工作的通知》，建立了由縣深改辦牽頭，縣檔案局（檔案館）具體負責，切實做好機構改革中包括檔案歸屬與流向、處置手續、日常保管、利用等相關工作在內的檔案管理與處置工作，同步高標準、高質量地完成了檔案移交任務，以便保障機構相關部門的檔案資料完整性。

一、主要做法

1.在檔案的歸屬與流向上，把握了六項原則

制定出臺了《各涉改單位檔案全宗管理和移交規定》，強調以“維護全宗單位檔案的齊全完整、確保檔案的安全規范管理、方便檔案查閱利用”為總體要求，具體把握了六個原則。第一，對于一些新建單位和沒有建制的機關和單位，自變動的時候開始計算，檔案全宗不再延續，檔案要封口，集中管理。要對檔案進行系統化整理，交由新組建的單位進行管理或交由縣級檔案館進行統一管理。第二，可以對原有單位進行更名和優化，繼續延續使用原來檔案全宗。明確要求沿用原全宗和全宗不變的單位繼續保管和管理原檔案，之后新產生的檔案繼續歸入該全宗。其中縣紀律檢查委員會、監察委員會、縣委機構編制委員會辦公室等12個部門沿用原部門的全宗單位。縣委辦公室、縣委組織部等20個工作部門的檔案全宗不變，對于那些掛牌工作單位，不再單獨設置檔案全宗，所產生的檔案資料全部納入到該單位檔案全宗。各鄉鎮、人大機關、政協機關、各群團組織，以及行政職能劃轉的縣地震局的檔案全宗不進行變動。第三，對新建單位的新設檔案的全宗管理。新設全宗的單位按規定建立檔案管理機構和制度，全部落實了分管領導、配備了檔案員，認真做好了機關檔案工作。其中新組建的縣自然資源局、縣文化和旅游局、縣退役軍人事務局等8個工作部門新設了檔案全宗。第四，對組建的相關領導單位的辦事部門不再設置檔案全宗，相關檔案歸入相關部門的檔案全宗來管理。第五，不再獨立設置檔案全宗的機構單位包括歸口部門綜合管理而且加掛牌子的部門。第六，由于工作需要，原來單位相關職責歸入其他部門，在此之前所形成的檔案屬原來檔案全宗，不得歸入新單位部門。

2.在處置的范圍和內容上，突出了三個重點

這次機構改革所涉及的部門和單位（含群團組織、企事業單位），均須按照檔案的歸屬與流向做好檔案處置工作。處置的內容包括檔案（文書檔案、科技檔案、專業檔案、公務禮品檔案、音像檔案、實物檔案、電子檔案與數據）、資料（包括各種業務職能活動中形成的資料，以及本單位組織機構沿革、大事記、基礎數據匯編、公開出版發行物、圖書等）、檢索工具（包括紙質目錄、電子目錄、全宗卷等）三大類。

3.在做好處置工作上，明確了四個銜接環節

制定了《陽高縣各涉及機構改革單位檔案管理和移交規定》。一是迅速制定了處置工作方案。各涉改單位（含撤并單位）制定本單位檔案處置與管理工作方案，明確了檔案歸屬與流向，明確檔案處置工作負責機構和人員，并編制了檔案處置工作時間表。二是全面加強了收集清點。各涉改單位加強了對各門類檔案的收集與清點，全部造冊登記，由涉改單位負責人簽字，做到了應收盡收，應歸盡歸，確保了文件材料歸檔齊全完整。三是認真組織了鑒定整理。各涉改單位嚴格按照國家和行業的有關檔案標準規范對所有檔案進行了鑒定整理，并編制好檢索工具，完善了全宗卷并及時移交。各涉改單位機構改革期間嚴禁銷毀任何檔案。四是嚴格規范了處置手續。各涉改單位嚴格履行了檔案處置交接手續。主要是規范了內部的移交手續、規范了向接收單位移交手續。確認無誤后，在交接雙方分管負責人的主持下，雙方在交接文據上簽字，由交接雙方分別存入各自全宗永久保管，同時交縣檔案局備案，2019年3月底已全部完成。

