檔案管理中的信息化建設與優化

齊璐陽

摘要：隨著現代電子信息技術的不斷發展和普及，檔案的信息化建設已經成為了當前各地各級檔案管理部門的主要任務。在很長的一段時間里，因為對檔案管理的工作沒有做到重點關注，再加上管理不當、管理人員沒有相應的職業素養、沒有將新的技術應用其中等問題。所以導致7在各級部門中對檔案管理的工作質量低下，更沒有做到相應的管理職責。要想避免這種情況，就需要改變管理方法，進一步的優化檔案管理工作，運用新的理念、新的管理技術，促進檔案管理工作水平的提高。

關鍵詞：優化管理 檔案信息化建設 策略

隨著社會的快速發展，對各級部門的檔案管理工作進行優化，是如今發展建設的基本要求，同時也是檔案管理長久發展的必要工作。所以，各級部門的管理人員要改變以前的觀念，加強自身管理工作的責任感，并且找出目前管理工作中存在的問題，根據實際情況，對其進行優化和整改，從而提升檔案管理工作的質量水平，加強管理工作的效率。

一、目前檔案管理依然存在的缺陷

現如今對檔案進行管理是一項非常重要的工作。所以各級部門的管理人員要明確的了解這一點，將自身的管理工作做好，重視現如今管理工作中所存在的缺陷，并將這些缺陷進行整理，根據這些信息對存在的缺陷進行優化完善，擬定與之應對的方案和策略。

（一）工作人員職業素養不高

應用新技術對檔案進行信息信息化建設需要相關的專業技術人員，據調查顯示，現如今的各級部門的檔案管理人員大多數都不具備相應的網絡技術，無法對檔案管理的方法進行更好優化。

（二）信息信息化建設水平較低

目前為止，大多數單位在信息數字化技術的應用上只是簡單地進行檔案信息的記錄，并沒有從根本上將檔案管理變成信息信息化建設。而且，各個各級部門所使用的檔案管理軟件也是各不相同，在這種管理設施無法得到統一的情況下，檔案管理人員所能做的無非就是手動的進行檔案信息錄入，這樣一來，卻并沒有從根本上增加管理工作的效率。

二、檔案信息化管理的方法

對于一般的檔案信息處理工作來說，我們需要建立一個簡單高效的系統。同時我們需要將科學性和規范性融合進去，并且應該著眼于每個使用單位的不同的實際情況，系統運行是適應不同的使用者的，它的制定必須基于簡單性和可操作性，以便員工能夠更好地堅持和實施有關規章制度在日常工作。雙向性質制度的制約。一旦制定相關的規章制度，應嚴格執行，否則，將成為廢紙。制定部門規章制度和監管機構，必須確保全面實施規章制度。落實規章制度的過程中，如果系統中出現的失誤，就必須有處罰，充分體現系統的權威。

（一）提高檔案信息管理人員的個人素質

提高企業檔案管理人員的專業技能成為實現單位精細化管理的必由之路。其中之一是建議對文件管理工作人員進行全日制培訓，即通過相關測試和評估分析現有文件管理人員在信息化文件管理方面的工作能力，例如收集和分類檔案和數據安全的能力，執行硬件監督和檢查的能力等。根據現有員工的工作偏好，工作分工和職業技能培訓將使他們能夠在適當的崗位上最大限度地發揮他們的工作能力;對于那些有人才空缺的職位，例如網絡安全管理，要錄取高素質人才，成為檔案信息管理者中的主力。

（二）建立檔案管理的信息化系統

如果想要有效利用檔案信息資源，我們應該建立一個有效的應用系統。關于現代檔案信息系統，現代信息技術已經應用在許多方面的檔案信息系統。然而，建立一個系統的過程是非常復雜的，將使用大量的技術。它是一個全面、系統的項目，主要包括管理體制、收集處理系統，導出系統和數據庫等。擋案信息的管理者應建立相應的信息平臺，便于檔案的電子化管理。信息平臺的建立應注意：①如果有十分重要的信息，文件要具有高度機密性。泄漏會導致不可預測的后果，因此信息儲存工作應該是安全的，確保文件的安全性：②文件管理工作內容多，可以建立一個根目錄。根據不同的內容設置信息平臺的功能，進行設計文件管理的效率是確保工作效率和質量的目標：③規范檔案管理程序。管理方案是否科學，檔案信息的管理者要建立一個嚴格的標準，標準對管理工作的效率影響很大，因此要在設計檔案信息管理系統之初，就要考慮到文件管理的綜合性，使之成為一個完整的系統。

（三）改進檔案信息的管理模式

傳統的文件管理模式不適用于電子管理工作需要相應改進。因此，應使用先進的信息技術將文件轉換為數字形式這不僅提高了工作效率。它還降低了工作的難度。此外，與傳統的紙質文件相比，電子文件具有不可穿戴和存儲時間長的優點。由于重定位等原因導致無法找到紙質文件時，電子文件可以作為備份并提供文件管理。一定的保證。總之，數字化管理的發展促進了文件管理的電子化過程。在提高工作效率的同時，還可以優化和合理分配相關資源，進一步推動文件管理的現代化。

三、檔案管理工作的優化措施

（一）改變檔案管理的工作觀念

在各級部門的檔案管理工作中，因為沒有相應的監管工作，相對于管理所用的軟件和硬件沒有達到標準而言，改變管理人員的I作理念才是從根本上改善檔案管理工作的現狀。因為相關各級部門的特殊性，相對于其他機構，在面對時代的變遷上適應能力較慢，并且在檔案管理的工作中，思想觀念容易受到傳統觀念的影響，使其無法更好的適應新時代。所以在面對這種情況時，首先要做的就是改變各級部門和管理人員的思想理念，將管理理念與實際發展相結合，運用新的技術手段促進各級部門檔案管理的有效性。并且由于很多檔案具有保密性，所以對檔案安全的設置也同樣需要加強。

（二）創新管理技術及設備的應用

為了使各級部門的檔案管理更加現代化，可以適應當前社會的發展需求，就需要對檔案管理工作進行科學合理的建設。首先需要的是將檔案庫的管理方式進行變革更新在檔案室中創建現代化管理一體機制，將計算機網絡技術應用其中，使用計算機監控技術對檔案庫房進行全天監控，保證其進行全天晝夜不間斷的監控防護，完善了傳統需要管理人員現場監管的問題。利用計算機自動化技術實時對檔案室的溫度、濕度等環境因素進行監控和處理。全方面應用電子檔案存儲，使檔案的查詢、下載、管理等更加的方便快捷，將現代科技管理技術完美的發揮出來。另一方面，通過電子掃描等技術，將紙質檔案完整的進行影像掃描、錄入、存儲并建立相關電子檢索，進一步優化了檔案的管理措施。

（三）專業技能培訓

在進行現代化檔案管理時，除了需要加強檔案的安全管理措施之外，對相關的檔案管理人員進行專業技能培訓，專業的管理人員是檔案管理工作的重點需求，讓檔案管理人員熟練的掌握新型科技管理技術，可以有效地提高檔案管理工作的質量。通過與現代科技管理手段的結合，全面的優化各級部門的檔案管理工作。

四、結束語

總而言之，在信息科技高速發展的今天，傳統的檔案管理方式已經無法適應現在的社會發展需求，所以有關的各級部門必須做到順應時代潮流，在檔案的管理工作中，應用現代化技術管理手段，對檔案管理進行完善與創新，準確的找出依然存在的不足之處，對發現的問題進行研究和探討，制定合理有效的完善措施，提高檔案管理的安全性和高效性。

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