淺析ERP系統環境下建立內部控制的途徑

艾麗華 梁麗 李超群

[摘 要]本文從實施ERP系統管理對企業內部控制要素的影響入手，分析企業內部控制的新特點，探討ERP系統建設的內部控制策略及執行程序，以期充分整合內部控制及ERP的有效資源，實現企業管理水平再上新臺階。

[關鍵詞]ERP系統;內部控制;企業管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.16.022

[中圖分類號]F270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）16-00-02

0 ? ? 引 言

加快企業管理信息化水平是現代企業各項管理工作中的核心內容之一，尤其是重視企業財務管理會計工作的信息化，以及加大企業資源計劃（ERP）推廣與應用力度已成為當前企業經營者與管理者的頭等大事，但是在大力推廣ERP的同時，也不能忽略內部控制與風險管理在其中的重要性。所以企業想要成功實施ERP，就必須將控制環境評估、信息交互渠道建設、企業控制模式選擇以及各類型風險防控等工作放在同等重要的位置上。

1 ? ? 內部控制和ERP的關系

1.1 ? ERP是加強內部控制的工具與手段

在普遍認識里，ERP是通過生產控制、物流管理、財務管理以及人力資源管理等功能模塊對企業的各項資源進行整合的信息化系統，ERP囊括了幾乎所有的現代企業管理工作內容。而這些內容也屬于企業內部控制工作范疇，通過ERP系統能夠幫助企業有效提升內部控制質量，并使內部控制能夠從人工控制有效轉化為自動化控制，實現內部控制信息化。因此，ERP是企業內部控制得以強化的重要手段和工具，具體見圖1。

1.2 ? ERP是內部控制的客體

ERP系統的設計與具體操作都離不開具體的人，同時在數據源的控制上也需要人工操作，而人是擁有較強主觀意識的獨立個體，人的主觀性會帶來一定程度的風險。企業內部控制應當將識別各種風險（系統設計風險、運行風險等）以及控制相關風險作為工作的重要目標。如在設計環節，是否對風險控制做出了充分考慮并具備切實的風控手段，再如在系統運行過程中，是否能夠保證輸入數據的真實性與實效性等。因為在信息化環境下數據的正確性與質量高低不僅會影響局部，同時也將影響整個企業內部的各個信息使用環節，一旦出現“垃圾數據”不僅會給當下的管理工作造成影響，甚至還不利于企業決策。同時，ERP系統具有信息系統屬性，因此也同樣具有財產價值、資產價值并負有相關的法律責任，為了防止出現問題也需要通過內控對其進行有效監管。所以，ERP不僅是企業內部控制的工具與手段，同時也是內部控制的重要監控對象。

2 ? ? ERP系統的內部控制策略

2.1 ? 搭建基于ERP系統內控框架

為了充分發揮ERP系統的作用，必須充分明確ERP系統內控與普通意義上的企業內控存在的內在差異。在搭建ERP系統的問題上，首先以企業現有內部控制基本規范與標準為基礎初步搭建框架，同時還應針對ERP信息系統特點對IT環境中的側重點進行有效調整，并結合企業自身管理實際需求進行進一步完善，最終搭建起一個用于滿足企業實際管理需求的ERP系統內控總體框架。

2.2 ? ERP系統內部控制具體方案設計

在確立基本框架后，需要進一步設計內部控制的具體方案及細節。首先應從內控框架所指出的管理側重點入手，確立ERP系統內控風險數據庫、梳理業務管理流程以及標記內控關鍵點等，再根據這些重點內容設計內部控制的藍圖和目標。值得注意的是，企業在開展此項設計工作時必須充分明確企業對于即將建立的ERP系統內部控制的目標和希望達到的最終管理效果，只有保持對目標的精準認識才能在后續開發和溝通中取得良好的結果。具體到單項內控方案設計環節，以實現內控需求為考量，在設計與細化的類型上可分為部門設計細化、項目設計細化以及流程設計細化。鑒于ERP系統是面向整個管理流程進行控制，因此筆者認為采用流程設計細化模式更符合企業ERP系統內控的具體需求。而在開展流程細化工作的過程中，如何確定流程、如何有效梳理流程十分重要，必須基于企業原有的業務流程與相關基礎，切忌盲目“另起爐灶”，不僅可能會耗費更多無謂的成本與精力，同時還可能因為無法契合企業實際而讓整個ERP系統內部控制效用全無。在流程梳理與設計環節，應充分考察企業的訂單流程、采購流程、庫存管理流程、生產計劃流程、產品制造流程以及質量監控、產品運輸、銷售和人事管理等具體運作特點，在此基礎上制定內控規則才是有價值的。