4.在強化組織保障上，落實了三項舉措

一是切實加強了組織領導。陽高縣各涉及機構改革單位的主要負責同志都能把涉改單位檔案處置工作統一納入到機構改革組織實施的總體部署，在加強組織領導的基礎上，組織精干力量全力做好檔案處置的各項工作，倒排了時間工期，把好了時間節點，做到了檔案處置工作與機構改革工作同步推進。二是嚴格落實了工作責任。各涉改單位主要負責人切實擔當起了檔案處置工作的主要責任，每個環節任務都明確到崗、責任到人，做到檔案處置不到位，處置隊伍人員不能散。縣檔案局加強了對處置工作的監督和指導，并及時督促各涉改單位，按時間進度、檔案業務標準規范做好檔案處置工作。三是嚴肅了工作紀律。在機構改革過程中，明確要求任何單位和個人不得私自帶走、留存、轉移和銷毀檔案。

二、存在的主要問題

檔案工作的范圍是相當廣的，涉及社會的方方面面。目前，機關檔案工作也有很多新現象和新情況產生。對于傳統工作部門，特別是檔案管理工作部門，工作人員變動是非常頻繁的，各項檔案管理工作，從大到小的每個工作環節，都必須有熟練負責的專業工作人員來完成，否則不可能順利的展開各項工作。當前信息化時代，在全面實施電子政務辦公的情境下，如何對新形式的電子文件進行歸檔？如何利用大數據、云計算等先進的工具進行檔案部門管理工作，這些新的工具帶來新的機遇和挑戰，需要檔案管理部門的工作人員進行系統科學的研究，以便更好的完成檔案相關工作。

三、建議和思考

一要加強工作人員思想建設。機關檔案管理工作部門應該科學認識和系統把握機構改革所帶來的機遇和變化，對檔案管理和保管利用這兩種基本職能進行系統化執行，要明確分工并且樹立大局觀思維，積極適應改革，把該擔的責任擔負起來，把該做的工作開展起來，共同完成好為管理檔案、為國守史、為民服務的各項職責任務。

二要聚焦重點工作，圍繞中心、服務大局。機關檔案部門要先學先行，樹牢底線意識，切實強化總體安全觀，緊盯檔案館（庫）建設等重點風險領域，強化責任、筑牢防線，確保檔案實體安全、信息安全、設備安全。對照最高標準、最好水平，加快推進縣級檔案館新館建設。要積極作為、精準施策，不斷提高檔案保管利用能力。抓好檔案信息資源開發利用，發揮檔案資政育人作用，推動全縣機關檔案工作提質增效、創新發展。

三要強化主責主業，積極服務民生、服務基層。單位檔案管理機構要做好本單位檔案工作，對于一些關鍵問題，諸如人員編制、設施設備等工作要抓好落實好，提高自身服務能力和水平。與此同時，要對不同項目的檔案進行歸類處理，不斷提高檔案管理、保管和維護等諸多方面的管理和執行水平。

改革創新天地廣，奮發有為正當時。檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業，是我國各項事業發展不可或缺的一項基礎性、支撐性工作。作為一名機關檔案工作者，我一定要把思想覺悟建設作為第一要求，立足本職崗位敢于負責、勇于擔當、善于作為，善作善成，推動機關檔案工作再上一個新臺階！

作者簡介：劉永春（1973-），男，漢族，大同市陽高縣人，2001年12月中央黨校函授本科法律畢業，1993年7月參加工作，中共黨員，中級館員職稱，先后15次被省、市主管部門評為先進工作者，其中2009年4月、2012年9月分別被山西省勞動競賽委員會榮立個人二等功、個人三等功。現任陽高縣人民政府辦公室文秘股股長，研究方向為政府機關綜合文字及檔案管理。