辦公自動化OA系統在企業信息化管理中的實踐與應用

方靜

【摘 要】辦公自動化系統（以下簡稱“OA系統”）是一種高效化、自動化的辦公系統，其在改變傳統辦公形式的基礎上，實現了企業信息資源的有效統籌，對于企業經濟效益和社會效益的提高具有較大影響。論文在闡述OA系統設計原則的基礎上，對其在企業信息化管理中的應用目的、功能和安全保證策略進行了分析。

【Abstract】The office automation system （hereinafter referred to as "OA system"） is an efficient and automated office system. On the basis of changing the traditional office form， it realizes the effective coordination of enterprise information resources and has a great impact on the improvement of enterprise economic and social benefits. On the basis of expounding the design principles of OA system， this paper analyzes its application purpose， function and security assurance strategy in the enterprise information management.

【關鍵詞】OA系統;自動化;數據集成

【Keywords】OA system; automation; data integration

【中圖分類號】TP317.1 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2019）07-0013-02

1 引言

在當前新的經濟形態下，市場信息千變萬化，這對企業的建設管理提出了較高要求，只有在掌握大量數據信息的基礎上實現高效的辦公管理，才能為企業創造豐富的經濟效益和社會效益。在傳統的企業辦公管理中，紙質辦公使得辦公效率較低，且數據容易出現誤差，制約了企業的進一步發展?；诖耍琌A系統在企業管理中得到了廣泛的應用，有效提升了企業辦公管理的效率和質量，對于現代企業的發展意義重大。

2 OA系統設計的基本原則

OA系統通過應用信息管理和數據集成技術，實現了ERP系統的資料管理，并保證了企業辦公資料共享和應用的質量。現階段，OA系統是企業信息管理的核心[1]。在OA系統設計的過程中，設計人員應遵循以下原則：

第一，OA系統應具備一定的數據管理功能。一方面，在業務流管理中，辦公人員在終端設備上輸入關鍵詞，即可實現關鍵詞下所有業務流的有效查詢;另一方面，基于OA系統，管理人員可以將一些無效的業務流刪除，實現系統資源高效整合。第二，數據集成功能是OA系統應用的基本原則。從本質上講，OA系統數據集成是一個數據分析和處理的過程。第三，OA管理系統研發應用的目的在于實現辦公自動化，提升企業辦公的效率和質量。OA系統應設置一定的信息發布區域，為企業的信息發布和管理搭建平臺，實現決策管理信息的高效傳遞。第四，OA系統還應具備支撐移動辦公的功能，從而滿足員工異地辦公的實際需求。

3 OA系統在企業信息化管理中的具體應用

新時期，隨著辦公智能化的不斷發展，OA系統在企業信息化管理中的應用愈發普遍，其在改變企業辦公模式的同時，提升了企業的辦公效率和質量。

3.1 OA系統的建設目的

OA系統是基于企業ERP軟件項目管理體制形成的一種全新管理方式。在管理實踐中，其注重質量管理體系的構建，并充分開發和應用現代信息技術，整合了市場資源和企業運行資源，實現了企業的高效化辦公。從OA系統的建設過程來看，其出發點包括：

第一，全面捕獲和應用市場信息。新常態下，市場信息對于企業的發展意義重大。然而，在傳統紙質辦公中，辦公人員對于市場信息的收集、整理、利用能力較弱，制約了企業的發展。新時期，進行OA系統開發建設的首要目標就是高效化地采集信息，并實現信息共享。第二，創新企業工作模式，實現“工作流”的全面優化。具體而言，通過借助OA系統，企業的各個單位實現高效協同辦公，在提升企業辦公效率的同時，降低了企業的辦公成本，使得企業管理水平達到全新的高度。

3.2 OA系統的應用功能

與傳統辦公方式相比，OA系統的功能十分強大，其能有效地滿足當前企業信息管理的需求，實現企業日常辦公業務的開展和信息的共享及處理。從管理過程來看，個人事務、項目管理、日常業務、論壇管理、系統設置是企業OA辦公系統的五項基本功能。

就個人事務管理而言，其包含了待辦任務、日程安排、電子辦公、出差事物等內容。在項目管理中，企業項目管理的內容具有繁雜性，即辦公人員不僅要進行設備管理、車輛管理、招標管理，還應注重任務分配和考勤工作的開展，此外，考核和激勵員工也是項目管理的重要內容。利用OA系統開展日常業務時，應及時地更新企業公告和新聞動態;建立企業員工的通訊簿;管理企業動態和編制工作計劃，深化企業文化建設。論壇管理是企業員工進行信息交流的重要平臺，在日常管理中，辦公人員既要保證回復信息的有效性，同時應注重對科研生產、質量安全、科技情報的保密管理。此外，在OA辦公系統的設置中，應加強對用戶管理、組織管理、權限管理等要素的統籌協調，提升用戶的辨識度，實現OA系統的高效管理與應用。

3.3 OA系統的安全管理

在互聯網時代下，網絡信息的安全管理顯得極為關鍵。現代企業的發展中，在利用OA系統進行辦公的過程中，應注重信息安全的有效控制。一方面，應通過B/S方式實現終端用戶對其數據的訪問;另一方面，在用戶訪問過程中，應改變傳統的“用戶名+密碼”的訪問認證形式，創新性地使用數字證書、PKI技術進行終端用戶身份的確認，從而防止OA系統數據被非法訪問或破壞，提升OA系統應用的安全性、有效性。

4 結論

OA系統對企業辦公管理的信息化建設有較大的影響。在實踐過程中，人們只有充分地認識OA系統應用的必要性，并在信息管理中，注重對OA系統的應用目的、功能和安全進行全面統籌規劃，才能有效地提升OA系統的應用質量，進而在保證企業辦公效率和質量的同時促進現代企業的有序發展。

【參考文獻】

【1】張婧.淺談OA系統在企業信息化管理中的應用[J].電腦迷，2019，01（01）：36.