學生工作管理信息系統在高校學生管理中的應用

秦朝明

摘 要：隨著信息化技術的普及，構建高效的學生工作管理信息系統，對提升高校的學生管理水平尤為重要。本文以高校常見的學生工作管理信息系統為研究對象，闡述了系統建設的必要性，分析了系統的模塊設計，并就各管理模塊的應用進行了說明，旨在推動系統平臺建設和完善，更好地服務于學生的成長成才。

關鍵詞：高校;學生工作;管理信息系統;應用

中圖分類號：G642 ? 文獻標志碼：A ? 文章編號：1002-2589（2019）08-0136-02

隨著高等教育的發展和普及，高校在校生人數大幅增長，工作量的增加和工作對象的多樣性，必然對學生管理工作提出了更高的要求。為了更好地實現高校學生工作的使命——促進學生全面、協調、可持續發展，應該及時引入信息化技術手段，建設高效的學生管理信息系統，全面提升管理水平，更好地為育人工作服務。

一、建設學生工作管理信息系統的必要性

1.高校學生人數增加，原有的工作方式效率較低，適應不了工作的需要

隨著高校招生人數的持續提高，各校的規模都有了較大的增長，校、院（系）各級學生管理人員所管理的學生人數也隨之變大。學校各級管理部門繼續采用原有的手工人力方式處理煩瑣的日常管理工作，有時就會顯得力不從心。這不僅節奏慢、周期長，而且還增大了出錯的概率，明顯不適應學校發展和學生成長的需要。

2.更加靈活機動的學生培養機制為學生管理工作增加了困難

為了適應復合型人才的培養要求，高校逐步開始嘗試并推廣靈活機動的學生培養機制，并相應地修改了教學大綱、培養方案。這種機制上的變化對學生綜合素質的提高非常有益，但客觀上也帶來了學生上課時間、成績評定、學籍管理上的一些新問題。學生管理部門要主動適應培養機制的變化，改進管理手段，為學生提供更好的服務。

3.多校區建設，增加了學生日常事務辦理的難度，加大了管理成本

由于歷史留存的原因和現實發展的需要，很多高校都存在多校區共同辦學的情況。主校區、分校區的設置必然會出現校內各類教學生活資源不一致的情況，進而導致信息傳遞和信息共享不暢，從而客觀上增加了學生日常事務辦理的難度，也加大了學生管理人員的工作量，有時會出現有效工作時間減少和工作效率降低的現象。

4.柔性化管理的要求，有時會導致處理具體問題時的工作效率降低

現在高校學生工作提倡人文關懷和服務理念，逐步改變原來以剛性管理為主、強調服從的管理理念。這種轉變適應了新時期學生的特點和成長的需要，但也增加了管理的難度。特別是對于一些自律意識較弱、行為習慣不佳的學生，管理時要反復多次進行宣講和強調，消耗大量人力物力，仍然會出現一些問題，管理規定落實效果不好。

二、學生工作管理信息系統的特點

1.學工信息的信息互通、資源共享和協同工作

學生各類信息一旦生成，可以實現在學工系統內部（學生工作處內部各科室之間，學生工作處與院系學生工作人員、學生之間）的信息傳遞、數據互通和協同工作;學工系統和學校其他職能部門之間也可以通過平臺實現信息互通、資源共享和協同工作。此外，各院系、職能部門數據的及時更新，也保證了管理人員可以及時了解最新信息以及當前工作流程的進展情況，打破了傳統工作方式的時空限制，提升了工作效率。

2.在滿足學生工作基本業務的基礎上，注重模塊設計的靈活性，保證了系統的當前功能和長遠需要

系統構建緊緊依托高校學生工作的基本業務，確保大學生思想政治教育和日常管理等各項工作的高效有序開展;同時系統還配置了擴展模塊，方便系統的二次開發。管理人員可以隨時根據需要對原有系統進行拆分和組合，調整原有業務內容，增設新的功能，滿足學校的當前個性需求和未來發展階段對學生工作的要求，體現了方便擴展和容易維護的設計特點。

3.成熟完備的技術，靈活方便的權限配置，保證了系統的安全穩定

系統基于先進的體系構架和安全的數據庫，保證了數據存儲和傳遞的安全以及系統運行的穩定。學生工作處管理人員、院系學工人員、學生等不同群體的用戶統一進行身份認證，但賦予不同的權限。系統還會根據用戶、角色等關系定義的變化靈活配置權限，對信息管理、訪問空間、流程審批、數據傳輸等多個功能進行全方面的安全管控，既滿足了用戶的需要，又保證了系統的平穩運行。

三、學生工作管理信息系統模塊設計

1.登錄模塊

打開系統后，首先就要進行用戶登錄。登錄窗口設置了三種不同用戶（管理員、教師、學生），根據用戶身份輸入各自的用戶名和密碼后進行登陸。三種用戶的權限不同。管理員的權限最大，有添加新用戶和瀏覽、管理數據庫的權限。教師和學生只有瀏覽和查詢權限，以及發起一些職能范圍內工作流程的權限。

2.部分功能模塊

用戶信息模塊。用戶信息模塊主要是對用戶的管理和維護，包括“添加用戶”“刪除用戶”“信息修改”等功能。學生成績模塊。主要是查詢學生成績，并根據需要進行各類排序。班級建設模塊，包括班級學生基本情況、出勤情況、獎懲情況、社會實踐、創新創業、班會團活等信息。各類管理模塊，包括學生工作范圍內與輔導員和學生相關的各類管理事項，實現網上申報、審批等功能。