2.3 ? 與供應商密切溝通協作

ERP系統內部控制的設計與構建雖然立足于企業自身，但同時也需要與ERP供應商達成共識，尤其需要讓ERP供應商的IT開發人員明確企業在功能上的諸多個性需求。雖然ERP系統基于自身的管理優勢與信息化先進性能夠為企業提供一個符合基本管理需求的成品系統，但想要充分實現企業對ERP系統的具體要求、實現ERP系統內部控制的真實效力就必須在正式引入ERP系統之前與供應商達成更多的功能細化與拓展等的個性化加工共識，從而才能保證ERP系統能夠真正融入企業。在與供應商進行溝通協作時，必須明確幾個關鍵問題。首先，企業要盡量清晰和有條理地表達自己的需求，就算需要經過反復溝通也不能因為過程煩瑣而視而不見。其次，在向供應商提出功能需求的同時，也應認真聽取IT設計人員的意見反饋，如哪些程序無法通過計算機信息系統完成，而需要傳統管理方式加以配合，切忌一味要求而不接受合理化的建議。只有通過與供應商進行積極溝通才能達成有效合作，確保ERP系統內控體系得以確立，并發揮真正的作用。

2.4 ? 完善ERP內控系統有效融入

有了適合企業管理需求的ERP系統，還需要進行實際施工以實現ERP內控系統有效融入。首先，要將財務模塊融入視為最重要的工作，以便在ERP系統運行過程中能夠使財務與業務實現有效互通，及時獲取業務相關財務信息，為內部控制在業務流程中的監控與管理提供可靠數據支持。其次，要對財務管理與企業業務模塊進行有效集成，落實業務環節及流程的有效監控與實時核算，確保事前、事中以及事后會計核算的準確性與及時性。再次，要確保企業所有業務開支及其他開支必須進入ERP管理系統，便于ERP系統對企業財務進行綜合控制。最后，除了財務模塊及相關業務流程有效融入以外，還要逐步融入銷售、供應及生產環節的業務。這部分工作可能將持續一段時間，需要企業進行持續不間斷的融入與調整，從而在ERP系統環境中不斷完善內部控制體系。

2.5 ? 不斷完善內部控制系統

一個企業建立ERP系統不是一蹴而就的，其中的內部控制系統也要進行不斷完善。因此，首先應當針對已經建成的內部控制系統，在ERP運行的過程中不斷進行ERP內部控制效果自測與自評，最終以報告書的形式對外呈現。這有助于企業不斷完善內部控制，也有助于管理者對內部控制的有效性進行正確評定，以此表明ERP中控制系統總體的可靠性及完整性。其次，企業的管理狀況以及外部環境的變化情況都是決定企業內控體系建立和有效運行的前提，在ERP系統的整個運行周期中，由于各種原因導致需求發生變化，必須進行系統功能修改和擴充，而依附于ERP上的內部控制系統也必須隨著ERP系統的使用與修改不斷進行變動和完善。

3 ? ? 常見的ERP系統控制問題

在ERP系統建設和執行過程中，ERP藍圖設計和控制執行的有效性會直接影響ERP系統建設和運行質量，比較常見的內部控制問題主要體現在以下幾個方面：

（1）ERP系統建設和運行方面。一是ERP系統總體控制執行不到位，如在系統程序變更、用戶管理、日常運行方面可能存在沒有按照既定的ERP系統總體控制相關規定有效執行;二是權限管理不嚴格，如在實際操作中會存在沒有按照敏感事務職責分離要求進行權限設置和系統維護，從而形成互斥權限問題;三是ERP系統應用控制執行不到位，如在系統配置、主數據審核以及具體業務模塊中的業務處理可能存在未按照既定的控制規范執行的問題。

（2）ERP系統藍圖設計方面。一是在實際的藍圖設計中，有可能存在缺失重要流程環節、崗位信息、業務單等內容的情況;二是可能存在藍圖流程描述粗糙，使流程適用者無法了解具體的業務實現方式和操作方法。

4 ? ? 結 語

ERP系統不僅能夠提高企業會計信息化建設的質量，保證企業資產安全，同時還能確保企業各項管理制度順利執行。但是在對ERP系統有較高期望的同時也必須清楚地認識到“信息系統”同樣也存在許多“不完美”的問題，想要保證信息系統有效運行就必須為企業內部控制提供重要保障，從而實現問題最小化和運行價值最大化的完美平衡。所以，在重視信息技術升級的同時應同樣重視管理思維，以此推動企業內部控制有效運轉，最終達到不斷提升企業管理水平和發展質量的目的。