四、學生工作管理信息系統的主要功能

1.信息管理功能

實現學生綜合信息錄入、變更、審核、批復、統計、分析、查詢、打印等功能，保證學生工作處對學生綜合信息的統一和實時管理。學校各職能部門和各院系可以根據需要和權限對學生綜合信息進行使用（涉及學生隱私等不便公開的信息除外），實現學生工作處與各院系及有關部門聯合處理學生事務，為學生提供便捷服務。

2.數據傳輸功能

學生工作處將學生錄取時生成的學籍基本信息整體導入系統，各院系在此基礎上完善學生信息并將數據上傳，學生工作處對各院系所傳信息進行審核、公布。學生工作處也可根據工作需要與學校有關部門進行學生信息數據傳輸，實現資源共享。學生可以對本人信息隨時進行查詢，獲取所需的各類適宜公開的信息，生成適用學生的電子檔案。

3.流程審批功能

由學生或院系學生工作人員發起的諸如請銷假、評獎評優、資格認定、紀律處分等工作流程，各級管理人員按相關管理規定的具體要求和標準尺度，在系統內按管理權限逐步審核批準，審核狀態和結果實時可見，從而實現了無紙化審批，完成了跨時空的資源共享與數據交換，既節約了資源、提高了工作效率，又提升了學生的滿意度。

五、學生工作管理信息系統的應用

學生工作管理信息系統包括信息管理、資助管理、日常管理、組織管理、迎新管理和系統管理等子系統，圍繞著學生從入校到離校的過程，對各類業務流程進行整合，實現高校學生工作的數據、流程和決策的信息化管理，最終達到資源共享、智能管理的目的。

1.信息管理

學生登錄系統后，在學校提供的學籍信息基礎上，核查和完善自己的基本信息，包含：姓名、證件號碼、年齡、籍貫、年級專業、學號、家庭所在地、聯系方式、主要親屬自然情況、照片等。系統管理人員、院系分管學生工作的負責人、輔導員可以按管理權限維護和查詢學生的基本信息。系統設置了多個查詢條件，管理人員可以根據工作需要對感興趣的信息進行自定義查詢，并將查詢結果進行排序，還可以導出成其他數據文件格式（如Excel/DBF格式）。這就極大地方便了管理者全面客觀準確地了解掌握學生的基本情況，為做好后續管理工作奠定了堅實的基礎。

2.資助管理

主要有家庭經濟困難學生資格及等級認定、國家獎助學金評定、校內勤工助學崗位管理、助學貸款申請和資助育人等。在資助管理模塊中，學生可以結合自身的情況，按照學校下發的管理規定，對以上工作提出網上個人申請，并提交相應的材料。學生申請發起后，輔導員、院系副書記和學生處根據權限不同，分別進行審核，并做出通過或駁回學生申請的決定。初審通過后，再經過公示、學校終審等一系列后期環節，最終產生符合條件學生的名單，并自動生成相應的數據庫留存，方便管理者的后續工作。

3.日常管理

主要有學期獎學金評定、各類評獎評優、違紀處理和請銷假四類業務。學期獎學金評定的流程是，院系通過學校的教務系統將學生上一學期學生成績自動計算出平均分，再和學生一學期的綜合測評成績按比例進行匯總疊加，從而生成年級專業的最終排名。系統會根據事先錄入的獎學金評定標準自動生成評選結果，院系和學校分別審核無誤后，就可對結果進行公示;評獎評優的流程是，有參加評獎評優意愿的個人或者集體向院系提交申請，院系進行初審并將推薦意見上報學校，學校根據各類評獎評優設定的評定條件、名額組織聯評，擇優提出評審名單;學生違紀處理的基本流程是，各院系將學生違紀情況的各類材料通過系統上報學生工作處，學生工作處審核后，根據相關規定進行處理，并將處理結果告知書發給學生。請銷假是由學生在系統上向輔導員提交請假申請，并以附件的形式將醫院診斷等佐證材料一并上傳，輔導員審核后，上報院系主管學生工作的負責人審批。如果請假時間較長，超出院系審批的權限，還要由院系上報學生處審批。學生請假日期結束后，還要重新發起銷假的申請，并完成相應的審批流程。

4.組織管理

主要包括學生工作人員管理和輔導員帶班情況管理。建立包括學生處、團委、各院系專職輔導員和班主任的信息庫，包括以上人員的自然信息、工作狀況、獎懲情況等。系統支持以上信息從現有的人事系統中獲取。院系定期上報輔導員帶班情況，學生處審核通過后，作為考核輔導員工作的主要依據。以上信息的建立和各類統計表格的生成，極大地方便了學校對學生工作隊伍基本情況的了解，以及這支隊伍的發展建設。

5.迎新管理

新生登錄系統后，填寫完善個人基本信息情況，方便學校提前熟悉學生情況，為后續教育管理積累基礎數據。新生可以在網上熟悉學校的基本情況，包括報道須知、行車路線、注意事項、生活環境、教學設施等。系統內還設有網上選寢室床位功能和網上交流互動區，設專人隨時回答新生及家長提出的各類問題。迎新管理的使用，簡化了新生現場報道的流程，提高了工作效率。

6.系統管理

主要有事務提醒功能、消息功能和用戶權限管理。根據系統中業務開展情況，針對不同用戶自動生成事務性的提醒。如：各類評獎評優工作開通后，學生可收到發起申請的提示;評選結束后，學生還可以收到評選結果。系統還可以根據工作需要將用戶編成不同的組，靈活配置每個用戶組的權限。當用戶的崗位職責發生變化時還可以靈活調整，保證系統中的一切操作都是在一定規則下進行。

運用網絡信息化技術提升高校學生管理工作水平是一個發展的趨勢，我們應該乘勢而上、順勢而為，推動這項工作的進步和發展，更好地滿足現代社會對高校學生管理的要求。